Preguntas
Flujos de aprobación
¿Es posible mantener tanto los flujos de aprobación de NetSuite como los de Spendesk?
¿Es posible mantener tanto los flujos de aprobación de NetSuite como los de Spendesk?
Te aconsejamos que desactives los flujos de aprobación existentes en NetSuite y utilices los de Spendesk para evitar conflictos. Al procesar solicitudes en Spendesk, es más apropiado establecer flujos de aprobación directamente dentro de la plataforma Spendesk antes de que se realicen los pagos. En ciertos casos específicos, puede ser relevante para ti mantener un flujo de aprobación existente en NetSuite, con un campo Solicitante obligatorio en tus formularios Estándar.
Algunos clientes han creado con éxito flujos de aprobación en NetSuite con una opción específica de bypass para débitos procesados a través de Spendesk que ya han sido aprobados.
Puedes consultar a su integrador de NetSuite para explorar y ayudarte a configurar esta opción. La configuración probablemente sería la siguiente:
Exportación
Me gustaría exportar algunos gastos manualmente sin dejar de estar conectado a NetSuite, ¿es posible?
Me gustaría exportar algunos gastos manualmente sin dejar de estar conectado a NetSuite, ¿es posible?
Para evitar duplicados en la exportación, no es factible mantener ambas opciones. Cuando estés conectado a NetSuite, perderás la posibilidad de exportar manualmente los gastos en la pestaña Exportar. Sin embargo, en casos específicos en los que no puedas exportar los gastos como deseas, puedes elegir marcarlos como "Exportados manualmente." Esta acción los eliminará de la lista de gastos destinados a la exportación.
Me han informado de que si un proveedor en Spendesk no está asignado a un proveedor de NetSuite, los pagos relacionadas no se exportarán. Sin embargo, no quiero registrar todos los restaurantes a los que voy como proveedores específicos en NetSuite. ¿Qué puedo hacer?
Me han informado de que si un proveedor en Spendesk no está asignado a un proveedor de NetSuite, los pagos relacionadas no se exportarán. Sin embargo, no quiero registrar todos los restaurantes a los que voy como proveedores específicos en NetSuite. ¿Qué puedo hacer?
Tienes razón: los proveedores y los vendedores tienen que estar vinculados para que se exporten los pagos. En este caso concreto, en el que no desea crear un proveedor específico en NetSuite, tiene la opción de utilizar la cuenta Varios proveedores en NetSuite para todos los pagos con tarjeta.
Esto se puede activar en la página Ajustes > Contabilidad, justo debajo del desplegable Cambiar integración.
Quiero conectar mi sandbox, pero tengo miedo de perder algunos pagos que no podré exportar dos veces. ¿Qué puedo hacer?
Quiero conectar mi sandbox, pero tengo miedo de perder algunos pagos que no podré exportar dos veces. ¿Qué puedo hacer?
No podrás exportar las mismas pagos dos veces. Por consiguiente, los pagos exportadas a tu Sandbox no pueden ser exportados una segunda vez en tu entorno de producción. Te aconsejamos que hables de esto con tu gestor de cuenta, que tiene la capacidad de exportar manualmente algunos pagos por ti. Esto te permitirá exportarlos manualmente a tu entorno de producción de NetSuite mientras pruebas la exportación a través de la integración en tu Sandbox. Esta exportación manual sólo puede ser realizada por tu gestor de cuenta y estrictamente antes de conectar NetSuite.
No entiendo por qué los pagos con tarjeta no se exportan en su moneda original. ¿Hay algo que se pueda hacer?
No entiendo por qué los pagos con tarjeta no se exportan en su moneda original. ¿Hay algo que se pueda hacer?
Las compras con tarjeta se exportan siempre en la divisa del monedero.
Exportar las compras con tarjeta en la moneda original (de pago) no es posible debido al tipo de cambio. Si exportamos los pagos con tarjeta en la moneda original, NetSuite convertirá el importe a su moneda base (G/L) utilizando el tipo de cambio interno de NetSuite. Sin embargo, este no es exactamente el tipo de cambio que utilizará Spendesk. En consecuencia, al conciliar los pagos de facturas y los estados de cuenta de Spendesk, es posible que no se concilien debido a pequeñas diferencias en los tipos de cambio entre Spendesk y NetSuite.
Para las facturas, el administrador de tu cuenta puede activar un conmutador específico para exportarlas en su moneda original, especialmente si tienes intención de pagarlas fuera de Spendesk. Esto no afectará a la conciliación.
