Kontoinhaber:innen und delegierte Controller müssen ausgehende Überweisungen sicher bestätigen, bevor Spendesk sie ausführt. Die Bestätigung erfolgt über die mobile App, einen SMS-Code oder einen Code aus einer Authentifizierungs-App. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Bestätigungsablauf.
Für: Kontoinhaber:innen und Controller mit dem zusätzlichen Recht „Confirm payments“ in den Tarifen Scale und Premium.
Bevor Sie beginnen
Rollen: Nur Kontoinhaber:innen oder Controller mit dem zusätzlichen Recht „Confirm payments“ können Überweisungen bestätigen.
Tarife: Die Delegation der Bestätigungsrechte an Controller ist nur in den Tarifen Scale und Premium verfügbar.
Mobile App: Installieren Sie die mobile Spendesk-App und schließen Sie die mobile Registrierung ab, indem Sie einen Sicherheitscode erstellen oder die biometrische Authentifizierung aktivieren.
Telefonnummer: Hinterlegen Sie Ihre Sicherheits-Telefonnummer in Ihrem Profil, wenn Sie die SMS-Backup-Methode nutzen möchten. Gehen Sie dazu zu Profil > Security > Phone number.
Prüfung: Wenn Sie als Controller zum ersten Mal eine Überweisung bestätigen, geben Sie bei Aufforderung Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort an.
👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Controller mit dem Recht „Confirm payments“ können Überweisungen über die Tabs Expense claims > Confirm und Invoices > Confirm bestätigen.
🔒 Zugriff: Die Delegation der Überweisungsbestätigung an Controller ist nur in den Tarifen Scale und Premium verfügbar.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Mitarbeitende zur Erstattung auswählen und die Überweisung auslösen
Navigieren Sie zu Expense claims > Confirm.
Überprüfen Sie die Erstattungen, die auf eine Bestätigung warten.
Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Sie erstatten möchten.
Klicken Sie auf Validate transfer.
Schritt 2: Die Aktion auf dem Mobilgerät bestätigen
Lesen Sie auf dem Bestätigungsbildschirm die Anweisungen, um Ihre mobile App zu öffnen und den Vorgang zu bestätigen.
Schritt 3: Die Benachrichtigung in der mobilen App öffnen
Warten Sie auf eine Push-Benachrichtigung auf Ihrem aktiven Gerät, die Sie über einen zu bestätigenden Vorgang informiert.
Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um die Bestätigungsseite direkt zu öffnen.
Falls Sie keine Benachrichtigung erhalten, öffnen Sie die Spendesk-App und authentifizieren Sie sich. Die Bestätigungsseite wird automatisch angezeigt.
Schritt 4: Die Überweisung bestätigen oder ablehnen
Klicken Sie auf Validate, um die Überweisung zu bestätigen, oder auf Decline, um sie abzulehnen.
Schließen Sie die Authentifizierung auf dem folgenden Bildschirm ab. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Starke Kundenauthentifizierung (SCA) auf Mobilgeräten.
Prüfen Sie nach der Bestätigung die Erfolgsmeldung in der Desktop-Version und in der mobilen App. Nach einer Ablehnung sollte eine entsprechende Ablehnungsmeldung angezeigt werden.
⚠️ Jede Bestätigungs- oder Ablehnungsaktion bleibt nur 5 Minuten lang gültig. Starten Sie den Vorgang erneut, wenn das Zeitfenster abgelaufen ist.
Schritt 4 bis: Alternative Authentifizierungsmethode nutzen
Klicken Sie auf Use an alternate authentication method, wenn Sie den Vorgang nicht in der App bestätigen können oder möchten.
Warten Sie auf einen Code, der per SMS an Ihre Sicherheits-Telefonnummer gesendet wird.
Geben Sie den Code auf dem Bildschirm ein, um die Überweisung zu bestätigen.
💡 Wenn Sie eine Authentifizierungs-App mit TOTP, zum Beispiel Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, unter My profile > Security > Authentication methods eingerichtet haben, können Sie diese anstelle eines SMS-Codes ebenfalls als alternative Methode zur Bestätigung von Überweisungen nutzen.
Fehlerbehebung
Symptom: Auf Ihrem Telefon erscheint keine Push-Benachrichtigung
Ursache: Ihr Gerät ist derzeit nicht aktiv oder Benachrichtigungen sind deaktiviert.
Lösung: Öffnen Sie die Spendesk-App direkt und authentifizieren Sie sich. Die Bestätigungsseite wird automatisch angezeigt.
Symptom: Der Bestätigungsbildschirm zeigt an, dass die Aktion abgelaufen ist
Ursache: Jede Bestätigungs- oder Ablehnungsaktion hat eine Gültigkeitsdauer von 5 Minuten.
Lösung: Gehen Sie zurück zu Expense claims > Confirm, klicken Sie erneut auf Validate transfer und wiederholen Sie den Bestätigungsablauf.
Symptom: Sie können die mobile App nicht öffnen, um die Überweisung zu bestätigen
Ursache: Sie haben keinen Zugriff auf Ihr Telefon oder die App funktioniert nicht.
Lösung: Klicken Sie auf Use an alternate authentication method und geben Sie den per SMS gesendeten Code oder den Code Ihrer Authentifizierungs-App ein, falls Sie eine solche eingerichtet haben.
Symptom: Der Tab „Confirm“ ist bei Expense claims oder Invoices nicht sichtbar
Ursache: Die Überweisungsfunktion ist nicht aktiviert, oder Sie verfügen nicht über die Rolle Kontoinhaber:in beziehungsweise das Recht „Confirm payments“.
Lösung: Bitten Sie Ihre:n Kontoinhaber:in, die Funktion unter Settings > Company rules zu aktivieren oder Ihnen das Recht „Confirm payments“ unter Settings > Organisation > Members zu erteilen.