Verbinden Sie Spendesk mit Sage 100 On-Premise mithilfe eines Integrators

Spendesk unterstützt eine native Integration mit Sage 100, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Verbindlichkeiten nahtlos zu exportieren und Ihre Buchhaltungsdaten zu synchronisieren.

Um Zugriff auf diese Integration mit Sage 100 zu erhalten, müssen Sie uns bitten, Ihnen vorab Zugriff zu gewähren. Bitte wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager oder Account Manager.

Dieser Verbindungsprozess gilt, wenn Ihre Sage 100-Lösung On-Premise gehostet wird, d.h. auf Ihren eigenen Servern. Wenn Sie Sage 100 auf einem Azure-Server hosten, lesen Sie bitte diesen spezifischen Artikel, um Spendesk mit Sage 100 Cloud (Sage Partner Cloud) zu verbinden.

Voraussetzungen:

Sie müssen Administrator in Sage 100 On-Premise sein.
Sie müssen von Ihrem Sage 100-Integrator unterstützt werden.
Sie müssen Kontoinhaber in Spendesk sein.
Ihre Version von Sage 100 muss mindestens Version 7 oder höher sein.
Überprüfen Sie, dass das .NET Framework 4.8 auf dem Server installiert ist, bevor Sie mit der Installation beginnen.
Sage 100 arbeitet mit Business Objects, und die Versionen von Sage 100 und Sage Business Objects müssen übereinstimmen.
Sie haben einen Windows-Benutzer, der Lese- und Schreibzugriff auf die SQL-Datenbank der Buchhaltungsdatei und auf die Sage 100-Datei hat.

Verbindungsschritte

Sobald Sie die Funktion von Spendesk gewährt bekommen haben, können Sie mit der Erstkonfiguration und Installation auf Sage 100 fortfahren und dann die Integration in Ihrem Spendesk-Konto wechseln.

Schritt 1 - Vorbereitung vor der Verbindung auf Sage 100

Diese Installation erfordert die Unterstützung Ihres Sage-Integrators. Stellen Sie sicher, dass Sie unseren Artikel über die Voraussetzungen für die Einrichtung der Integration mit Sage 100 On-Premise oder Sage 100 Cloud gelesen haben. Überprüfen Sie zunächst Ihre Sage-Version:

Über Ihr Konto in der Menüleiste > '?' > 'Über Sage 100 Buchhaltung ...'
Auf der Seite, die sich öffnet, finden Sie oben auf der Seite die Nummer Ihrer Sage-Versionen.

Jetzt können Sie mit dem Aufbau der Verbindung beginnen. Bitte folgen Sie den 5 Schritten, um einige wichtige Informationen abzurufen.

1. Finden Sie Ihren Datei- / Firmencode

Diese Information ist von Ihrer Sage 100-Instanz ganz oben auf Ihrer Seite in einer Menüleiste sichtbar. In der Mitte dieses 'Menü'-Banners sehen Sie den Firmencode, der der Name des Ordners ist, zum Beispiel in diesem Beispiel 'BIJOU'.

2. Rufen Sie die Nummer der analytischen Zone / des Plans ab

Um die Nummer der analytischen Zone / des Plans zu identifizieren, müssen Sie diese Schritte von Ihrer Sage 100-Instanz aus befolgen. Gehen Sie zu Structure > Cost charts:

Sie müssen den zu verbindenden analytischen Plan auswählen. Die Kennung ist einfach die Nummer des analytischen Plans in der Liste, wenn Sie sie einzeln zählen würden. Im folgenden Beispielkonto haben wir 4 mögliche analytische Pläne:

'Activité' = '1' (geben Sie die Nummer '1' ein, um den ersten analytischen Plan auszuwählen)
'Produits et services' = '2' (geben Sie die Nummer '2' ein, um den zweiten analytischen Plan auszuwählen)
und so weiter für andere analytische Pläne