¿Qué ocurrirá con los gastos preparados pero aún no exportados que estén en la pestaña de exportación el día que cambie a NetSuite?
¿Qué ocurrirá con los gastos preparados pero aún no exportados que estén en la pestaña de exportación el día que cambie a NetSuite?
Como el cambio a NetSuite implica la recopilación de datos maestros de NetSuite, los datos anteriores registrados en Spendesk serán sustituidos. Por este motivo, todos los gastos de la pestaña "Exportar" que aún no se hayan exportado volverán a la pestaña "Preparar", ya que recibimos nuevos datos maestros de NetSuite, que pueden diferir de la información que introdujo manualmente antes (por ejemplo, planes de cuentas, proveedores, etc.).
Para evitar tener que volver a introducir esta información, basta con exportar los gastos ya preparados antes de pasar a la integración con NetSuite.
¿Voy a perder todos los ajustes cuando vuelva a exportar desde archivos?
¿Voy a perder todos los ajustes cuando vuelva a exportar desde archivos?
Los siguientes ajustes no se modifican al pasar a la exportación basada en ficheros:
Proveedores (la columna "Nombre del proveedor" conserva sus valores):
Campos analíticos
Centros de coste
Plantillas de exportación personalizadas que existían antes de pasar a NetSuite.
Al pasar de NetSuite a la exportación basada en ficheros se pierden estos Ajustes:
Cuentas de gastos
Cuentas de IVA
Cuentas bancarias
Cuentas de empleados
Cuentas de proveedores (la columna "Cuenta por pagar" queda vacía).
¿Qué ocurre con los pagos que están fuera del periodo contable?
¿Qué ocurre con los pagos que están fuera del periodo contable?
NetSuite tiene una función que permite contabilizar en el periodo actual (o en el siguiente periodo abierto) incluso si la fecha de contabilización cae en un periodo cerrado.
Ajustes>Contabilidad>Preferencias de Contabilidad: Permitiendo esto, los gastos que sean de un periodo anterior y que se exporten posteriormente, se contabilizarán en el periodo abierto actual.
¿Puedo exportar pagos sin preparar, o exportar una cuenta por pagar?
¿Puedo exportar pagos sin preparar, o exportar una cuenta por pagar?
La preparación de las cuentas por pagar no difiere de la exportación basada en ficheros. Por este motivo, actualmente no es posible exportar pagos sin preparar ni exportar previamente la cuenta por pagar correspondiente.
Si exporto un pago sin recibo, ¿se exportará después el recibo si se adjunta a posteriormente?
Si exporto un pago sin recibo, ¿se exportará después el recibo si se adjunta a posteriormente?
Si exportas el pago sin un recibo adjunto pero el recibo se adjunta posteriormente, este recibo no se enviará a NetSuite, ya que la exportación de un recibo está directamente vinculada con el pago. Para este caso específico, le invitamos a cargar el recibo directamente en NetSuite de forma manual.
Mis liquidaciones no se exportan, ¿qué puedo hacer?
Mis liquidaciones no se exportan, ¿qué puedo hacer?
Hay muchas razones por las que las liquidaciones pueden no exportarse. Antes de todo, deberías comprobar
- por parte de Spendesk que has seleccionado una cuenta bancaria para exportarlas en Ajustes > Contabilidades > Cuentas Bancarias.
- por parte de NetSuite comprueba que "Pago de facturas estándar" es el formulario preferido para los pagos de facturas en Configuración > Usuarios/Roles > Gestionar roles > "Integración nativa de Spendesk" (subpestaña Formularios). A continuación, puede hacer clic en Actualizar ajustes en Configuración>Contabilidad en Spendesk. Una vez que hayas comprobado esto, si sigues encontrando errores comprueba el mensaje de error específico para obtener información sobre lo que ha ido mal. Un caso frecuente es cuando las liquidaciones se exportaron previamente a través de una descarga de diario bancario (antes de conectarse a NetSuite). En este caso no podemos volver a exportar la liquidación a NetSuite para evitar la doble contabilidad.
¿Qué puedo hacer con los gastos que no quiero introducir en NetSuite?
¿Qué puedo hacer con los gastos que no quiero introducir en NetSuite?
