Mensajes de error y preguntas frecuentes sobre la integración de NetSuite

La instalación de nuestro paquete debería establecer automáticamente los formularios de transacción estándar como formularios preferidos para el rol "Spendesk native integration".

Estos son los formularios que le aconsejamos elegir, ya que nuestra integración ha sido diseñada para garantizar la compatibilidad completa con ellos. El paquete establece los siguientes cinco formularios como preferidos:

Lo que hemos notado es que a veces no hay un formulario preferido configurado para Facturas, lo que significa que nuestras exportaciones utilizan de forma predeterminada algún formulario personalizado. Verifique que el formulario Standard Vendor Bill esté establecido como preferido para Facturas. Para acceder a él, vaya a Setup > Users/Roles > Manage Roles > "Spendesk native integration".

A veces, los formularios estándar están inactivos y NetSuite no designa un formulario como preferido para "Spendesk native integration". Esto puede causar que las exportaciones fallen. Puede hacer que los formularios estándar estén activos nuevamente y designarlos como preferidos para el rol "Spendesk native integration", o hacer que otros formularios personalizados sean preferidos.

Los formularios estándar no se pueden personalizar a nivel de formulario (es decir, ingresando a la configuración del formulario en sí). Sin embargo, es posible editar la configuración de los campos Clase, Departamento y Ubicación para decidir si estos campos deben ser obligatorios u opcionales para los formularios estándar, o si los desea a nivel de línea. Otros segmentos personalizados se pueden aplicar a los formularios de transacción ya sea a nivel de cuerpo/transacción o a nivel de línea (consulte la sección "verificar que el nivel de mapeo sea el esperado" para más detalles sobre el nivel de cuerpo y el nivel de línea).

Estas limitaciones sobre cómo se pueden personalizar los formularios estándar hacen que muy a menudo se creen formularios personalizados en NetSuite (por ejemplo, "Spendesk - Vendor Bill") con campos específicos. Sin embargo, Spendesk no puede adaptarse a cada formulario personalizado creado.

Las siguientes son las únicas cuatro personalizaciones que admitimos para las exportaciones de NetSuite:

Una vez configuradas estas opciones, se aplicarán a las 5 transacciones exportadas: Facturas, Notas de crédito de factura, Pagos de facturas, Informes de gastos y Asientos de diario. Por lo tanto, estos 5 formularios de transacción deben tener los mismos segmentos personalizados.

Nota: Los pagos de facturas no tienen líneas de gastos (por lo que todos los segmentos se exportan en el cuerpo de la transacción independientemente de la personalización en Spendesk).

Los campos analíticos de Spendesk pueden mapearse con su equivalente de NetSuite llamado Segmentos en Ajustes > Contabilidad > Mapeo.

En el lado de NetSuite debemos hacer una distinción entre:

Es importante asegurarse de que sus configuraciones sean similares en NetSuite y Spendesk. Debe asegurarse de que el Segmento que ha mapeado se espere en el formulario preferido o, por el contrario, que haya mapeado todos los segmentos obligatorios en sus formularios con campos analíticos de Spendesk.

Si el segmento personalizado se espera en el formulario de transacción (y es obligatorio) pero no está en la exportación, NetSuite generará un error. Del mismo modo, si está enviando un Segmento que no está en el formulario, NetSuite generará un error.

Puede verificar qué campos son obligatorios observando todos los campos con una estrella roja en la pestaña Expenses and Items de una Factura, por ejemplo, como en el siguiente ejemplo: Líneas de gastos con campos Departamento, Clase y Ubicación obligatorios.
​

Si su mapeo es incorrecto, lo que significa que intenta enviar un valor que no se espera o que no está enviando un valor obligatorio, podría recibir un mensaje de error del siguiente tipo: "You do not have permissions to set a value for element expense.location due to one of the following reasons: 1) The field is read-only; 2) An associated feature is disabled; 3) The field is available either when a record is created or updated, but not in both cases."

Aquí el mensaje de error indica específicamente que la Ubicación no se espera en el formulario al que se envía. Hay dos soluciones posibles:

En resumen, los cinco formularios de transacción deben cumplir con las cuatro personalizaciones disponibles en Spendesk. Si bien los formularios estándar son la preferencia predeterminada, cualquier otro formulario puede establecerse manualmente como preferido. Para hacer esto, navegue a Setup > Users/Roles > Manage Roles > Edit "Spendesk native integration" role.

