Sie sind nun bereit, Ihre Verbindlichkeiten in Spendesk vorzubereiten und nach DATEV UO zu exportieren.
Verbindlichkeiten verbuchen
Sie können Ihre Ausgaben mit allen Ihnen vertrauten DATEV UO-Konten und -Werten verbuchen. Sobald Sie bereit sind, Ihre Ausgaben nach DATEV UO zu exportieren, navigieren Sie zu Buchhaltung > Export und wählen Sie den gewünschten Exportzeitraum aus.
Wichtige Hinweise:
Spendesk exportiert anerkannte Ausgaben – Ausgaben, die alle konfigurierten Genehmigungsabläufe durchlaufen haben und von der Finanzabteilung vorbereitet wurden. Wir erstellen keine Buchungseinträge für Ausgaben, die sich noch in der Prüfung befinden.
Alle Verbindlichkeiten und Zahlungen werden standardmäßig in der Wallet-Währung nach DATEV UO exportiert (unter Verwendung des Spendesk-Wechselkurses).
Die Belegnummer ist erforderlich, um die Ausgaben unter Buchhaltung > Vorbereiten exportieren zu können; andernfalls wird der Export blockiert.
Verbindlichkeiten nach DATEV UO übertragen
Sie sehen eine Vorschau der exportbereiten Verbindlichkeiten. Klicken Sie auf Nach DATEV UO übertragen, um diese gesammelt zu exportieren. Sie können auch einzelne Verbindlichkeiten exportieren. Grundsätzlich werden Verbindlichkeiten als Buchungssätze in die zuvor konfigurierten Einkaufsjournale exportiert. Zahlungen werden nicht exportiert und müssen per CSV-Datei exportiert werden.
Spesenerstattungen werden als Buchungssätze (Journaleinträge) exportiert.
Rechnungen und Gutschriften werden als Buchungssätze (Journaleinträge) exportiert.
Kartenzahlungen und Kartenrückerstattungen werden als Buchungssätze (Journaleinträge) exportiert.
Fremdwährungsgebühren, Geldautomaten- und sonstige Bankgebühren werden nicht nach DATEV UO exportiert – sie müssen als CSV exportiert werden.
Wallet-Aufladungen werden nicht nach DATEV UO exportiert – sie müssen als CSV exportiert werden.
Vergessen Sie nicht, bei der Vorbereitung Ihrer Verbindlichkeiten die Belegnummer für jede Ausgabe anzugeben.
Sie sollten nun vollständig eingerichtet sein, um diese Integration mit DATEV UO zu nutzen und Ihre Verbindlichkeiten monatlich oder bei Bedarf zu exportieren.