Por algunas razones, es posible que no quieras introducir en NetSuite algunos gastos que has preparado. Si deseas eliminar estos gastos de la pestaña Exportar, puedes hacer clic sobre ellos para que aparezca un bouton que te permita "Marcarlo como exportado manualmente".
Cuentas de gastos, centros de costes y categorías
Las categorías de gastos están vinculadas en NetSuite a una cuenta de gastos específica, ¿seguiré teniendo que seleccionar una cuenta de gastos en Spendesk?
Las categorías de gastos están vinculadas en NetSuite a una cuenta de gastos específica, ¿seguiré teniendo que seleccionar una cuenta de gastos en Spendesk?
A diferencia de NetSuite, Spendesk permite vincular la misma categoría de gastos a diferentes cuentas de gastos. Basándonos en nuestras conversaciones con los clientes, esta es una opción que no quieren perder mientras utilicen Spendesk. Mantener esta opción requiere continuar solicitando la cuenta de gastos incluso si la categoría de gastos ya ha sido seleccionada.
Para todas las transacciones, excluidos los informes de gastos, seguirá siendo necesario seleccionar una cuenta de gastos en Spendesk, incluso si ha seleccionado una categoría de gastos ya vinculada a una cuenta de gastos en NetSuite. Al importar a NetSuite, se tendrá en cuenta la cuenta de gastos seleccionada en Spendesk, y no la vinculada en NetSuite.
Para los informes de gastos, las cosas son diferentes, ya que el formulario estándar para los informes de gastos en NetSuite no tiene un campo para la cuenta de gastos, sino sólo para la categoría de gastos. En este caso, la cuenta de gastos se determinará basándose en la Categoría de Gastos, directamente en NetSuite.
¿Tengo que hacer coincidir los departamentos de NetSuite con los centros de costes de Spendesk?
¿Tengo que hacer coincidir los departamentos de NetSuite con los centros de costes de Spendesk?
No es necesario que hagas coincidir los departamentos de NetSuite con los centros de costes de Spendesk y es algo que no te aconsejamos que hagas. De hecho, los centros de costes se gestionan de forma diferente a otros campos analíticos. Dado que un centro de costes tiene un propietario y un copropietario definidos en Spendesk, la integración no es capaz de crear nuevos centros de costes automáticamente.
Si asignas Centros de coste con Departamento, intentaremos hacer coincidir los departamentos procedentes de NetSuite con los centros de coste en Spendesk.
Los valores coincidentes obtendrán un ID interno de NetSuite almacenado en la base de datos.
Los valores que no coincidan con ningún valor de NetSuite no se podrán utilizar para exportar pagos a NetSuite. No se crearán nuevos centros de coste.
Nota: Los campos personalizados en NetSuite tienen valores anidados. Por ejemplo, si un departamento se llama Marketing con padre = Francia : Operaciones, entonces el valor correcto para el centro de coste en Spendesk es Francia : Operaciones : Marketing.
La opción alternativa que recomendamos es que cree un campo analítico "Departamento" dedicado en Spendesk para que coincida con los departamentos de NetSuite. De esta forma, su lista de departamentos de NetSuite se importará a Spendesk.
Varios
¿Es SuiteTax compatible con la integración?
¿Es SuiteTax compatible con la integración?
Por ahora, SuiteTax no es compatible con nuestra integración.
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta AP y un proveedor?
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta AP y un proveedor?
Un proveedor de NetSuite es un elemento de NetSuite en el que se almacenan diferentes datos sobre uno de sus proveedores, mientras que la Cuenta por Pagar es la contabilidad en la que se registrarán los pagos relacionadas con este proveedor.
¿Cómo puedo conciliar los pagos a final de mes?
¿Cómo puedo conciliar los pagos a final de mes?
NetSuite ofrece una función especial para ayudarte a conciliar los pagos a final de mes. La encontrará en Transacciones>Banco>Conciliar datos bancarios. Allí, puedes cargar el extracto de cuenta que has descargado previamente de Spendesk en Ajustes>Tu monedero>Estados de cuenta.
Solución de problemas
¿Lo has intentado todo pero, por una razón desconocida, sigues teniendo problemas para conectarte o exportar?
¿Lo has intentado todo pero, por una razón desconocida, sigues teniendo problemas para conectarte o exportar?
Como sabemos que a veces no tienes un integrador a tu lado, hemos preparado esta guía de solución de problemas para ti. Su objetivo es enumerar los casos de uso de los ajustes más comunes en los que puedes necesitar ayuda. Y si todavía tienes alguna duda, nuestro equipo de CS está como siempre a tu disposición para ayudarte a desbloquear situaciones.
