Inicia sesión en tu cuenta NetSuite con tus credenciales de administrador (¡importante!).

En Setup>Company Information, busca tu ID de cuenta de NetSuite y guárdalo en algún lugar, ya que lo necesitarás más adelante en el proceso.

En Setup>Company>Enable Features, en la pestaña SuiteCloud, comprueba que estas casillas están habilitadas: SOAP Web Services y Token-based Authentication.

Instala el paquete de roles de integración de NetSuite Spendesk: Busca el paquete en Customization>SuiteBundler>Search & Install bundles>Advanced, busca el ID de cuenta de producción "5762887". En los resultados de la búsqueda selecciona "Spendesk native integration" y haz clic en "Install", se abrirá una página de vista previa, haz clic en Install de nuevo.

En Setup>Users/Roles>Manage Users selecciona el usuario que se utilizará para contabilizar gastos desde Spendesk a NetSuite y añade el siguiente rol para este usuario en la pestaña Access: "Spendesk native integration". Si el rol no aparece en el desplegable, espera unos minutos hasta que se instale el paquete.

En Setup>Integration>Manage Integrations>New crea una nueva integración para que Spendesk la use:

Haz clic en Guardar y asegúrate de desplazarte hacia abajo en la página resultante.

Mantén esta página abierta ya que sólo podrás ver tu ID de cliente y tu Client secret una vez. Puedes reutilizar el mismo ID de cliente y el mismo Client secret para conectar otras entidades de Spendesk a filiales de NetSuite, por lo que es posible que desees almacenarlos temporalmente en una ubicación segura.
NB: si en algún momento necesitas restablecer tu ID de Cliente y Client secret puedes hacer clic en editar en tu integración y luego hacer clic en Reset Credentials.

Ve a Spendesk e inicia el flujo de conexión con NetSuite.
​
Espera. ¿Has pensado en las transacciones no exportadas que no quieres ver en NetSuite? Te recomendamos que selecciones una fecha a partir de la cual todas las transacciones deben ser exportadas a NetSuite. Puedes exportar todas las transacciones antes de esta fecha manualmente a través de una exportación basada en archivo (entrada simple o doble entrada) o puedes utilizar la función de Bookkeeping Date. Establece la Bookkeeping Date en Settings>Accounting>Bookkeeping Date y todas las transacciones anteriores a esa fecha se ocultarán en la interfaz de usuario. Esto sólo se puede hacer mientras estés en una integración de contabilidad basada en archivos - una vez que te conectas a NetSuite esta fecha no se puede establecer o cambiar.
​
Una última cosa. La fecha a partir de la cual todas las transacciones deben ser exportadas a NetSuite también se aplica a las liquidaciones (y comisiones bancarias). Por favor, asegúrate de pagar todas las facturas y solicitudes de reembolso que ya han sido exportadas y descarga el diario bancario que contiene estas liquidaciones. No será posible exportar una liquidación a NetSuite si la factura o reclamación de gastos correspondiente no se ha exportado de forma nativa a NetSuite.

Copie tu ID de cuenta NetSuite, ID de cliente y secreto de cliente en el modal en Spendesk y haga clic en Conectar.

⚠️ Es absolutamente necesario que las letras de su ID de cuenta estén en minúsculas para que la conexión funcione.

DETÉNGATE AQUÍ HASTA QUE LEAS EL SIGUIENTE PUNTO

Inicia sesión en NetSuite con las credenciales del usuario que seleccionaste anteriormente (al que asignaste el rol) y selecciona el rol "Spendesk native integration" antes de hacer clic en Allow (permitir) (¡Importante!). Nota: la página que muestra NetSuite es contraintuitiva, asegúrate de que no esté conectando Spendesk con el rol de Administrador.

Aparecerá un modal de selección de filial - selecciona la filial de NetSuite a la que deseas conectarte.

