La integración de Spendesk RRHH te permite vincular Spendesk a una herramienta de RRHH (como Personio, HiBob, Workday, BambooHR, Payfit, Lucca, Deel y más) para gestionar usuarios en Spendesk automáticamente. Esto incluye:
Crear miembros en Spendesk tal y como aparecen en la herramienta de RRHH.
Actualizar los detalles del usuario para sincronizar cosas como la dirección de correo electrónico, el nombre y los detalles de la cuenta bancaria.
Archivar miembros que ya no son empleados "activos" en la herramienta de RRHH.
¿Cuáles son los requisitos?
Se necesitan ciertos requisitos para poder configurar la integración:
Esta función está disponible para los usuarios de los planes Scale y Premium.
Necesitas ser Propietario de Cuenta, Administrador o Controlador en Spendesk para gestionar la integración.
Necesitarás acceso de Administrador a tu herramienta de RRHH (necesario para obtener las Claves API para la conexión).
¿Cómo se configura?
🚨 Si tienes varias entidades Spendesk tendrás que seguir estos pasos para cada entidad.
Para configurar la integración nativa, debes seguir estos pasos:
1. Conexión
Para conectar Spendesk con tu herramienta de RRHH y autorizar el acceso a tu plataforma, tienes que:
a) Ir a Ajustes> Integraciones.
b) Selecciona tu herramienta de RRHH entre las opciones y haz clic en Conectar.
c) Sigue las instrucciones para conectar y autenticar la integración. Esto requerirá:
Revisar los datos a los que Spendesk tendrá acceso.
Proporcionar los detalles de autenticación (clave API).
Confirmar la conexión.
➡️ Algunas herramientas de RRHH pueden tener sus propios pasos específicos:
Herramienta RRHH | Pasos a seguir |
Personio |
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BambooHR |
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HiBob |
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Workday |
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Deel |
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Payfit |
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Lucca HR |
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Para cualquier otra herramienta de RRHH, por favor encuentra aquí una lista de información útil, y si tienes alguna pregunta o problema, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.
Si la conexión se ha realizado correctamente, volverás a la pantalla de integraciones de Spendesk y la integración se marcará como "A la espera de acciones". Ahora está conectada a tu herramienta de RRHH, pero no empezará a gestionar usuarios hasta que esté completamente configurada.
2. Configuración:
Ahora que la integración está conectada a tu cuenta de Spendesk, necesitas completar la configuración, y funcionará de acuerdo a tus especificaciones.
Desde Ajustes> Integraciones y API> Tu tarjeta de herramienta de RRHH, verás el estado "A la espera de acciones".
Seleccionar empleados:
⚠️ Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta mientras configuras tu integración es controlar qué miembros debe manejar en el sistema de RRHH.
Puedes seleccionar Todos los empleados o la opción Filtro personalizado para definir reglas de filtrado adicionales sobre los datos que Spendesk puede ver.
Normalmente, esto se basará en la ubicación de trabajo del empleado. Por ejemplo, si se encuentra en el Reino Unido, es posible que desee configurar la integración en su entidad Spendesk del Reino Unido para incluir a este usuario. Para tus otras entidades de Spendesk, querrás excluirlos.
Los filtros pueden contener una lista de valores separados por comas, por ejemplo
Lugar de trabajo:
Remoto,Londres,Paris
➡ ¡Atención! En algunos casos excepcionales, cuando los filtros no sean suficientes para capturar ciertas situaciones, por ejemplo, usuarios que deban existir en varias entidades, será necesario crearlos manualmente.
Una vez que estés satisfecho con tu configuración, pulsa el botón "Guardar y aplicar" y se te presentará una vista previa de tu configuración para que la confirmes. Una vez confirmada, la integración cambiará a "Conectado".
Ten en cuenta que la integración puede tardar algún tiempo en inicializarse la primera vez, dependiendo del número de empleados que deban procesarse.
🚨 Por defecto, la integración sólo gestiona empleados con el estado Activo y fecha_finalización vacía o en el futuro.
3. Desconexión:
Si quieres que la integración deje de procesar usuarios, sólo tienes que pulsar el botón Desconectar. Esto simplemente evitará que la integración realice más creaciones/actualizaciones en los usuarios, pero no tendrá ningún efecto en los usuarios ya existentes en Spendesk.
➡️ Para reanudar, tendrás que completar todos los pasos de nuevo.
¿Cómo puedo ver el estado de la integración?
Una vez que la integración esté activa, notarás algunos cambios en las siguientes pantallas que te ayudarán a entender cómo la integración está gestionando a tus miembros.
Tarjeta de integración
En Ajustes > Integraciones verás el estado de tu integración de RRHH. Si aparece como "Conectado", significa que está intentando sincronizar a los afiliados.
Si hay algún problema en la conexión entre Spendesk y tu herramienta de RRHH, el estado de esta tarjeta cambiará para reflejar el error.
Miembros activos
En la página Ajustes > Miembros verás ahora avisos para informarte de que los miembros están siendo gestionados activamente:
Algunos campos de los usuarios gestionados también se desactivarán y sólo podrán ser modificados por la integración. Esto es para evitar que los usuarios actualicen campos que serán sobrescritos por la integración, ya que consideramos los datos de la herramienta de RRHH como la fuente de verdad.
Adicionalmente, una nueva columna "Estado de RRHH" mostrará qué usuarios están gestionados o no:
El símbolo verde representa un usuario que está siendo gestionado activamente por la integración
El símbolo naranjo muestra un usuario que fue gestionado previamente por la integración, pero debido a un cambio en los Ajustes ya no es gestionado (por ejemplo, el filtro de usuario fue cambiado y ya no coincide).
El símbolo blanco muestra un usuario gestionado manualmente, la integración no lo actualizará.
Miembros invitados
Todos los miembros invitados por la integración aparecerán en la pestaña "invitados" de forma normal y recibirán una invitación para incorporarse. Una vez que lo hayan hecho, aparecerán en la pestaña "activos".
Miembros archivados
Los miembros que han sido eliminados por ser empleados "inactivos" en la herramienta de RR.HH. pueden encontrarse en la pestaña "archivados":