El objetivo es siempre el mismo: asegurarse de que los formularios preferidos configurados en Spendesk se ajusten a la personalización configurada en NetSuite. Esto incluye Clase/Departamento/Ubicación por línea o en el cuerpo de la transacción, así como otros segmentos personalizados requeridos en el cuerpo de la transacción.

Para evitar duplicados en la exportación, no es factible conservar ambas opciones. Cuando está conectado a NetSuite, perderá la capacidad de exportar manualmente gastos en la pestaña Export. Sin embargo, en casos específicos donde no pueda exportar cuentas por pagar como desea, puede optar por marcarlas como "Exportadas manualmente". Esta acción las eliminará de la lista de cuentas por pagar destinadas a la exportación.

Los proveedores y los proveedores deben estar vinculados para que las cuentas por pagar se exporten. En este caso específico donde no desea crear un proveedor específico en NetSuite, tiene la opción de usar la cuenta Miscellaneous Vendors en NetSuite para todos los pagos con tarjeta. Esto se puede activar en la página Settings > Accounting, justo debajo del menú desplegable Switch integration.

No podrá exportar las mismas cuentas por pagar dos veces. En consecuencia, las cuentas por pagar exportadas a su Sandbox no se pueden exportar una segunda vez a su entorno de producción. Le aconsejamos que discuta esto con su Customer Success Manager antes de conectar NetSuite con Spendesk. Esto le permitirá exportarlas manualmente a su entorno de producción de NetSuite mientras prueba la exportación a través de la integración en su Sandbox.

Como cambiar a NetSuite implica recopilar datos maestros de NetSuite, los datos anteriores registrados en Spendesk serán reemplazados. Por esta razón, todos los gastos en la pestaña "Export" que aún no se han exportado volverán a la pestaña "Prepare", ya que recibimos nuevos datos maestros de NetSuite, que pueden diferir de la información que ingresó manualmente antes (por ejemplo, planes de cuentas, proveedores, etc.).

Para evitar la necesidad de volver a ingresar esta información, todo lo que tiene que hacer es exportar los gastos que ya se han preparado antes de hacer la transición a la integración de NetSuite.

En primer lugar, asegúrese de que la fecha de factura/gasto en su cuenta por pagar sea correcta; este error ocurre a menudo debido a simples errores tipográficos.

Luego, asegúrese de que esta fecha caiga en un período contable válido y abierto (Setup > Accounting > Manage Accounting Periods) y un período fiscal (Setup > Accounting > Manage Tax Periods) en NetSuite. Si la fecha de su gasto es anterior al período contable actual, es posible que desee publicarla en el período contable actual de todos modos. NetSuite tiene una función para permitir la publicación en el período actual (o el próximo período abierto) incluso si la fecha de publicación cae en un período cerrado. En Setup > Accounting > Accounting Preferences permita la fecha de transacción fuera del período de publicación. Si no desea permitir esto, marque este gasto como exportado y créelo manualmente en NetSuite.

La preparación de cuentas por pagar no es diferente de lo que es con una exportación basada en archivos. Por esta razón, a día de hoy, no es posible exportar pagos sin preparar y exportar previamente la cuenta por pagar relacionada.

Si exporta la cuenta por pagar sin recibo adjunto y luego adjunta el recibo a Spendesk, este recibo no se enviará a NetSuite ya que la exportación de un recibo está directamente vinculada con la cuenta por pagar. Para este caso específico, le invitamos a cargar su recibo directamente en NetSuite manualmente.

Hay muchas razones por las que las liquidaciones pueden fallar al exportarse. Lo primero que debe hacer es verificar el error de exportación que se indica en la exportación de liquidación fallida y seguir cualquier consejo dado en ese mensaje antes de reintentar la exportación.

Si eso no soluciona su exportación fallida, también debe verificar:

Por algunas razones, es posible que no desee exportar ciertos gastos a NetSuite que ha preparado. Si desea eliminar estos gastos de la pestaña Export, puede hacer clic en ellos para que se muestre un botón que le permita "Marcarlos como exportados manualmente".

