Una vez que su cuenta de Spendesk esté conectada a su cuenta de Sage 100, extraeremos sus datos maestros de Sage 100 y le permitiremos usarlos en Spendesk. Siga estos pasos para configurar sus dimensiones analíticas, cuentas de IVA, diarios de compras, proveedores y empleados.
Pasos de configuración
Después de conectar exitosamente Spendesk a Sage 100, puede seguir estos pocos pasos para configurar su configuración contable.
Paso 1 - Configuración de diarios
Paso 1 - Configuración de diarios
Vaya a Spendesk en Configuración > Configuración contable y configure estos diarios de compras y bancarios. Spendesk exportará los gastos correspondientes a los diarios que configure aquí.
Paso 2 - Mapeo de campos analíticos
Paso 2 - Mapeo de campos analíticos
Navegue a Ajustes > Contabilidad. Todos sus planes analíticos de Sage 100 se listarán en la columna izquierda.
Para cada plan analítico que desee usar en Spendesk, haga clic en Seleccionar valor y elija un campo analítico. Este campo analítico de Spendesk se mapeará al plan analítico de Sage 100. Si necesita crear nuevos campos analíticos, puede hacerlo en Configuración > Organización > Campos analíticos.
Para los centros de costos, puede mapear los centros de costos de Sage 100 a los centros de costos de Spendesk, pero tenga en cuenta que no creamos automáticamente centros de costos en Spendesk. Necesitará crear los centros de costos manualmente en Spendesk. Asegúrese de que tengan exactamente el mismo nombre que tienen en Sage 100 - de esta manera Spendesk podrá relacionarlos automáticamente en la próxima actualización de configuración.
Paso 3 - Configuración del plan de cuentas
Paso 3 - Configuración del plan de cuentas
Navegue a Configuración > Plan de cuentas.
En la pestaña Cuentas bancarias, seleccione todas las cuentas.
En la pestaña Cuentas de gastos, puede desactivar ciertas cuentas de gastos que no se usarán en Spendesk.
En la pestaña Cuentas de IVA, verifique que todos sus códigos de IVA y códigos de inversión del sujeto pasivo se hayan extraído correctamente de Sage 100.
En la pestaña Cuentas de proveedores, puede elegir exportar compras con tarjeta y/o facturas a una cuenta por pagar genérica (es decir, 'Gastos Spendesk').
En la pestaña Cuentas de empleados, puede elegir exportar las solicitudes de reembolso de gastos de empleados a una cuenta por pagar genérica (es decir, 'Gastos Spendesk'). También puede configurar cuentas por pagar específicas para empleados específicos.
Paso 4 - Importación de proveedores y empleados
Paso 4 - Importación de proveedores y empleados
Importaremos sus proveedores y empleados de Sage 100 e intentaremos relacionarlos con sus proveedores y miembros existentes en Spendesk.
Si no existe un proveedor correspondiente, crearemos uno en Spendesk.
Si no existe un miembro correspondiente, no crearemos uno en Spendesk.
También como recordatorio, esta integración solo permite enviar cuentas por pagar preparadas a Sage 100. Spendesk no crea proveedores ni empleados en Sage 100.
Notas importantes:
Los centros de costes deben nombrarse en Spendesk exactamente de la misma manera que se nombran en Sage 100.
Para activar el mapeo de datos nuevamente, vaya a Ajustes > Contabilidad > Integración contable y haga clic en Actualizar configuración contable.
Próximos pasos
Cuando haya completado la configuración, estará listo para comenzar a exportar sus gastos y pagos a Sage 100.