La integración de Spendesk RRHH te permite vincular Spendesk a una herramienta de RRHH (como Personio, HiBob, Workday, BambooHR, Payfit, Lucca, Deel y más) para gestionar usuarios en Spendesk automáticamente. Esto incluye:

Crear miembros en Spendesk tal y como aparecen en la herramienta de RRHH.
Actualizar los detalles del usuario para sincronizar cosas como la dirección de correo electrónico, el nombre y los detalles de la cuenta bancaria.
Archivar miembros que ya no son empleados "activos" en la herramienta de RRHH.

¿Cuáles son los requisitos?

Se necesitan ciertos requisitos para poder configurar la integración:

Esta función está disponible para los usuarios de los planes Scale y Premium.
Debes ser Propietario de la Cuenta o Administrador en Spendesk para gestionar la integración.
Necesitarás acceso de Administrador a tu herramienta de RR.HH. (es necesario para obtener las claves API para la conexión).
Debes usar un correo electrónico profesional o de trabajo para los empleados en tu herramienta de RR.HH. (ya que es como hacemos la coincidencia con Spendesk).

¿Cómo se configura?

🚨 Si tienes varias entidades Spendesk tendrás que seguir estos pasos para cada entidad.

Para configurar la integración nativa, debes seguir estos pasos:

1. Conexión

Para conectar Spendesk con tu herramienta de RRHH y autorizar el acceso a tu plataforma, tienes que:

a) Ir a Ajustes> Integraciones.

b) Selecciona tu herramienta de RRHH entre las opciones y haz clic en Conectar.

c) Sigue las instrucciones para conectar y autenticar la integración. Esto requerirá:

Revisar los datos a los que Spendesk tendrá acceso.
Proporcionar los detalles de autenticación (clave API).
Confirmar la conexión.

➡️ Algunas herramientas de RRHH pueden tener sus propios pasos específicos:

Herramienta RRHH	Pasos a seguir
Personio	Obtén tu subdominio de tu URL de Personio con el formato https://subdominio.personio.de. Como Administrador de Personio, abre la página del marketplace en Personio y haz clic en "Conectar" en la esquina superior derecha. Selecciona la opción superior "Generar nueva credencial API" y confirma. Copia el ID de Cliente y el Client Secret generados en el cuadro de diálogo de conexión de Spendesk cuando se te solicite.
BambooHR	Obtén tu subdominio de tu URL de BambooHR con el formato https://subdomain.bamboohr.com. Como administrador de BambooHR, crea y recupera una clave API de BambooHR según esta guía.
HiBob	Primero, crea un usuario de servicio en HiBob, o en Ajustes > Integraciones y utiliza la búsqueda para encontrar Usuarios de Servicio (consulta la documentación de HiBob aquí para más detalles). Selecciona Nuevo Usuario de Servicio y dale un nombre único (ej. Integración con Spendesk). Se te proporcionará un ID y un token, por favor anótalos en un lugar seguro. Crea un nuevo Grupo de Permisos a través de Ajustes > Cuenta > Grupos de Permisos. Asigna un nombre al Grupo (por ejemplo, Integración con Spendesk) y ajusta los permisos en la pestaña "Datos de personas"; los requisitos exactos se mostrarán en el cuadro de diálogo de flujo de conexión. Por favor, sigue las instrucciones. Añade el usuario de servicio que creaste anteriormente al nuevo grupo de permisos. Vuelve a Spendesk y completa el flujo de conexión.
Workday	Como administrador, inicia sesión en Workday y utiliza la barra de búsqueda para buscar View API Clients. Anota el REST API Endpoint de Workday. A continuación, busca Crear usuario del sistema de integración y dale un nombre de usuario y una contraseña. A continuación, debes ajustar los permisos necesarios; te recomendamos que sigas esta completa guía.
Deel	Verifica que tu cuenta es Administrador de Organización a través de la pantalla de Ajustes de Organización o configúrala según esta guía.
Payfit	Si eres Administrador en Payfit, por favor sigue el flujo de conexión. Podrás autorizar la conexión utilizando tu cuenta.
Lucca HR	Identifica tu dominio Lucca a partir de tu URL, en este caso "ejemplo": https://example.ilucca.net. Como administrador, inicia sesión en Lucca y pulsa el botón de engranaje de la parte superior derecha. Localiza la opción "Claves API" en la sección "Autenticación, SSO y API". Si no está visible, no tienes el usuario administrador correcto. Haz clic en el botón "Generar clave de API" para crear una clave de API y darle un nombre (por ejemplo, Integración de Spendesk). Haz clic en Generar clave de API y copia el valor de tu nueva clave de API. Vuelve a Spendesk y completa el flujo de conexión, proporcionando el dominio y la clave API cuando se te pida.

Para cualquier otra herramienta de RRHH, por favor encuentra aquí una lista de información útil, y si tienes alguna pregunta o problema, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.

Si la conexión fue exitosa, serás redirigido a la pantalla de integraciones en Spendesk y se te mostrará el siguiente cuadro de diálogo mientras realizamos una sincronización inicial y obtenemos los datos necesarios para permitirte configurar la integración más a fondo. No se realizarán cambios en Spendesk en este momento.

