Configurar Spendesk para usar la configuración contable de NetSuite

Una vez conectado exitosamente, puede verificar que todos sus segmentos estándar y personalizados de NetSuite estén mapeados a un campo analítico en Spendesk. Verifique cuáles de Class, Department, Location, Expense Category y segmentos personalizados desea utilizar y cree un campo analítico para cada uno de ellos en Ajustes > Organización > Campos analíticos (o solicite a su Onboarding Manager de Spendesk que los cree). Al crear un campo analítico a través de la interfaz de Spendesk, al menos un valor es obligatorio - introduzca "X" y haga clic en Crear camo analítico, luego elimine el valor "X". No debe haber valores en el campo analítico - se extraerán automáticamente desde NetSuite. Nunca se deben agregar valores a través de la interfaz de Spendesk (excepto Cost Centers en Settings > Cost centers). Solo los valores que la integración extrae de NetSuite pueden utilizarse para las exportaciones.
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​Nota: No nombre un campo personalizado Team.
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Mapee los campos analíticos de Spendesk recién creados a los segmentos correspondientes de NetSuite en Ajustes > Organización > Campos analíticos.
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​Nota: Para Class, Department y Location, el diálogo de mapeo preguntará si el campo debe exportarse en cada línea, en el cuerpo de la transacción o ambos:
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Puede verificar esto en su cuenta de NetSuite navegando a Setup > Accounting > Accounting Preferences. Si la casilla correspondiente ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS está marcada, entonces este segmento debe exportarse en cada línea. De lo contrario (desmarcada) - en el cuerpo de la transacción.

Nota: si ALLOW PER-LINE LOCATIONS no es visible, significa que está marcada y oculta.
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Los segmentos personalizados (distintos de Class, Department y Location) se envían tanto en el cuerpo de la transacción como repetidos en cada línea.
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​Nota: Recomendamos no mapear los Cost centers de Spendesk a los Departments de NetSuite al principio. Cree un campo analítico Department y mapéelo al Department de NetSuite. Si el cliente utiliza Cost centres, deben crearse manualmente en Spendesk. Dado que cada centro de costos debe tener un flujo de aprobación definido, la integración no puede crear centros de costos automáticamente. Si el campo Cost center está mapeado a un campo personalizado de NetSuite (por ejemplo, Department), entonces Spendesk intentará hacer coincidir los Cost centers en Spendesk con los Departments en NetSuite. Por eso es importante que los centros de costos en Spendesk se nombren exactamente igual que los Departments en NetSuite.
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Nota: Los segmentos personalizados en NetSuite tienen valores anidados. Por ejemplo, si un departamento se llama Marketing con parent = France : Operations, entonces el valor correcto para el centro de costos en Spendesk es France : Operations : Marketing.

Ahora, haga clic en Actualizar configuración contable en Ajustes > Contabilidad > Integración contable. Esto extraerá los valores existentes de los segmentos desde NetSuite a los campos analíticos en Spendesk. En otras palabras, no necesita rellenar manualmente los valores de los campos analíticos en Spendesk - se rellenarán automáticamente una vez que esté en su lugar un mapeo.

Para cada segmento personalizado no estándar (es decir, distinto de Class, Department, Expense Category y Location) que desee que Spendesk soporte, otorgue los siguientes permisos a 'Spendesk native integration' en Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments:
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Para que podamos utilizar sus cuentas (cuentas de gastos, cuentas por pagar, etc.), la casilla ELIMINATE INTERCOMPANY TRANSACTIONS debe estar desactivada.

Otros segmentos personalizados de NetSuite (campos) también pueden extraerse de NetSuite cuando se activa el interruptor de función correspondiente. Estos segmentos personalizados aparecen junto a Class, Department, Location y Expense Category en Ajustes > Contabilidad > Mapeo.
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Al mapear un campo a Class, Department o Location, es necesario indicar si deben enviarse en cada línea o en el cuerpo de la transacción (o ambos) del Vendor Bill/Expense Report. Los clientes generalmente saben qué configuración necesitan, de lo contrario esto puede verificarse creando una nueva Bill en NetSuite y seleccionando Standard Vendor Bill en el campo Custom Form.
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Una vez que un campo analítico se mapea a un segmento personalizado o estándar de NetSuite, en el siguiente Actualizar configuración contable extraeremos los valores del segmento desde NetSuite al campo analítico correspondiente de Spendesk.
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Si un campo analítico está mapeado al Department de NetSuite, extraeremos la lista de departamentos a ese campo analítico. Si este campo analítico contenía algunos valores antes de Refreshing accounting settings, entonces intentaremos hacer coincidir los valores provenientes de NetSuite (por ejemplo, departamentos) con los valores en el campo de Spendesk.
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Para cada segmento personalizado no estándar (es decir, distinto de Class, Department, Location y Expense Category) que desee que Spendesk soporte, otorgue los siguientes permisos a 'Spendesk native integration' en Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments: