Konfiguration Ihres DATEV UO-Kontenrahmens, Ihrer Konten und Kostendimensionen

Nach der Verbindung von DATEV UO mit Ihrem Spendesk-Konto können Sie mit der Konfiguration Ihres Kontenrahmens, der Steuer- und Aufwandskonten, des Bankkontos sowie von KOST 1 und KOST 2 als auch der Lieferanten- und Mitarbeiterkonten beginnen. Folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten, und Sie sollten anschließend bereit sein, Ausgaben und Zahlungen nach DATEV UO zu exportieren.

Schritt 1 - Kontenrahmen konfigurieren

Sie sollten Ihren Kontenrahmen (SKR) und die Kontenlänge in DATEV UO konfigurieren.

Diese Einstellungen können in DATEV UO unter „Anwendungen > Stammdaten > Unternehmensangaben > Grunddaten Rechnungswesen" konfiguriert werden.

Damit können Sie die Länge der Kontennummern festlegen.

Diese Informationen sind anschließend in Spendesk unter Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration sichtbar.

Die Kontennummern in Spendesk müssen den in DATEV UO konfigurierten Formaten entsprechen, andernfalls können Exportfehler auftreten.

Schritt 2 - Neue Buchungsperiode anlegen

Wenn die letzte Buchungsperiode abgelaufen ist (z. B. zu Beginn eines neuen Kalenderjahres), können Sie eine neue Buchungsperiode in DATEV UO anlegen. Dies ist eine wichtige manuelle Aktion, da fehlende Buchungsperioden in DATEV zu Exportfehlern in Spendesk führen. Gehen Sie wie folgt vor:

Hinweis: Weitere Informationen von DATEV finden Sie hier und hier.

Schritt 3 - Aufwandskonten einrichten

Unabhängig davon, ob Sie SKR 03 oder SKR 04 verwenden, können Sie Ihre eigenen Kontenrahmen-Nummern mit Spendesk nutzen. Sie müssen Ihre Konten nicht im Reiter Buchhaltung hinzufügen, wenn Sie die Reiter Vorbereiten und Exportieren nicht nutzen. Um sie jedoch mit Ihren eigenen Konten zu verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden DATEV-Formatanforderungen eingehalten werden.

Aufwandskonten

Sie können beliebig viele Aufwandskonten in Ihrem Spendesk-Konto hinzufügen. Das Format muss jedoch den folgenden Kriterien entsprechen:

Typ: Zahl, keine Leerzeichen oder Sonderzeichen erlaubt
Stellenanzahl: Aufwandskonten müssen eine bestimmte Stellenanzahl (Länge) haben, die spezifisch für Ihre DATEV-Einrichtung ist. Die erforderliche Länge sehen Sie oben auf der Seite der Buchhaltungseinstellungen in Spendesk. Wenn Ihre Aufwandskonten beispielsweise eine Länge von 5 haben müssen, müssen alle Aufwandskonten im Bereich von 10000 – 99999 liegen.

Zu Anlagekonten

Anlagekonten können als Aufwandskonten verwendet werden, und einige Nutzer verwenden diese. Der Unterschied zu regulären Aufwandskonten besteht darin, dass sie eine kürzere Länge haben und daher mit Nullen vorangestellt werden müssen. Somit liegen sie nicht im Bereich von z. B. 10000–99999, sondern können z. B. 08765 sein. In diesem Fall müssen Anlagekonten mit kürzerer Länge mit führenden Nullen versehen werden, um die erforderliche Kontenlänge zu erreichen.

Schritt 4 - Bankgebührenkonto einrichten

Für das Bankgebührenkonto („Nebenkosten des Geldverkehrs") können Sie unabhängig davon, ob Sie SKR 03 oder SKR 04 verwenden, Ihre eigenen Kontenrahmen-Nummern mit Spendesk nutzen. Um Ihre eigenen Konten zu verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden DATEV-Formatanforderungen eingehalten werden.

Dieses Konto muss dasselbe Format wie Aufwandskonten einhalten:

Wertebereich: 1 – 99999999
Maximale Länge: 8 Zeichen
Typ: Zahl, keine Leerzeichen oder Sonderzeichen erlaubt