⚠️ Diese Funktion ist für Spendesk-Konten verfügbar, die dateibasierte Buchhaltungsexporte (einfache oder doppelte Buchführung, SAGE oder CEGID) oder die native Integration mit DATEV, Xero oder NetSuite verwenden.
Verzeichnis
Eine Rechnungskorrektur einreichen (Requester, Account Owners)
Eine Rechnungskorrektur an eine Rechnung koppeln (Controllers, Account Owners)
Buchhalterische Erfassung einer Rechnungskorrektur (Controllers, Account Owners)
FAQ
Kurze Vorstellung des Features (2 Min.)
Eine Rechnungskorrektur einreichen
Rechnungskorrekturen können über den Abschnitt "Eingangsrechnungen oder Rechnungskorrekturen einreichen" eingereicht werden. Um dies zu tun:
Wählen Sie die Rechnungskorrektur von Ihrem Computer aus.
Unser Spendesk System wird versuchen, einige Daten automatisch auszufüllen. Überprüfen Sie diese Felder 🔥 und fügen Sie vorhandene oder fehlende Daten hinzu oder bearbeiten Sie sie, z. B. die Ursprungsrechnung, Beschreibung und Kostenstelle.
Reichen Sie die Rechnungskorrekturen ein. Sie wird automatisch genehmigt!
Eine Rechnungskorrektur auf eine Rechnung anwenden
Die Funktion für Rechnungskorrekturen unterstützt die drei wichtigsten Anwendungsfälle im Umgang mit Rechnungskorrekturen in einem Unternehmen:
Ziehen Sie eine Rechnungskorrekturen von einer Ursprungsrechnung ab.
Erfassen Sie eine Rechnungskorrektur, die Sie später auf eine Rechnung anwenden können.
Markieren Sie eine Rechnungskorrektur außerhalb von Spendesk als erstattet.
Wenn sich die Ursprungsrechnung noch in Eingangsrechungen > Überpüfen befindet, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Eine Rechnungskorrektur von einer Ursprungsrechnung abziehen
Speichern des Guthabens einer Rechnungskorrektur für die spätere Zuordnung zu einer Rechnunga
Wenn die Ursprungsrechnung bereits zur Zahlung vorgesehen ist oder bereits bezahlt wurde, haben Sie diese beiden Möglichkeiten:
Aufzeichnung einer Rechnungskorrektur für die spätere Zuordnung zu einer Rechnung
Eine Rechnungskorrektur außerhalb von Spendesk als erstattet markieren
"Rechnungen > Überprüfen": Eine Rechnungskorrektur von einer Ursprungsrechnung abziehen
Schritt 1:
Überprüfen Sie die Rechnungskorrektur, wählen Sie "Den Betrag der Ursprungsrechnung abziehen" und bestätigen Sie die Rechnungskorrektur.
Schritt 2:
Überprüfen Sie die Ursprungsrechnung und die Rechnungskorrektur.
Wann sollte diese Option verwendet werden? | Ursprungsrechnung und Rechnungskorrektur befinden sich beide unter "Rechnungen > Überprüfung". |
Auswirkungen auf die Rechnungsbezahlung | Der Betrag der Rechnungskorrektur wird vom Betrag der Ursprungsrechnung abgezogen. Zum Beispiel wird eine Gutschrift von 10 € auf eine Rechnung von 20 € angewendet, was zu einer Zahlung von 10 € führt. |
Auswirkungen auf die Buchhaltung | Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden als separate Verbindlichkeiten auf den Seiten "Vorbereiten" und "Alle Verbindlichkeiten" behandelt. Beide können über "Vorbereiten" vorbereitet und über "Buchhaltung > Exportieren" in Ihre externe Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
"Rechnungen > Prüfen": Aufzeichnung einer Rechnungskorrektur für die spätere Zuordnung zu einer Rechnung
Schritt 1:
Überprüfen Sie die Rechnungskorrektur und wählen Sie "Gutschrift für zukünftige Rechnung(en) erfassen". Damit wird die Gutschrift auf der Ebene des Lieferanten gespeichert.
Schritt 2:
Wenden Sie die Rechnungskorrektur auf eine kommende Rechnung dieses Lieferanten an, indem Sie auf "Anwenden" klicken.
Wann sollte diese Option verwendet werden? | (1) Ursprungsrechnung und Rechnungskorrektur befinden sich beide auf der Registerkarte "Rechnungen > Überprüfung". oder (2) Die Ursprungsrechnung ist zur Zahlung vorgesehen oder wurde bereits bezahlt. |
Auswirkungen auf die Rechnungsbezahlung | Das gespeicherte Lieferantenguthaben wird vom Rechnungsbetrag abgezogen. |
Auswirkungen auf die Buchhaltung | Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden auf den Seiten "Vorbereiten" und "Alle Verbindlichkeiten" als separate Verbindlichkeiten behandelt. Beide können über "Vorbereiten" vorbereitet und über "Buchhaltung > Exportieren" in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
"Rechnungen > Überprüfung": Markieren einer Rechnungskorrektur als außerhalb von Spendesk erstattet
Schritt 1:
Überprüfen Sie die Rechnungskorrektur und wählen Sie "Außerhalb von Spendesk erstattet".
Wann sollte diese Option verwendet werden? | Der Lieferant erstattete den Betrag einer Rechnungskorrektur auf das Bankkonto des Unternehmens. |
Auswirkungen auf die Rechnungsbezahlung | Die Rechnungskorrektur wirkt sich nicht auf eine Rechnung aus. Sie wird auf der Seite "Alle Verbindlichkeiten" mit dem Status "Erstattet" angezeigt und auf der Seite "Alle Zahlungen" als Erstattungszahlung ausgewiesen. |
Auswirkungen auf die Buchhaltung | Die Rechnung und die Rechnungskorrektur werden auf den Seiten "Vorbereiten" und "Alle Verbindlichkeiten" als separate Verbindlichkeiten behandelt. Beide können über "Vorbereiten" vorbereitet und über "Buchhaltung > Exportieren" in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden. |
"Alle Verbindlichkeiten": Überprüfen Sie den Status der Rechnungskorrekturen ("zur Verwendung verfügbar", "abgezogen", "erstattet")
Um den Status Ihrer Rechnungskorrekturen zu überprüfen, gehen Sie bitte auf die Seite "Alle Verbindlichkeiten". Hier können Sie den Status Ihrer Gutschriften überprüfen:
welche Rechnungskorrekturen noch verwendet werden können
welche Rechnungskorrekturen verwendet und von Rechnungen abgezogen wurden
welche Rechnungskorrekturen von Lieferanten zurückerstattet wurden
Rechnungskorrekturen buchhalterisch erfassen
Sobald Sie eine Rechnungskorrektur in "Rechnungen > Prüfen" validiert haben, finden Sie sie in "Buchhaltung > Vorbereiten". Hier können Sie der Rechnungskorrektur, genau wie bei anderen Arten von Verbindlichkeiten, Buchhaltungsinformationen zuordnen und sie als bereit markieren.
Wenn die Informationen vollständig sind, können Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren.
