Fehlermeldungen und häufig gestellte Fragen zur NetSuite-Integration

Die Installation unseres Bundles sollte automatisch Standardtransaktionsformulare als bevorzugte Formulare für die Rolle „Spendesk native integration" festlegen.

Dies sind die Formulare, die wir Ihnen empfehlen, da unsere Integration so konzipiert wurde, dass sie vollständige Kompatibilität mit ihnen gewährleistet. Das Bundle legt die folgenden fünf Formulare als bevorzugt fest:

Was wir festgestellt haben, ist, dass manchmal kein bevorzugtes Formular für Rechnungen eingerichtet ist, was bedeutet, dass unsere Exporte standardmäßig auf ein benutzerdefiniertes Formular zurückgreifen. Überprüfen Sie, dass das Formular Standard Vendor Bill als bevorzugt für Rechnungen festgelegt ist. Um darauf zuzugreifen, gehen Sie zu Setup > Users/Roles > Manage Roles > „Spendesk native integration".

Manchmal sind Standardformulare inaktiv und NetSuite legt kein Formular als bevorzugt für „Spendesk native integration" fest. Dies kann dazu führen, dass Exporte fehlschlagen. Sie können entweder Standardformulare wieder aktiv machen und sie als bevorzugt für die Rolle „Spendesk native integration" festlegen oder andere benutzerdefinierte Formulare als bevorzugt festlegen.

Standardformulare können nicht auf Formularebene angepasst werden (d. h. durch Eingabe der Einstellungen des Formulars selbst). Es ist jedoch möglich, die Einstellungen der Felder Klasse, Abteilung und Standort zu bearbeiten, um zu entscheiden, ob diese Felder für Standardformulare obligatorisch oder optional sein sollen oder ob Sie sie auf Zeilenebene haben möchten. Andere benutzerdefinierte Segmente können auf Transaktionsformulare entweder auf Haupt-/Transaktionsebene oder auf Zeilenebene angewendet werden (weitere Einzelheiten zu Hauptebene und Zeilenebene finden Sie im Abschnitt „Überprüfen Sie, dass die Zuordnungsebene die erwartete ist").

Diese Einschränkungen, wie Standardformulare angepasst werden können, führen dazu, dass sehr oft benutzerdefinierte Formulare in NetSuite erstellt werden (z. B. „Spendesk - Vendor Bill") mit spezifischen Feldern. Spendesk kann sich jedoch nicht an jedes erstellte benutzerdefinierte Formular anpassen.

Die folgenden sind die einzigen vier Anpassungen, die wir für NetSuite-Exporte unterstützen:

Sobald diese Einstellungen konfiguriert sind, werden sie auf alle 5 exportierten Transaktionen angewendet: Rechnungen, Rechnungsgutschriften, Rechnungszahlungen, Spesenabrechnungen und Journalbuchungen. Daher müssen diese 5 Transaktionsformulare dieselben benutzerdefinierten Segmente aufweisen.

Hinweis: Rechnungszahlungen haben keine Ausgabenzeilen (daher werden alle Segmente im Transaktionshauptteil exportiert, unabhängig von der Anpassung in Spendesk).

Spendesk-Analysefelder können mit ihrem NetSuite-Äquivalent namens Segmente in Einstellungen > Buchhaltungskonfiguration > Zuordnung zugeordnet werden.

Auf der NetSuite-Seite müssen wir zwischen folgenden unterscheiden:

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Einstellungen auf NetSuite und Spendesk ähnlich sind. Sie müssen sicherstellen, dass das Segment, das Sie zugeordnet haben, im bevorzugten Formular erwartet wird, oder umgekehrt, dass Sie alle obligatorischen Segmente in Ihren Formularen mit Spendesk-Analysefeldern zugeordnet haben.

Wenn das benutzerdefinierte Segment im Transaktionsformular erwartet wird (und obligatorisch ist), aber nicht im Export enthalten ist, wird NetSuite einen Fehler ausgeben. Ebenso, wenn Sie ein Segment senden, das nicht im Formular enthalten ist, wird NetSuite einen Fehler ausgeben.

