Gute Neuigkeiten für die Finanzteams 👏🏻 🤩 !
Seit 2021 umfasst der monatliche Exportprozess auch die Buchführung von Verbindlichkeiten und nicht nur von Zahlungen. Außerdem behält das Spendesk-Einkaufsjournal nun den Überblick über Schulden und Einkäufe!
Bereite deine Verbindlichkeiten vor dem Export vor
Was ist neu?
Gehen Sie zu 'Buchhaltung > Vorbereiten' um unseren neuen Tab und seine Änderungen anzusehen!
Buchhaltung von Verbindlichkeiten (und nicht nur Zahlungen):
Unsere vorherige Benutzeroberfläche basierte auf Exports von Zahlungen. Heute zeigt die Benutzeroberfläche Zahlungen und Verbindlichkeiten an! Kurz gesagt können Sie jetzt Auslagenabrechnungen und Rechnungszahlungen vor der tatsächlichen Zahlung buchen - der Buchführungsprozess und der Zahlungsprozess sind also jetzt zwei verschiedene Prozesse bei Spendesk.
Prozessablauf der Auslagenabrechnungen:
Nach Genehmigung in 'Anfragen' und dann Validierung in 'Auslagen > Überprüfen' steht die Verbindlichkeit sowohl in 'Buchhaltung > Vorbereiten' als auch in 'Auslagen > Rückerstattung planen' zur Verfügung.
Prozessablauf der Eingangsrechnungen:
Nach Genehmigung in 'Anfragen' und dann Validierung in 'Eingangsrechnungen > Überprüfen' steht die Verbindlichkeit sowohl in 'Buchhaltung > Vorbereiten' als auch in 'Eingangsrechnungen > Überprüfung' zur Verfügung.
Ausgaben werden also an den folgenden Daten angezeigt:
Spendesk-Karteneinkäufe werden entsprechend dem Datum angezeigt, an dem die Ausgabe vom Mitarbeiter getätigt wurde (dem Tag, an dem der Benutzer mit seiner physischen oder virtuellen Karte bezahlt hat).
Auslagen werden ebenfalls nach dem Datum angezeigt, an dem die Ausgabe vom Mitarbeiter getätigt wurde (Datum auf dem Beleg).
Einkäufe über Lieferantenrechnung werden entsprechend dem Datum angezeigt, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (Ausstellungsdatum).
2. Zuweisung mehrerer Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten:
Sie können die Verbindlichkeiten zwischen verschiedenen Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten aufteilen. Wählen Sie einfach die entsprechende Option in der Registerkarte 'Buchhaltung > Vorbereiten' aus.
Nach Auswahl der Konten finden Sie ein Kontrollkästchen, das die Nettobeträge der Aufteilung auf Ausgaben- und Mehrwertsteuerkonten addiert. Spendesk überprüft, ob der Bruttobetrag dem Bruttobetrag der Verbindlichkeit entspricht. Falls die beiden Bruttobeträge nicht übereinstimmen, zeigt Spendesk eine Warnmeldung an.
3. Massenbearbeitung von Buchungscodes im Vorbereiten-Tab:
Sie können mehrere Felder von Verbindlichkeiten (Beschreibung, Ausgabenkonten) gleichzeitig bearbeiten.
Wählen Sie die Zahlungen aus, die eine Bearbeitung erfordern (Sie können Filter verwenden, um sie leichter zu finden) und klicken Sie auf Verbindlichkeiten bearbeiten.
Bevor Änderungen gespeichert werden, bittet Sie die Benutzeroberfläche um Bestätigung, um manuelle Fehler zu vermeiden!
4. Automatische Kategorisierung - nur bei bestimmten Abrechnungsplänen:
Ein leistungsstarkes Feature namens "Autocat" steht zur Verfügung, um Zeit bei dem Monatsabschluss zu sparen. Sie können Regeln erstellen wie "Lieferant = Ausgabenkonto", damit das Feld "Ausgabenkonto" automatisch ausgefüllt wird. Diese Regeln wirken sich auf alle Arten von Ausgaben aus (Karten, Eingangsrechnungen und Auslagen)!
5. Informationen zu Fehlern:
Wir zeigen klare Fehlermeldungen pro Verbindlichkeit mit einer klaren Hervorhebung der Verbindlichkeiten in der Liste an.
Exportieren der Verbindlichkeiten:
Nachdem die Verbindlichkeiten/Zahlungen in 'Vorbereiten' als exportbereit markiert wurden, gehe Sie zu 'Buchhaltung > Export'.
Gehen Sie zu 'Buchhaltung > Export'
Wählen Sie die Exportperiode aus
Wählen Sie die Inhalte des Exports, Sie sie haben möchtest.
Wählen Sie eine Option der zwei Exportoptionen.
Sie erhalten eine ZIP-Datei (per E-Mail und über eine grüne Nachricht in der linken unteren Ecke der Seite) mit dem Einkaufsjournal und dem Bankjournal des ausgewählten Zeitraums.