Una vez que se complete, la integración se marcará como "Acciones pendientes". Ahora está conectada a tu herramienta de RR.HH., pero no comenzará a gestionar usuarios hasta que esté completamente configurada.

2. Configuración:

Ahora que la integración está conectada a tu cuenta de Spendesk, necesitas completar la configuración, y funcionará de acuerdo a tus especificaciones.

Desde Ajustes> Integraciones y API> Tu tarjeta de herramienta de RRHH, verás el estado "A la espera de acciones".

Seleccionar empleados:

⚠️ Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta mientras configuras tu integración es controlar qué miembros se debe manejar en el sistema de RRHH.

Puedes seleccionar Todos los empleados o la opción Filtro personalizado para definir reglas de filtrado adicionales sobre los datos que Spendesk puede ver.

Normalmente, esto se basará en la ubicación de trabajo del empleado. Por ejemplo, si se encuentra en el Reino Unido, es posible que desee configurar la integración en su entidad Spendesk del Reino Unido para incluir a este usuario. Para tus otras entidades de Spendesk, querrás excluirlos.

Cada menú desplegable contendrá una lista de valores de filtro tomados de tus datos de RR.HH. Selecciona aquellos que coincidan con los usuarios que deseas que se asignen a esta entidad de Spendesk.

➡ ¡Atención! En algunos casos excepcionales, cuando los filtros no sean suficientes para capturar ciertas situaciones, por ejemplo, usuarios que deban existir en varias entidades, será necesario crearlos manualmente.

A continuación, también puedes decidir si deseas que Spendesk elimine automáticamente a los empleados inactivos. Por ejemplo, si un empleado alcanza su fecha de terminación y se vuelve 'inactivo' en tus datos de RR.HH., podemos eliminarlo del sistema automáticamente. Esto está deshabilitado por defecto, pero se puede habilitar aquí.

Una vez que estés satisfecho con tu configuración, pulsa el botón "Guardar y aplicar" y se te presentará una vista previa de tu configuración para que la confirmes.

Esto destacará a cualquier usuario que se vea específicamente afectado por la integración, como los usuarios existentes que ahora están gestionados, nuevas invitaciones y cualquier usuario eliminado o archivado.

Una vez confirmada, la integración cambiará a "Conectado".

Ten en cuenta que la integración puede tardar algún tiempo en inicializarse la primera vez, dependiendo del número de empleados que deban procesarse.

3. Desconexión:

Si quieres que la integración deje de procesar usuarios, sólo tienes que pulsar el botón Desconectar. Esto simplemente evitará que la integración realice más creaciones/actualizaciones en los usuarios, pero no tendrá ningún efecto en los usuarios ya existentes en Spendesk.

➡️ Para reanudar, tendrás que completar todos los pasos de nuevo.

¿Cómo puedo ver el estado de la integración?

Una vez que la integración esté activa, notarás algunos cambios en las siguientes pantallas que te ayudarán a entender cómo la integración está gestionando a tus miembros.

Tarjeta de integración

En Ajustes > Integraciones verás el estado de tu integración de RRHH. Si aparece como "Conectado", significa que está intentando sincronizar a los afiliados.

Si hay algún problema en la conexión entre Spendesk y tu herramienta de RRHH, el estado de esta tarjeta cambiará para reflejar el error.

Miembros activos

En la página Ajustes > Miembros verás ahora avisos para informarte de que los miembros están siendo gestionados activamente:

Algunos campos de los usuarios gestionados también se desactivarán y sólo podrán ser modificados por la integración. Esto es para evitar que los usuarios actualicen campos que serán sobrescritos por la integración, ya que consideramos los datos de la herramienta de RRHH como la fuente de verdad.

Adicionalmente, una nueva columna "Estado de RRHH" mostrará qué usuarios están gestionados o no:

El símbolo verde representa un usuario que está siendo gestionado activamente por la integración
El símbolo naranjo muestra un usuario que fue gestionado previamente por la integración, pero debido a un cambio en los Ajustes ya no es gestionado (por ejemplo, el filtro de usuario fue cambiado y ya no coincide).
Un espacio en blanco muestra un usuario gestionado manualmente, la integración no lo actualizará.

Miembros invitados

Todos los miembros invitados por la integración aparecerán en la pestaña "invitados" de forma normal y recibirán una invitación para incorporarse. Una vez que lo hayan hecho, aparecerán en la pestaña "activos".

Miembros archivados

Los miembros que han sido eliminados por ser empleados "inactivos" en la herramienta de RR.HH. pueden encontrarse en la pestaña "archivados":

¿Qué hacer si mi herramienta no está disponible?

Si no puedes ver tu herramienta de RR.HH. en Configuración > Integraciones, comunícate con tu contacto de servicio al cliente o envía una solicitud a través del formulario en el producto en la página de integraciones:

Estamos trabajando activamente en agregar más herramientas y estamos interesados en colaborar contigo para satisfacer tus necesidades.