Sie können überprüfen, welche Felder obligatorisch sind, indem Sie alle Felder mit einem roten Stern im Register Expenses and Items einer Rechnung betrachten, zum Beispiel wie im folgenden Beispiel: Ausgabenzeilen mit obligatorischen Feldern Abteilung, Klasse und Standort.

Wenn Ihre Zuordnung falsch ist, was bedeutet, dass Sie entweder versuchen, einen Wert zu senden, der nicht erwartet wird, oder dass Sie keinen obligatorischen Wert senden, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung wie die folgende: „You do not have permissions to set a value for element expense.location due to one of the following reasons: 1) The field is read-only; 2) An associated feature is disabled; 3) The field is available either when a record is created or updated, but not in both cases."

Hier gibt die Fehlermeldung speziell an, dass der Standort im Formular, an das er gesendet wird, nicht erwartet wird. Es gibt zwei mögliche Lösungen:

Zusammenfassend müssen alle fünf Transaktionsformulare den vier in Spendesk verfügbaren Anpassungen entsprechen. Während Standardformulare die Standardeinstellung sind, kann jedes andere Formular manuell als bevorzugt festgelegt werden. Gehen Sie dazu zu Setup > Users/Roles > Manage Roles > Edit "Spendesk native integration" role.

Das Ziel ist immer dasselbe: sicherzustellen, dass die in Spendesk eingerichteten bevorzugten Formulare der in NetSuite eingerichteten Anpassung entsprechen. Dies umfasst Klasse/Abteilung/Standort pro Zeile oder im Transaktionshauptteil sowie andere erforderliche benutzerdefinierte Segmente im Transaktionshauptteil.

Um Duplikate beim Export zu verhindern, ist es nicht möglich, beide Optionen beizubehalten. Wenn Sie mit NetSuite verbunden sind, verlieren Sie die Möglichkeit, Ausgaben im Export-Register manuell zu exportieren. In bestimmten Fällen, in denen Sie Verbindlichkeiten nicht wie gewünscht exportieren können, können Sie diese jedoch als „Manuell exportiert" markieren. Diese Aktion entfernt sie aus der Liste der für den Export vorgesehenen Verbindlichkeiten.

Lieferanten und Kreditoren müssen verknüpft sein, damit Verbindlichkeiten exportiert werden können. In diesem speziellen Fall, in dem Sie keinen spezifischen Kreditor in NetSuite erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, das Konto Miscellaneous Vendors in NetSuite für alle Kartenzahlungen zu verwenden. Dies kann auf der Seite Settings > Accounting direkt unter dem Dropdown-Menü Switch integration aktiviert werden.

Sie können dieselben Verbindlichkeiten nicht zweimal exportieren. Folglich können Verbindlichkeiten, die in Ihre Sandbox exportiert wurden, nicht ein zweites Mal in Ihre Produktionsumgebung exportiert werden. Wir empfehlen Ihnen, dies mit Ihrem Customer Success Manager zu besprechen, bevor Sie NetSuite mit Spendesk verbinden. Dadurch können Sie sie manuell in Ihre NetSuite-Produktionsumgebung exportieren, während Sie den Export über die Integration in Ihrer Sandbox testen.

Da der Wechsel zu NetSuite das Sammeln von Stammdaten aus NetSuite impliziert, werden die zuvor in Spendesk registrierten Daten ersetzt. Aus diesem Grund werden alle Ausgaben im Register „Export", die noch nicht exportiert wurden, zurück zum Register „Prepare" verschoben, da wir neue Stammdaten aus NetSuite erhalten, die sich von den Informationen unterscheiden können, die Sie zuvor manuell eingegeben haben (z. B. Kontenrahmen, Lieferanten usw.).