Problemas al intentar conectarse: rol, usuarios y tokens de acceso
Al solucionar un problema de conexión, el primer paso es comprobar si estás conectado correctamente con el rol correcto ("Spendesk Native Integration"). Con frecuencia, se descuida la selección de "Elegir rol" en la pantalla de conexión.
Para contextualizar, cuando se instala nuestro paquete durante el proceso de conexión, NetSuite crea un nuevo rol. Un rol es una configuración de acceso definida que incluye conjuntos de permisos para ver y editar datos. El rol que necesitamos se llama "Spendesk Native Integration". Se le asignan todos los permisos necesarios para que Spendesk pueda cargar datos en NetSuite. Además, NetSuite hace que los formularios de transacción estándar sean los preferidos para este rol (más sobre formularios aquí). Por último, le pedimos que adjunte este rol a un usuario de NetSuite.
La forma más fácil de comprobar cómo se conectó Spendesk a NetSuite es mirando los tokens de acceso (Configuración > Usuarios/Roles > Tokens de Acceso).
¿Qué es un token? Un token de autenticación (token de seguridad) es un "dispositivo de confianza" utilizado para acceder a NetSuite. Puede verse como una llave electrónica que permite a un usuario autenticarse y probar su identidad almacenando algún tipo de información personal.
La columna "Aplicación" contiene el nombre de la Integración que se creó durante el proceso de conexión. Por lo tanto, las líneas que tienen algo que ver con "Spendesk" en la columna "Aplicación" son las que nos interesan. Como cada vez que se conecta Spendesk a NetSuite se crea un nuevo token de acceso, debería haber tantas líneas "Spendesk" como conexiones (desde la entidad Spendesk a la filial NetSuite).
Comprobar las columnas Usuario y Rol puede ayudarte a determinar dos cosas:
Si eligió el rol correcto al conectarse.
Si el rol se adjuntó al usuario correcto.
Si ves que el rol no es " Spendesk native integration" (ej. Administrador o Contable) o que el usuario no es el que realiza las exportaciones, entonces necesitan desconectarse en Spendesk y reconectarse de nuevo.
⚠️ Ten en cuenta que normalmente hay un número muy limitado de tokens que pueden existir al mismo tiempo, por lo que siempre es una buena idea limpiarlos. Los tokens de acceso no utilizados pueden ser revocados yendo a Editar> Revocar. ⚠️
Una última cosa antes de irte, ¿has comprobado los servicios web SOAP y la autenticación basada en token?
A veces estos dos ajustes no están configurados y causan problemas al intentar conectarse. Puedes comprobar que están activados en Configuración>Empresa>Habilitar funciones, en la pestaña SuiteCloud. En tal caso, la conexión no se puede establecer entre Spendesk y Netsuite a pesar de hacer todo lo demás correctamente.
Problemas al intentar exportar: configuración de formularios, asignación de campos analíticos y segmentos, nivel de asignación, moneda asignada...
💡 ¿Qué es un formulario en NetSuite?
Los formularios son las páginas utilizadas para introducir información en la base de datos de NetSuite.
Esencialmente, define los campos que son visibles al introducir una nueva transacción. Por ejemplo, al introducir una factura, los campos visibles cambian dependiendo del formulario seleccionado.
El conjunto "estándar" de formularios proporcionado con una cuenta NetSuite puede personalizarse para adaptarse mejor a las necesidades, pero la personalización posible es bastante limitada. Por eso también se pueden crear diferentes formularios "personalizados" y guardarlos en NetSuite. El formulario que se elegirá para cargar una transacción determinada será el definido como "formulario preferido" para este tipo de transacción: puede ser un formulario estándar o un formulario personalizado.
🔎 Comprueba que los formularios de transacción estándar están configurados como formulario preferido.
🔎 Comprueba que los formularios de transacción estándar están configurados como formulario preferido.
La instalación de nuestro paquete debería convertir automáticamente los formularios de transacción estándar en los formularios preferidos para la función "Spendesk native integration".
Es aconsejable que elijas estos formularios, ya que nuestra integración se ha diseñado para garantizar una compatibilidad total con ellos.