3. Rufen Sie den Speicherort der Buchhaltungsdatei (.mae) ab

Gehen Sie von Ihrer Sage 100-Instanz zu 'Dateien' → 'Systemkonfiguration und Freigabe'. Wählen Sie dann, wie im Screenshot unten gezeigt, 'Buchhaltungsdatei' aus und kopieren Sie den Namen des Speicherorts des Sage 100-Datenordners und bewahren Sie ihn auf, um ihn später im Verbindungsformular auszufüllen. Stellen Sie sicher, dass der Zugriffstyp auf 'Mehrbenutzer' eingestellt ist.

4. Rufen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ab

Der Sage 100-Benutzername kann wie folgt abgerufen werden: Gehen Sie in Ihrem Sage 100-Konto zu 'Datei'→ 'Systemkonfiguration und Freigabe'. Wenn Sie den Benutzer 'Administrator' verwenden, geben Sie "<Administrator>" mit den '<>' ein.

Das Passwort des Sage-Benutzers ist das des oben genannten Benutzers. Es ist möglich, dass der erwähnte Benutzer kein Passwort hat. In diesem Fall lassen Sie dieses Feld leer.

5. Rufen Sie Ihren SQL Server-Benutzernamen und Ihr Passwort ab

Um diese Information zu finden, müssen Sie sich an Ihren Sage 100-Integrator wenden und ihn bitten, Ihnen die folgenden Informationen bereitzustellen:

Sage 100 SQL server username
Sage 100 SQL server password

Schritt 2 - Integration in Spendesk wechseln

Gehen Sie zu Spendesk und navigieren Sie zu Einstellungen > Buchhaltungseinrichtung und klicken Sie auf Integration wechseln.
Wählen Sie Sage 100 in der Dropdown-Liste.
Lesen Sie eine Erklärung darüber, was der Wechsel einer Buchhaltungsintegration bedeutet, die Anforderung, einen Sage 100-Integrator zu haben, und klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie auf Integration wechseln.

Schritt 3 - Spendesk mit Sage 100 verbinden

Folgen Sie den nächsten Schritten, um die Integration zu wechseln, und seien Sie sich der Auswirkungen bewusst, da wir Ihren Kontenplan aus Sage 100 importieren werden, und klicken Sie auf Weiter.
Klicken Sie dann auf Verbindung aufbauen.
Sie beginnen jetzt mit dem Verbindungsablauf. Sie müssen Privater Server und Ihren Speichertyp für Ihre unterstützten Belege aus Spendesk als PDF-Dokumente auswählen:
- Wählen Sie Ja, um PDFs als Filestreams in Sage zu speichern (über die Rechnung zugänglich).
- Wählen Sie Nein, um PDFs in einem Serverordner zu speichern.
Füllen Sie dann die anderen Felder aus, die für Ihre Sage 100-Instanz spezifisch sind, und klicken Sie auf Verbinden:
- SQL server name
- SQL database name
- Sage 100 username
- SQL server username
- SQL server password
- Sage 100 data folder path
Diese Integration erfordert die Installation eines lokalen Agenten auf Ihrem Server. Sie können ihn entweder herunterladen oder per E-Mail erhalten.
- Wenn Sie Administratorzugriff auf den Server/Computer haben, auf dem Ihre Software installiert ist, können Sie das Programm direkt herunterladen, indem Sie auf Herunterladen klicken.
- Wenn Ihre Software auf einem Server/Computer installiert ist, auf dem Sie keinen Administratorzugriff haben, können Sie das Programm per E-Mail an die Person oder Firma mit Administratorzugriff auf den Server/Computer senden, auf dem Ihre Software installiert ist, indem Sie auf Per E-Mail senden klicken.
Sie sollten die Datei erhalten haben und zurück zur Seite Buchhaltungseinrichtung in Spendesk weitergeleitet werden, wo Sie den Status Ihrer Verbindung sehen. In diesem Stadium ist die Verbindung inaktiv, deshalb zeigt die Meldung 'Server antwortet nicht' an.

Schritt 4 - Installation des lokalen Agenten auf Sage 100

Netzwerkvoraussetzungen:
Der lokale Agent muss mit mehreren Netzwerkressourcen kommunizieren, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre lokalen Firewall-Regeln, Routen und Zugriffskontrolllisten (ACLs) Datenverkehr auf diesen drei zulassen:

s3.eu-west-3.amazonaws.com (Port 80 und 443)
sqs.eu-west-3.amazonaws.com (Port 80 und 443)
api.chift.eu (Port 80 und 443)

Testen Sie Ihre Netzwerkverbindung, indem Sie Befehle wie telnet ausführen

➜  ~ telnet s3.eu-west-3.amazonaws.com 443 Trying 3.5.206.184... Connected to s3.eu-west-3.amazonaws.com. Escape character is '^]'.

Erforderliche Bibliotheken:

Das .NET Framework 4.8 MUSS auf dem Server/Computer installiert sein, auf dem der lokale Agent installiert wird. Es kann von der offiziellen Microsoft-Website heruntergeladen werden.

Sie können jetzt den Agenten auf dem Server installieren, auf dem Ihre Sage 100-Instanz läuft, und einfach die folgenden Schritte bis zur abgeschlossenen Installation befolgen.

Installation process:

Wir empfehlen Ihnen, die Installation direkt auf dem Server durchzuführen, auf dem Ihre Sage 100-Instanz läuft.

Nachdem Sie das Formular ausgefüllt und das ZIP-Archiv heruntergeladen haben, kopieren Sie zunächst das Archiv auf den Server, auf dem Sage 100 installiert ist.

Alle folgenden Schritte setzen voraus, dass Sie mit dem Server verbunden sind und dass alle Voraussetzungen überprüft wurden. Wenn Sie Zweifel haben, halten Sie hier an und stellen Sie sicher, dass die Anforderungen erfüllt sind, bevor Sie fortfahren.

Beginnen Sie damit, den Inhalt von Setup.zip zu extrahieren.

Darin finden Sie:

settings.json – dies ist eine Konfigurationsdatei (nicht öffnen oder bearbeiten).
Eine Reihe von ausführbaren Dateien zur Installation des Windows-Dienstes.

Wichtig: Verschieben Sie keine Dateien aus diesem Ordner. Alles ist so konzipiert, dass es direkt vom heruntergeladenen Speicherort aus funktioniert, um den Installationsprozess zu vereinfachen. Bitte versuchen Sie auch nicht, die JSON-Datei zu bearbeiten, da dies die Datei leicht beschädigen kann.

Starten Sie die ausführbare Datei, die zu Ihrer Sage-Version passt. Auf unserem Server, auf dem Sage 11.02 läuft, verwenden wir beispielsweise den v11.0-Installer.

Der erste Bildschirm fordert Sie auf, die Installationssprache auszuwählen. Wählen Sie die, mit der Sie am besten vertraut sind.

Auf dem nächsten Bildschirm fordert der Installer die Konfigurationsdatei an, die wir zuvor erwähnt haben. Die gute Nachricht ist, dass sie automatisch im selben Ordner wie der Installer erkannt wird, sodass Sie sie nicht manuell auswählen müssen.

Bestätigen Sie Ihre Sage-Version. Stellen Sie sicher, dass Sage 100 On-Premise ausgewählt ist.

Als Nächstes richten Sie die Verbindungen für Ihre Sage-Instanz ein. Alle derzeit auf dem Server verfügbaren Verbindungen werden aufgelistet.

Für jede Verbindung sehen Sie ihren Namen (z. B. Demo Sage / MyAccountingFolder). Dieser Name entspricht dem Verbindungsnamen, den Sie zuvor im Formular eingegeben haben, und identifiziert den entsprechenden Sage-Ordner.