A diferencia de NetSuite, Spendesk permite que la misma categoría de gastos esté vinculada a diferentes cuentas de gastos. Según nuestras discusiones con los clientes, esta es una opción que no quieren perder al usar Spendesk. Mantener esta opción requiere continuar solicitando la cuenta de gastos incluso si la categoría de gastos ya ha sido seleccionada.

No tiene que hacer coincidir los departamentos de NetSuite con los centros de costos de Spendesk y es algo que no le aconsejamos hacer. De hecho, los centros de costos se manejan de manera diferente a otros campos analíticos. Dado que un centro de costos tiene un propietario y un copropietario definidos en Spendesk, la integración no puede crear automáticamente nuevos centros de costos.

Si mapea Centros de costos con Departamento, entonces intentaremos hacer coincidir los departamentos provenientes de NetSuite con los centros de costos en Spendesk.

Note: Custom fields in NetSuite have nested values. For example, if a department is called Marketing with parent = France : Operations, then the right value for the cost center in Spendesk is France : Operations : Marketing.

Nota: Los campos personalizados en NetSuite tienen valores anidados. Por ejemplo, si un departamento se llama Marketing con parent = France : Operations, entonces el valor correcto para el centro de costos en Spendesk es France : Operations : Marketing.

La opción alternativa que recomendamos es que cree un campo analítico "Departamento" dedicado en Spendesk para que coincida con los departamentos de NetSuite. De esta manera, su lista de departamentos de NetSuite se importará a Spendesk.

Le aconsejamos que desactive los flujos de aprobación existentes en NetSuite y utilice los de Spendesk para evitar conflictos. Como procesa solicitudes en Spendesk, es más apropiado establecer flujos de aprobación directamente dentro de la plataforma Spendesk antes de que se realicen los pagos. En ciertos casos específicos, puede ser relevante para usted mantener un flujo de aprobación existente en NetSuite, con un campo Solicitante obligatorio en sus formularios estándar.

NetSuite no permite crear Facturas, Informes de gastos o Pagos de facturas usando este tipo de cuentas. Recibe el siguiente mensaje de error si lo intenta: "Invalid account reference key 535 for subsidiary 5."

Solo las cuentas de tipo "Account payable" son aceptadas por NetSuite. Esta es la razón por la que ya no ponemos disponibles las cuentas de tipo "Other current liability" como cuentas por pagar en Spendesk. Tenga en cuenta que las cuentas "Other current liability" seguirán apareciendo bajo Cuentas de gastos en Spendesk.

Esto puede suceder sin importar el tipo de gasto que intente exportar. A menudo está relacionado con el hecho de que no permitió la anulación de números autogenerados en NetSuite. Para resolver esto, siga los pasos:

Una vez hecho esto, puede reintentar su exportación. Ahora debería tener permisos para establecer un valor para tranid y su exportación tendrá éxito.

Un proveedor de NetSuite es un elemento de NetSuite en el que se almacenan diferentes datos sobre uno de sus proveedores, mientras que la Cuenta por pagar es la cuenta contable en la que se contabilizará la cuenta por pagar relacionada con este proveedor.

Los formularios son las páginas utilizadas para ingresar información en la base de datos de NetSuite.

Esencialmente, define los campos que son visibles al ingresar una nueva transacción. Por ejemplo, al ingresar una Factura, los campos que son visibles cambian según el formulario seleccionado.

El conjunto "estándar" de formularios proporcionados con una cuenta de NetSuite se puede personalizar para adaptarse mejor a las necesidades, pero la personalización posible es bastante limitada. Es por eso que también puede crear diferentes formularios "personalizados" y guardarlos en NetSuite. El formulario que se elegirá para cargar una transacción dada será el definido como "formulario preferido" para este tipo de transacción: puede ser un formulario estándar o un formulario personalizado.

NetSuite ofrece una función especial para ayudarle a conciliar pagos al final del mes. La encontrará en Transactions > Bank > Match Bank Data. Allí puede cargar su estado de cuenta que ha descargado previamente de Spendesk en Settings > Your Wallet > Account statements.