Una vez conectado, se inicia un proceso asíncrono para extraer tus cuentas de NetSuite a Spendesk. Esta es la lista de cuentas que Spendesk puede extraer de NetSuite:

🚀 Si necesitas editar tus cuentas, por favor procede desde NetSuite, luego Spendesk extraerá los cambios.

El equivalente de un proveedor en Spendesk es un vendor en NetSuite. Extraemos la lista de los vendedores accesibles por la filial seleccionada de NetSuite.

Tratamos de hacer coincidir cada vendor con un proveedor existente de Spendesk. Utilizamos una coincidencia exacta que no distingue entre mayúsculas y minúsculas en el nombre del proveedor/vendor y en el nombre del proveedor/ID de la empresa del vendor. Si se encuentra una coincidencia, el ID de vendor interno de NetSuite se guarda con el proveedor de Spendesk. Una coincidencia se indica en la página Configuración>Cuentas por pagar con una casilla de verificación verde y un enlace a la página del vendor en NetSuite.

Si no hay ningún proveedor de Spendesk que coincida con un vendor de NetSuite determinado, entonces creamos un nuevo proveedor de Spendesk y lo asignamos al vendor de NetSuite. Cuando creamos un nuevo proveedor en Spendesk, se asigna automáticamente al proveedor desde el que se crea.

Si tienes cuentas de proveedor ("_accountsPayable", "_otherCurrentLiability") en NetSuite que no están vinculadas a ningún Vendor, las importaremos a Spendesk sin asignarlas a un Vendor en Spendesk para que puedas seguir seleccionándolas al preparar tus cuentas.

Los proveedores existentes de Spendesk que no fueron asignados a ningún vendor de NetSuite permanecen en la base de datos de proveedores en Ajustes>Cuentas por pagar con un estado "No asignado". Este estado se indica en la página Ajustes>Cuentas por pagar con un pictograma de un reloj en blanco y un aviso.

Es posible que más de un proveedor esté asignado al mismo vendor (lo que significa que tienen el mismo nombre).

Vendors en NetSuite están asociados a una filial principal y a una lista de filiales secundarias. Spendesk extrae vendors en ambos casos - cuando la filial seleccionada es primaria y cuando está en la lista de filiales secundarias.

Es posible cambiar manualmente el proveedor/vendor asignandolo en Ajustes>Cuentas por pagar>Detalles del proveedor:

La modificación de una asignación proveedor/vendor existente sólo es posible si el vendor seleccionado actualmente ya está asignado a otro proveedor. En otras palabras, si dos (o más) proveedores de Spendesk están asignados al mismo vendor, entonces es posible cambiar esta asignación. Por el contrario, si un vendor sólo tiene asignado un proveedor de Spendesk, no es posible cambiar esta asignación. La razón de esta restricción es evitar que se creen proveedores no asignados con la siguiente actualización de la configuración de contabilidad.

La integración nativa de NetSuite te permite definir los proveedores por defecto que se utilizarán para las compras con tarjeta - proveedores típicamente llamados "Misceláneos". En la página Ajustes>Contabilidad puedes activar proveedores predeterminados para tarjetas físicas, para tarjetas de compra única y para tarjetas de suscripción. Una vez activado el proveedor por defecto con un conmutador, deberás seleccionar el vendor de NetSuite que deseas utilizar para todos los pagos y liquidaciones realizados con este tipo de tarjeta cuando se exporten a NetSuite.

Para cada miembro de Spendesk que pertenece al monedero, intentamos encontrar un empleado de NetSuite correspondiente. Intentamos hacer coincidir cada miembro de Spendesk con un empleado de NetSuite utilizando su dirección de correo electrónico o, si no hay dirección de correo electrónico en NetSuite, su nombre y apellidos. Si se encuentra una coincidencia, Spendesk almacena sólo el ID de NetSuite del empleado coincidente (no se almacena ninguna otra información personal). Este ID se utilizará al exportar las solicitudes de reembolso de gastos a NetSuite. Una coincidencia se indica en el modal del miembro con una casilla de verificación verde y un enlace al registro del empleado coincidente en NetSuite.

De la misma manera que para los proveedores, aunque no podamos mapearlas, importamos las cuentas de NetSuite "_accountsPayable" y "_otherCurrentLiability" a tus "cuentas de empleados", para que puedas hacer un mapeo manual si es necesario.

Hay 3 segmentos estándar (campos) en NetSuite - Clase, Departamento y Ubicación (Class, Department and Location). Estos tres campos son compatibles por defecto cuando se cambia a la integración de NetSuite. Los campos analíticos de Spendesk o el campo del centro de costes se pueden asignar a estos segmentos de NetSuite.

Además, la categoría de gastos (utilizada para crear informes de gastos en NetSuite) se añade a la lista de segmentos personalizados de NetSuite en Spendesk, para que pueda asignarse a un campo analítico.

Otros segmentos personalizados de NetSuite (campos) también se pueden extraer de NetSuite cuando se activa la función correspondiente. Estos segmentos personalizados aparecen junto a Clase, Departamento, Ubicación y Categoría de gasto en Ajustes>Contabilidad>Campos analíticos.

Al asignar un campo a Clase, Departamento o Ubicación, es necesario indicar si deben enviarse en cada partida o en el cuerpo de la transacción (o ambos) de la Factura de proveedor/Informe de gastos. Normalmente los clientes saben qué configuración necesitan, de lo contrario esto se puede comprobar creando una nueva factura (Bill) en NetSuite y seleccionando Standard Vendor Bill en el campo Formulario Personalizado.

Una vez que un campo analítico se asigna a un segmento estándar o personalizado de NetSuite, en la siguiente actualización de la configuración contable, extraeremos los valores del segmento de NetSuite al campo analítico de Spendesk correspondiente. Por ejemplo, si un campo analítico se asigna al Departamento de NetSuite, extraeremos la lista de departamentos en ese campo analítico. Si este campo analítico contenía algunos valores antes de actualizar la configuración contable, intentaremos hacer coincidir los valores procedentes de NetSuite (por ejemplo, departamentos) con los valores del campo de Spendesk.

Los valores coincidentes obtendrán un ID interno de NetSuite almacenado en la base de datos.

Los valores que no coincidan con ningún valor de NetSuite permanecerán en el campo analítico pero no podrán utilizarse para exportar cuentas a pagar a NetSuite. Por eso se recomienda empezar con un campo analítico vacío y dejar que se rellene con valores de NetSuite.

Los centros de coste se gestionan de forma diferente a los campos analíticos. Puesto que un centro de costes tiene un propietario y un copropietario definidos, la integración no puede crear nuevos centros de costes automáticamente. Si los centros de coste se asignan con Departamento, intentaremos hacer coincidir los departamentos procedentes de NetSuite con los centros de coste en Spendesk.

Los valores coincidentes obtendrán un ID interno de NetSuite almacenado en la base de datos.

Los valores que no coincidan con ningún valor de NetSuite no se podrán utilizar para exportar débitos a NetSuite. No se crearán nuevos centros de coste.

N.B.: Los campos personalizados en NetSuite tienen valores anidados. Por ejemplo, si un departamento se llama Marketing con parent = Francia : Operaciones, entonces el valor correcto para el centro de coste en Spendesk es Francia : Operaciones : Marketing.

Para cada segmento personalizado no estándar (es decir, distinto de Clase, Departamento, Ubicación y Categoría de gasto) que desees que admita Spendesk, concede los siguientes permisos a "Spendesk native integration" en Customization>Lists, Records, & Fields>Custom Segments: