Spendesk für die Verwendung der NetSuite-Buchhaltungskonfiguration konfigurieren

Nach erfolgreicher Verbindung können Sie überprüfen, ob alle Ihre NetSuite-Standard- und benutzerdefinierten Segmente einem analytischen Feld in Spendesk zugeordnet sind. Überprüfen Sie, welche von Class, Department, Location, Expense Category und benutzerdefinierten Segmenten Sie verwenden möchten, und erstellen Sie für jedes davon ein analytisches Feld unter Settings > Organisation > Analytical fields (oder bitten Sie Ihren Spendesk Onboarding Manager, diese zu erstellen). Bei der Erstellung eines analytischen Felds über die Spendesk-Benutzeroberfläche ist mindestens ein Wert erforderlich - geben Sie "X" ein und klicken Sie auf "Create the analytical field", dann löschen Sie den Wert "X". Es sollten keine Werte im analytischen Feld vorhanden sein - sie werden automatisch aus NetSuite abgerufen. Über die Spendesk-Benutzeroberfläche sollten niemals Werte hinzugefügt werden (außer Cost Centers unter Settings > Cost centers). Nur die Werte, die die Integration aus NetSuite abruft, können für Exporte verwendet werden.
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​Hinweis: Benennen Sie kein benutzerdefiniertes Feld Team.
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Ordnen Sie die neu erstellten analytischen Spendesk-Felder den entsprechenden NetSuite-Segmenten unter Einstellungen > Organisation > Zusatzfelder zu.
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​Hinweis: Für Class, Department und Location fragt der Mapping-Dialog, ob das Feld auf jeder Zeile, im Transaktionskörper oder in beiden exportiert werden soll: Sie können dies in Ihrem NetSuite-Konto überprüfen, indem Sie zu Setup > Accounting > Accounting Preferences navigieren.
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Wenn das entsprechende Kontrollkästchen ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS aktiviert ist, muss dieses Segment auf jeder Zeile exportiert werden. Andernfalls (nicht aktiviert) - im Transaktionskörper.

Hinweis: Wenn ALLOW PER-LINE LOCATIONS nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass es aktiviert und ausgeblendet ist.
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Benutzerdefinierte Segmente (außer Class, Department und Location) werden sowohl im Transaktionskörper gesendet als auch auf jeder Zeile wiederholt.
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​Hinweis: Wir empfehlen, Spendesk Cost centers zu Beginn nicht den NetSuite Departments zuzuordnen. Erstellen Sie ein analytisches Feld Department und ordnen Sie es dem Department von NetSuite zu. Wenn der Kunde Cost centres verwendet, müssen diese manuell in Spendesk erstellt werden. Da jede Kostenstelle einen definierten Genehmigungsablauf haben muss, kann die Integration keine Kostenstellen automatisch erstellen. Wenn das Cost center-Feld einem benutzerdefinierten NetSuite-Feld (z. B. Department) zugeordnet ist, versucht Spendesk, Cost centers in Spendesk mit Departments in NetSuite abzugleichen. Deshalb ist es wichtig, dass Kostenstellen in Spendesk genau so benannt werden wie Departments in NetSuite.
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Hinweis: Benutzerdefinierte Segmente in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn beispielsweise ein Department Marketing mit parent = France : Operations heißt, dann ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk France : Operations : Marketing.

Klicken Sie nun auf Kontoeinstellungen neu laden unter Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration. Dadurch werden die vorhandenen Werte der Segmente aus NetSuite in die analytischen Felder in Spendesk abgerufen. Mit anderen Worten: Sie müssen die Werte analytischer Felder in Spendesk nicht manuell ausfüllen - sie werden automatisch ausgefüllt, sobald ein Mapping vorhanden ist.

Für jedes nicht standardmäßige benutzerdefinierte Segment (d. h. außer Class, Department, Expense Category und Location), das Spendesk unterstützen soll, gewähren Sie 'Spendesk native integration' die folgenden Berechtigungen unter Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments:
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Damit wir Ihre Konten (Ausgabenkonten, Kreditorenkonten usw.) verwenden können, muss das Kontrollkästchen ELIMINATE INTERCOMPANY TRANSACTIONS deaktiviert sein.

Andere benutzerdefinierte NetSuite-Segmente (Felder) können auch aus NetSuite abgerufen werden, wenn der entsprechende Feature-Toggle aktiviert ist. Diese benutzerdefinierten Segmente erscheinen neben Class, Department, Location und Expense Category unter Einstellungen > Buchhaltung > Zuordnung.
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Beim Zuordnen eines Felds zu Class, Department oder Location ist es erforderlich anzugeben, ob sie auf jeder Zeile oder im Transaktionskörper (oder beides) der Vendor Bill/Expense Report gesendet werden müssen. Kunden wissen in der Regel, welche Einstellungen sie benötigen, andernfalls kann dies überprüft werden, indem eine neue Bill in NetSuite erstellt und Standard Vendor Bill im Feld Custom Form ausgewählt wird.
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Sobald ein analytisches Feld einem benutzerdefinierten oder standardmäßigen NetSuite-Segment zugeordnet ist, werden wir beim nächsten Kontoeinstellungen neu laden die Werte des Segments aus NetSuite in das entsprechende analytische Spendesk-Feld abrufen. Wenn ein analytisches Feld dem Department von NetSuite zugeordnet ist, werden wir die Liste der Departments in dieses analytische Feld abrufen.
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Wenn dieses analytische Feld einige Werte vor dem Refreshing accounting settings enthielt, werden wir versuchen, die aus NetSuite kommenden Werte (z. B. Departments) mit den Werten im Spendesk-Feld abzugleichen.

​Hinweis: Benutzerdefinierte Felder in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn beispielsweise ein Department Marketing mit parent = France : Operations heißt, dann ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk France : Operations : Marketing.

Für jedes nicht standardmäßige benutzerdefinierte Segment (d. h. außer Class, Department, Location und Expense Category), das Spendesk unterstützen soll, gewähren Sie 'Spendesk native integration' die folgenden Berechtigungen unter Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments: