Spendesk unterstützt eine native Integration mit NetSuite, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Verbindlichkeiten nahtlos zu exportieren und Ihre Buchhaltungsdaten zu synchronisieren.
Um auf diese Integration mit NetSuite zugreifen zu können, müssen wir Ihnen zunächst Zugang gewähren. Bitte kontaktieren Sie Ihren Customer Success Manager oder Account Manager.
Voraussetzungen:
Sie müssen Administrator in NetSuite sein;
Sie müssen Account Owner oder Controller in Spendesk sein.
SOAP Web Services und Token-based Authentication müssen beide in NetSuite aktiviert sein.
Employee records (nicht 'Users') müssen in NetSuite angelegt sein und zur Tochtergesellschaft gehören, die mit Spendesk verbunden wird.
Mindestens ein Kreditorenkonto für Spesenabrechnungen muss in der Tochtergesellschaft existieren, die mit Spendesk verbunden wird.
Verbindungsschritte
Sobald Ihnen die Funktion von Spendesk gewährt wurde, können Sie die Integration in Ihrem Spendesk-Konto aktivieren und mit der Erstkonfiguration in NetSuite fortfahren.
Schritt 1 - Integration auf Spendesk auswählen
Schritt 1 - Integration auf Spendesk auswählen
Gehen Sie zu Spendesk und navigieren Sie zu Einstellungen > Buchhaltung und klicken Sie auf Integration wechseln.
Wählen Sie NetSuite im Dropdown-Menü.
Lesen Sie die Erklärung, was der Wechsel einer Buchhaltungsintegration bedeutet, und klicken Sie auf Fortfahren.
Klicken Sie auf Integration wechseln.
Schritt 2 - Erstkonfiguration und Verbindung in NetSuite
Schritt 2 - Erstkonfiguration und Verbindung in NetSuite
Melden Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei Ihrem NetSuite-Konto an.
Unter Setup > Company Information finden Sie Ihre NetSuite Account ID und speichern Sie diese, da Sie sie später im Prozess benötigen werden.
Unter Setup > Company > Enable Features, auf dem Tab SuiteCloud, prüfen Sie, dass diese Kontrollkästchen aktiviert sind: SOAP Web Services und Token-based Authentication.
Installieren Sie die Spendesk-App aus dem SuiteApp Marketplace. Navigieren Sie zum Menüpunkt SuiteApps, suchen Sie nach 'Spendesk' und installieren Sie die App. Alternativ können Sie auch diesen Shortcut verwenden: https://www.suiteapp.com/Spendesk.
Unter Setup > Users/Roles > Manage Users wählen Sie den Benutzer aus, der verwendet wird, um Spesen von Spendesk nach NetSuite zu buchen, und fügen Sie auf dem Tab Access die folgende Rolle für diesen Benutzer hinzu: 'Spendesk native integration'. Wenn die Rolle nicht im Dropdown erscheint, warten Sie einige Minuten, bis das Bundle installiert ist.
Unter Setup > Integration > Manage Integrations > New erstellen Sie eine neue Integration für Spendesk:
Aktivieren Sie TOKEN BASED AUTHENTICATION
Aktivieren Sie TBA AUTHORIZATION FLOW und geben Sie die folgende Callback-URL ein:
https://api.spendesk.com/api/oauth1/netsuite/redirect-after-consentDeaktivieren Sie AUTHORIZATION CODE GRANT unter OAuth 2.0
Klicken Sie auf Save und stellen Sie sicher, dass Sie auf der resultierenden Seite ganz nach unten scrollen.
Lassen Sie diese Seite geöffnet, da Sie Ihre Client ID und Ihr Client Secret nur einmal sehen können. Sie können dieselbe Client ID und dasselbe Client Secret wiederverwenden, um andere Spendesk-Entitäten mit NetSuite-Tochtergesellschaften zu verbinden, daher sollten Sie diese möglicherweise vorübergehend an einem sicheren Ort speichern.
Hinweis: Falls Sie jemals Ihre Client ID und Ihr Client Secret zurücksetzen müssen, können Sie bei Ihrer Integration auf Edit klicken und dann auf Reset Credentials.
Kopieren Sie Ihre NetSuite Account ID, Client ID und Client Secret in das Modal auf Spendesk und klicken Sie auf Connect. Die Buchstaben in Ihrer Account ID müssen unbedingt in Kleinbuchstaben sein, damit die Verbindung funktioniert.
Melden Sie sich bei NetSuite mit den Anmeldedaten des oben ausgewählten Benutzers an (dem Sie die Rolle zugewiesen haben) und wählen Sie die Rolle 'Spendesk native integration', bevor Sie auf Allow klicken. Die von NetSuite angezeigte Seite ist nicht intuitiv, stellen Sie sicher, dass Sie Spendesk nicht mit der Administrator-Rolle verbinden.
Ein Modal zur Auswahl der Tochtergesellschaft erscheint. Wählen Sie die NetSuite-Tochtergesellschaft aus, die Sie verbinden möchten. Sie sollten nun verbunden sein.
Nach einer erfolgreichen Verbindung werden Sie zur Seite Einstellungen > Buchhaltung weitergeleitet, wo Sie den Status Ihrer Verbindung sehen können. Ihr Kontenplan, Ihre analytischen Felder, Lieferanten und Mitarbeiter werden im Hintergrund von NetSuite abgerufen.
Nächste Schritte
Sie können jetzt mit der Konfiguration von Spendesk beginnen, um die NetSuite-Buchhaltungskonfiguration zu verwenden.