Für jede Verbindung müssen Sie die Schaltfläche Durchsuchen verwenden, um die MAE-Datei auszuwählen, die mit diesem Ordner in Sage verknüpft ist.

Sobald Sie die MAE-Datei ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Popup-Fenster, in dem Sie nach dem Sage-Benutzer gefragt werden, der für die Interaktion mit Sage verwendet werden soll. Wir empfehlen dringend die Verwendung des Standardbenutzers <Administrator>.

Klicken Sie auf Bestätigen, um die Anmeldeinformationseinrichtung für diesen Ordner abzuschließen. Wenn Sie mehrere Verbindungen haben, füllen Sie diese Informationen für alle zu verbindenden Buchhaltungsordner aus, um sicherzustellen, dass alle Ordner ordnungsgemäß konfiguriert sind. Sobald alle Ordner konfiguriert sind, klicken Sie unten rechts auf Bestätigen, um fortzufahren.

Klicken Sie auf Weiter, um alle eingegebenen Informationen zu validieren. Der Installer wird nun den Zugriff auf jeden in der vorherigen Stufe konfigurierten Buchhaltungsordner überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist. Wenn Anmeldeinformationen von Sage nicht erkannt werden, klicken Sie auf MAE-Dateien auswählen, um zurückzugehen und sie vor dem Fortfahren zu aktualisieren.

Im folgenden Schritt müssen Sie das Windows-Benutzerkonto auswählen, das den Dienst ausführt. Dieses Konto wird auch verwendet, um Remote-Updates des Dienstes zu ermöglichen, sodass zukünftige Verbesserungen automatisch bereitgestellt werden können, ohne manuelle Eingriffe.

Wenn Ihre Sage-Dateien auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert sind, ist dieser Schritt obligatorisch - ohne ihn kann der Agent nicht ordnungsgemäß funktionieren.

Klicken Sie auf Weiter, um die Installation des Agenten abzuschließen.

Klicken Sie auf Installieren, um die Installation zu starten.

Wenn ein Bildschirm erscheint, der anzeigt, dass eine frühere Version des Installers vorhanden ist, bedeutet dies einfach, dass der Dienst gestoppt und aktualisiert wird. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Sobald die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. Alles sollte ordnungsgemäß eingerichtet sein.

Schritt 5 - Verbindung in Spendesk aktivieren

Jetzt sollten Sie bereit sein, sich bei Spendesk anzumelden und Ihre Stammdaten aus Sage 100 abzurufen. Gehen Sie zu Ihrer Buchhaltungseinrichtung in Spendesk und klicken Sie auf Buchhaltungseinstellungen aktualisieren. Dies ruft Ihre Stammdaten aus Sage 100 ab.

Wichtige Hinweise:

Wenn Sie zu Buchhaltungseinrichtung in Spendesk gehen und auf Buchhaltungseinstellungen aktualisieren klicken, werden Ihre Stammdaten aus Sage 100 abgerufen.
Wenn Sie mehrere Entitäten für diese Integration hinzufügen möchten, können Sie entweder den Installationsprozess des lokalen Agenten für jede Entität durchführen oder JSON-Dateien in eine JSON-Datei zusammenführen (echtes Zusammenführen, kein Textkopieren und -einfügen). Dies würde es ermöglichen, alle Entitäten auf einmal zu verbinden.
Wenn Sie Verbindungsprobleme haben, können Sie diesen speziellen Artikel lesen, der Ihnen einige Optionen zur Wiederverbindung mit Ihrem Server bietet.
Wechseln Sie nicht die Integration in Spendesk, während Sie sich im Installationsprozess auf Ihren Sage-Servern befinden, sonst wird Ihre Verbindung gelöscht.

Nächste Schritte

Sie können jetzt mit der Konfiguration von Spendesk beginnen, um die Sage 100-Buchhaltungseinrichtung zu verwenden.