Una vez conectado con éxito es el momento de comprobar que todos tus segmentos estándar y personalizados de NetSuite se asignan a un campo analítico en Spendesk. Comprueba cuáles de los segmentos Clase, Departamento, Ubicación, Categoría de gasto y personalizados deseas utilizar y crea un campo analítico para cada uno de ellos en Ajustes> Organización >Campos analíticos (o pida a su Gestor de incorporación de Spendesk que los cree). Al crear un campo analítico a través de la interfaz de usuario de Spendesk, al menos un valor es obligatorio: introduzca "X" y haga clic en "Crear el campo analítico"; a continuación, elimine el valor "X". No debe haber valores en el campo analítico - se extraerán automáticamente de NetSuite. Nunca se deben añadir valores a través de la interfaz de usuario de Spendesk (excepto Centros de Coste en Configuración>Centros de Coste). Sólo los valores que la integración extrae de NetSuite se pueden utilizar para las exportaciones.
​Nota: No nombre un campo personalizado como Equipo.

Asigna los campos analíticos de Spendesk recién creados a los segmentos de NetSuite correspondientes en Ajustes> Organización> Campos analíticos. Nota: Para Clase, Departamento y Ubicación el diálogo de mapeo preguntará si el campo debe ser exportado en cada partida, en el cuerpo de la transacción o en ambos:

Puedes comprobarlo en tu cuenta NetSuite accediendo a Setup>Accounting>Accounting Preferences. Si la casilla ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS está marcada, este segmento debe exportarse en cada partida. De lo contrario (sin marcar) - en el cuerpo de la transacción. Nota: si la opción ALLOW PER-LINE LOCATIONS no está visible, significa que está marcada y oculta.

Los segmentos personalizados (distintos de Clase, Departamento y Ubicación) se envían tanto en el cuerpo de la transacción como repetidos en cada elemento de línea.
​Nota: Recomendamos no asignar los centros de coste de Spendesk a los departamentos de NetSuite al principio. Crea un campo analítico Departamento y asígnalo al Departamento de NetSuite. Si el cliente utiliza Centros de coste, estos deben crearse manualmente en Spendesk. Dado que cada centro de coste tiene que tener un flujo de aprobación definido, la integración no es capaz de crear centros de coste automáticamente. Si el campo Centro de costes se asigna a un campo personalizado de NetSuite (por ejemplo, Departamento), Spendesk intentará hacer coincidir los Centros de costes en Spendesk con los Departamentos en NetSuite. Por eso es importante que los centros de costes en Spendesk se denominen exactamente igual que los Departamentos en NetSuite.

Nota: Los segmentos personalizados en NetSuite tienen valores anidados. Por ejemplo, si un departamento se llama Marketing con parent = Francia : Operaciones, entonces el valor correcto para el centro de coste en Spendesk es Francia : Operaciones : Marketing.

Ahora, haz clic en Refresh accounting settings en Ajustes>Contabilidad>Integración contable. Esto arrastrará los valores existentes de los segmentos desde NetSuite a los campos analíticos en Spendesk. En otras palabras, no es necesario rellenar manualmente los valores de los campos analíticos en Spendesk - se rellenarán automáticamente una vez que la asignación esté en su lugar.

Para cada segmento personalizado no estándar (es decir, distinto de Clase, Departamento, Categoría de gasto y Ubicación) que desees que admita Spendesk, concede los siguientes permisos a "Spendesk native integration" en Customization>Lists, Records, & Fields>Custom Segments:

Configura tus cuentas bancarias navegando a Ajustes>Plan contable>Cuentas bancarias.

Si deseas que tus compras con tarjeta se exporten bajo un proveedor específico (por ejemplo, Varios o Spendesk), puedes configurarlo en Ajustes>Contabilidad>Integración contable, activando el conmutador "default vendor" y seleccionando el proveedor de NetSuite correspondiente:

Si algunos de tus proveedores de Spendesk no se han asignado automáticamente a un proveedor de NetSuite, puedes seleccionar manualmente un proveedor de NetSuite en la lista desplegable en Ajustes>Cuentas por pagar.
​