Um eine erneute Eingabe dieser Informationen zu vermeiden, müssen Sie lediglich die bereits vorbereiteten Ausgaben exportieren, bevor Sie zur NetSuite-Integration wechseln.

Stellen Sie zunächst sicher, dass das Rechnungs-/Ausgabedatum auf Ihrer Verbindlichkeit korrekt ist - dieser Fehler tritt oft aufgrund einfacher Tippfehler auf.

Stellen Sie dann sicher, dass dieses Datum in einen gültigen und offenen Abrechnungszeitraum (Setup > Accounting > Manage Accounting Periods) und einen Steuerzeitraum (Setup > Accounting > Manage Tax Periods) in NetSuite fällt. Wenn Ihr Ausgabedatum vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum liegt, möchten Sie es möglicherweise trotzdem im aktuellen Abrechnungszeitraum buchen. NetSuite verfügt über eine Funktion, die das Buchen im aktuellen Zeitraum (oder im nächsten offenen Zeitraum) ermöglicht, auch wenn das Buchungsdatum in einen geschlossenen Zeitraum fällt. Unter Setup > Accounting > Accounting Preferences erlauben Sie Transaktionsdaten außerhalb des Buchungszeitraums. Wenn Sie dies nicht zulassen möchten, markieren Sie diese Ausgabe als exportiert und erstellen Sie sie manuell in NetSuite.

Die Vorbereitung von Verbindlichkeiten unterscheidet sich nicht von einem dateibasierten Export. Aus diesem Grund ist es derzeit nicht möglich, Zahlungen zu exportieren, ohne die zugehörige Verbindlichkeit zuvor vorzubereiten und zu exportieren.

Wenn Sie die Verbindlichkeit ohne angehängten Beleg exportieren und den Beleg später an Spendesk anhängen, wird dieser Beleg nicht an NetSuite übertragen, da der Export eines Belegs direkt mit der Verbindlichkeit verknüpft ist. In diesem speziellen Fall laden wir Sie ein, Ihren Beleg direkt manuell in NetSuite hochzuladen.

Es gibt viele Gründe, warum Abrechnungen möglicherweise nicht exportiert werden können. Das Erste, was zu tun ist, ist, den Exportfehler zu überprüfen, der bei der fehlgeschlagenen Abrechnungsexport angegeben wird, und allen Ratschlägen in dieser Nachricht zu folgen, bevor Sie den Export erneut versuchen.

Wenn dies Ihren fehlgeschlagenen Export nicht behebt, sollten Sie auch Folgendes überprüfen:

Aus bestimmten Gründen möchten Sie möglicherweise bestimmte vorbereitete Ausgaben nicht in NetSuite exportieren. Wenn Sie diese Ausgaben aus dem Export-Register entfernen möchten, können Sie darauf klicken, sodass eine Schaltfläche angezeigt wird, mit der Sie sie als „Manuell exportiert markieren" können.

Im Gegensatz zu NetSuite ermöglicht Spendesk, dass dieselbe Ausgabenkategorie mit verschiedenen Ausgabenkonten verknüpft wird. Basierend auf unseren Gesprächen mit Kunden ist dies eine Option, die sie bei der Verwendung von Spendesk nicht verlieren möchten. Die Beibehaltung dieser Option erfordert, das Ausgabenkonto weiterhin anzufordern, auch wenn die Ausgabenkategorie bereits ausgewählt wurde.

Sie müssen NetSuite-Abteilungen nicht mit Spendesk-Kostenstellen abgleichen, und dies ist etwas, was wir Ihnen nicht empfehlen. Tatsächlich werden Kostenstellen anders behandelt als andere Analysefelder. Da eine Kostenstelle einen in Spendesk definierten Eigentümer und Miteigentümer hat, ist die Integration nicht in der Lage, automatisch neue Kostenstellen zu erstellen.

Wenn Sie Kostenstellen mit Abteilungen zuordnen, versuchen wir dann, Abteilungen aus NetSuite mit Kostenstellen in Spendesk abzugleichen.