El paquete ajusta los siguientes cinco formularios como preferidos:
Standard Vendor Bill para facturas
Crédito de proveedor estándar para abonos de facturas
Pago de facturas estándar para pagos de facturas
Informe de gastos estándar para informes de gastos
Asiento estándar para asientos
Lo que hemos observado es que a veces no hay ningún formulario preferido para la configuración de Facturas, lo que significa que nuestras exportaciones utilizan por defecto algún formulario personalizado.
Compruebe que el formulario de Facturas de Proveedor Estándar está configurado como Preferido para Facturas.
Para acceder a él, ve a Configuración > Usuarios/Roles > Gestionar Roles > "Integración nativa de Spendesk" (subpestaña Formularios):
💡 A veces, los formularios estándar están inactivos y NetSuite no designa un formulario como preferido para la ""Spendesk native integration."" Esto puede hacer que las exportaciones fallen. Puede hacer que los formularios estándar vuelvan a estar activos y designarlos como preferidos para la función "Spendesk native integration", o hacer que otros formularios personalizados sean preferidos.
🔎 Comprueba que tu mapeo entre Spendesk y NetSuite es correcto.
🔎 Comprueba que tu mapeo entre Spendesk y NetSuite es correcto.
Los campos analíticos de Spendesk se pueden mapear con su equivalente en NetSuite llamado Segmentos en Ajustes>Contabilidad>Campos analíticos.
En el lado de NetSuite tenemos que hacer una distinción entre :
Clase, Departamento y Ubicación que son Segmentos por defecto a los que todos los clientes tienen acceso - a menudo se denominan "Clasificaciones";
Segmentos personalizados que pueden ser creados por cada cliente y que serán diferentes para todos los clientes. Estos segmentos personalizados pueden integrarse tanto en formularios estándar como en formularios personalizados.
Lo importante para que todo funcione bien es simplemente asegurarse de que sus configuraciones son similares tanto en NetSuite como en Spendesk.
Asegúrate de que el Segmento que has mapeado se espera en el formulario preferido o, al contrario, que has mapeado todos los segmentos obligatorios en tus formularios con campos analíticos de Spendesk.
Si el segmento personalizado se espera en el formulario de transacción (y es obligatorio) pero no está en la exportación, NetSuite arrojará un error. Del mismo modo, si está enviando un segmento que no está en el formulario, NetSuite arrojará un error.
Puedes comprobar qué campos son obligatorios mirando todos los campos con una estrella roja en la pestaña Gastos y Artículos de una Factura por ejemplo, como en el ejemplo de abajo:
Líneas de gastos con campos obligatorios de Departamento, Clase y Ubicación
Si la asignación es incorrecta, es decir, si se intenta enviar un valor que no se espera o no se está enviando un valor obligatorio, es posible que aparezca un mensaje de error del tipo siguiente:
You do not have permissions to set a value for element expense.location due to one of the following reasons: 1) The field is read-only; 2) An associated feature is disabled; 3) The field is available either when a record is created or updated, but not in both cases.
or,
No tienes permisos para ajustar un valor para el elemento expense.location debido a una de las siguientes razones: 1) El campo es de sólo lectura; 2) Una función asociada está desactivada; 3) El campo está disponible cuando se crea o se actualiza un registro, pero no en ambos casos.
En este caso, el mensaje de error indica específicamente que la Ubicación no se espera en el formulario al que se envía.
Hay dos soluciones posibles:
Dejar de enviar la Ubicación por línea desmarcando la casilla "en cada línea" en la asignación de campos en Spendesk;
Añadir el campo Ubicación al formulario preferido del rol "Integración nativa de Spendesk" en NetSuite yendo a Personalización>Formularios>Formularios de transacción.
🔎 Comprueba que el nivel de mapeo es el esperado.
🔎 Comprueba que el nivel de mapeo es el esperado.
En resumen, los cinco formularios de transacción deben cumplir con las cuatro personalizaciones disponibles en Spendesk. Aunque los formularios estándar son la preferencia por defecto, cualquier otro formulario puede establecerse manualmente como preferido. Para ello, ve a Configuración > Usuarios/Roles > Gestionar roles > Editar rol "Spendesk native integration" > subpestaña Formularios.
El objetivo es siempre el mismo: asegurar que los ajustes de formularios preferidos en Spendesk se correspondan con la personalización establecida en NetSuite. Esto incluye la Clase/Departamento/Localidad por línea o en el cuerpo de la transacción, así como otros segmentos personalizados requeridos en el cuerpo de la transacción.