Sie sind nun bereit, Ihre Verbindlichkeiten in Spendesk vorzubereiten und nach Xero zu exportieren.
Ihre Verbindlichkeiten verbuchen
Sie können Ihre Ausgaben mit allen Ihren vertrauten Xero-Konten und -Werten buchen. Sobald Sie bereit sind, Ihre Ausgaben nach Xero zu exportieren, navigieren Sie zu Buchen > Exportieren und wählen Sie den gewünschten Exportzeitraum aus.
Wenn sie an Xero übermittelt werden, werden diese Ausgaben als Rechnungen in Xero erstellt, mit dem Status 'Entwurf'. Nach der Abstimmung mit der Zahlung wird der Status automatisch auf 'Bezahlt' geändert. So funktioniert die Integration:
Die Verbindlichkeit wird nach Xero exportiert;
Wenn die Verbindlichkeit erfolgreich exportiert wurde, überträgt Spendesk die Abwicklung;
Wenn die Abwicklung erfolgreich exportiert wurde, wird die Rechnung als 'Bezahlt' markiert.
Wichtige Hinweise:
Spendesk exportiert anerkannte Ausgaben - Ausgaben, die alle konfigurierten Genehmigungsabläufe durchlaufen haben und von der Finanzabteilung vorbereitet wurden. Wir erstellen keine Buchhaltungseinträge für Ausgaben, die sich noch in Prüfung befinden.
Die aktuelle Funktionsweise ist, dass Verbindlichkeiten und Zahlungen standardmäßig in Wallet-Währung (unter Verwendung des Umrechnungskurses von Spendesk) nach Xero exportiert werden. Xero rundet den Betrag mit seinen eigenen Regeln, wir können diese Rundung auf unserer Seite nicht ändern.
Wallet-Aufladungen (Überweisungen zum Aufladen Ihres Spendesk-Wallets) werden nicht nach Xero exportiert. Sie können diesen Artikel lesen, um mehr über den manuellen Exportprozess zu erfahren.
Wenn Sie eine Spesenabrechnung exportieren, die in Spendesk als 'Bezahlt' markiert wurde, aber tatsächlich außerhalb von Spendesk bezahlt wurde (z. B. haben Sie eine SEPA-XML- oder CSV-Datei exportiert, um sie über Ihre eigene Bank zu bezahlen), erstellt Spendesk eine Rechnung mit dem Status 'Zahlung ausstehend' in Xero. Sie müssen die in Xero getätigte Zahlung importieren und die Abstimmung manuell durchführen.
Für Kartenzahlungen, wenn Sie die Funktion 'Buchungsdatum' in Spendesk verwenden, können Ihre Kartenzahlungen möglicherweise als 'Unbezahlt' nach Xero exportiert werden.
Bankgebühren werden erst nach Xero exportiert, nachdem die Abwicklung in Xero erfolgreich war.
Ihre Verbindlichkeiten nach Xero übertragen
Sie sehen eine Vorschau der exportbereiten Verbindlichkeiten. Klicken Sie auf An Xero übermitteln, um sie in großen Mengen zu exportieren. Sie können auch eine einzelne Verbindlichkeit exportieren. Im Allgemeinen werden Verbindlichkeiten als Rechnungen exportiert. Zahlungen werden als Bankkontotransaktionen in dem Bankkonto exportiert, das Sie zuvor konfiguriert haben.
Spesenabrechnungen werden als Rechnungen exportiert. Erstattungen von Spesenabrechnungen werden als Gutschriften exportiert.
Rechnungen und Gutschriften werden als Rechnungen und Gutschriften im für Rechnungen ausgewählten Journal exportiert. Rechnungszahlungen, die von Spendesk getätigt werden, werden als Bankkontotransaktionen exportiert.
Kartenkäufe und Kartenerstattungen werden als Rechnungen und Gutschriften im für Kartenkäufe ausgewählten Journal exportiert. Entsprechende Kartenzahlungen werden als Bankkontotransaktionen exportiert.
Devisen-, Geldautomaten- und andere Bankgebühren werden als Bankkontotransaktionen exportiert.
Sie sollten nun vollständig eingerichtet sein, um diese Integration mit Xero zu nutzen und Ihre Verbindlichkeiten jeden Monat oder bei Bedarf zu exportieren.