Hinweis: Benutzerdefinierte Felder in NetSuite haben verschachtelte Werte. Wenn beispielsweise eine Abteilung Marketing heißt und parent = France : Operations hat, ist der richtige Wert für die Kostenstelle in Spendesk France : Operations : Marketing.

Die alternative Option, die wir empfehlen, besteht darin, ein dediziertes Analysefeld „Abteilung" in Spendesk zu erstellen, um es mit NetSuite-Abteilungen abzugleichen. Auf diese Weise wird Ihre Liste der Abteilungen aus NetSuite in Spendesk importiert.

Wir empfehlen, bestehende Genehmigungsabläufe in NetSuite zu deaktivieren und die von Spendesk zu verwenden, um Konflikte zu vermeiden. Da Sie Anfragen in Spendesk verarbeiten, ist es angemessener, Genehmigungsabläufe direkt innerhalb der Spendesk-Plattform einzurichten, bevor Zahlungen erfolgen. In bestimmten spezifischen Fällen kann es für Sie relevant sein, einen bestehenden Genehmigungsablauf in NetSuite mit einem obligatorischen Anfordererfeld in Ihren Standardformularen beizubehalten.

NetSuite erlaubt nicht das Erstellen von Rechnungen, Spesenabrechnungen oder Rechnungszahlungen mit dieser Art von Konten. Sie erhalten die folgende Fehlermeldung, wenn Sie es versuchen: „Invalid account reference key 535 for subsidiary 5."

Nur Konten vom Typ „Account payable" werden von NetSuite akzeptiert. Aus diesem Grund machen wir Konten vom Typ „Other current liability" nicht mehr als Kreditorenkonten in Spendesk verfügbar. Beachten Sie, dass „Other current liability"-Konten weiterhin unter Ausgabenkonten in Spendesk angezeigt werden.

Dies kann unabhängig von der Art der Ausgabe auftreten, die Sie exportieren möchten. Es ist oft damit verbunden, dass Sie das Überschreiben automatisch generierter Nummern in NetSuite nicht zugelassen haben. Um dies zu beheben, befolgen Sie bitte die Schritte:

Sobald dies erledigt ist, können Sie Ihren Export erneut versuchen. Sie sollten jetzt Berechtigungen haben, einen Wert für tranid festzulegen, und Ihr Export wird erfolgreich sein.

Ein NetSuite-Kreditor ist ein NetSuite-Element, in dem verschiedene Daten über einen Ihrer Lieferanten gespeichert sind, während das Kreditorenkonto das Buchungskonto ist, in dem die Verbindlichkeit im Zusammenhang mit diesem Lieferanten verbucht wird.

Formulare sind die Seiten, die zum Eingeben von Informationen in die NetSuite-Datenbank verwendet werden.

Im Wesentlichen definiert es die Felder, die beim Eingeben einer neuen Transaktion sichtbar sind. Beim Eingeben einer Rechnung ändern sich beispielsweise die sichtbaren Felder je nach ausgewähltem Formular.

Der „Standard"-Satz von Formularen, der mit einem NetSuite-Konto bereitgestellt wird, kann angepasst werden, um den Anforderungen besser zu entsprechen, aber die mögliche Anpassung ist ziemlich begrenzt. Aus diesem Grund können Sie auch verschiedene „benutzerdefinierte" Formulare erstellen und in NetSuite speichern. Das Formular, das zum Hochladen einer bestimmten Transaktion ausgewählt wird, ist das als „bevorzugtes Formular" für diese Art von Transaktion definierte: Es kann ein Standardformular oder ein benutzerdefiniertes Formular sein.

NetSuite bietet eine spezielle Funktion, um Ihnen beim Abgleich von Zahlungen am Monatsende zu helfen. Sie finden sie unter Transactions > Bank > Match Bank Data. Dort können Sie Ihren Kontoauszug hochladen, den Sie zuvor von Spendesk in Settings > Your Wallet > Account statements heruntergeladen haben.