Par défaut, vos achats ne sont plus modifiables une fois que vous les avez exportés vers votre logiciel de comptabilité. Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez modifier une certaine ligne après l'export, par exemple pour corriger l'allocation budgétaire ou modifier un champ analytique. Quelle que soit votre raison, nous avons simplifié la réalisation de ces modifications en toute sécurité grâce à notre fonction « Modifier les achats après l'export ».
Activer la fonction « modifier les achats après l'export »
Si vous souhaitez pouvoir modifier toutes vos lignes exportées (quelle que soit la date de paiement), vous devez activer la fonction sans date de blocage.
Pour ce faire, allez dans Paramètres > Configuration comptable > Configuration de la comptabilité et activez la fonction « Modifier les achats après l'exportation ». C'est aussi simple que cela. Vous pouvez maintenant éditer n'importe quelle ligne exportée sur la page Tous les achats.
Autoriser la « modification après export » uniquement pour les lignes récentes
Nous comprenons que vous puissiez vouloir limiter l'édition des paiements exportés à une certaine période. Pour ce faire, nous avons créé le paramètre facultatif « Date de blocage », qui vous permet de bloquer automatiquement les paiements lorsqu'ils atteignent une certaine ancienneté.
Par exemple, si vous fixez une « date de blocage » de 14 jours, toute ligne datant de plus de 14 jours ne pourra plus être modifiée après son export.
Modifier un paiement/un achat exporté
Les ligne exportées peuvent être modifiées sur la page Tous les achats. Naviguez donc vers Toutes les dépenses > Tous les achats et trouvez la ligne que vous souhaitez modifier. Faites ensuite défiler jusqu'à la section que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône ✏️ (modifier) pour effectuer les modifications nécessaires.
Consulter l'historique des modifications d'une ligne
Si vous souhaitez consulter l'historique complet des modifications d'une ligne, vous pouvez télécharger un journal au format CSV à partir du panneau dans Tous les achats.
Réexporter une ligne éditée sur votre logiciel comptable
Sur nos intégrations comptables natives :
Pour l'instant, nous ne prenons en charge qu'une seule exportation par ligne sur toutes nos intégrations natives. Donc, une fois que vous avez fait une modification sur une ligne précédemment exportée, vous ne pouvez pas exporter ces changements via l'exportation native. Cependant, vous pouvez exporter la dette au format CSV à partir de la page Tous les achats.
Sur l'export fichier:
Comme nous offrons la possibilité de réexporter plusieurs fois le journal d'achats pour une période donnée, toute modification apportée à une ligne exportée sera répercutée sur un nouvel export du journal d'achats.
FAQs
Que dois-je faire si je ne veux modifier qu'une seule ligne ?
Si vous n'avez besoin de modifier qu'une seule ligne exportée et que vous ne voulez pas laisser toutes les lignes ouvertes à l'édition après l'exportation, nous vous suggérons d'activer la fonction, d'effectuer la modification dont vous avez besoin, puis de la désactiver à nouveau.
Qui peut configurer les paramètres de « modification des lignes après export » ?
Tout utilisateur de l'entreprise ayant le rôle de contrôleur peut configurer ce paramètre.
Qui peut modifier les lignes après l'exportation ?
Tout utilisateur de l'entreprise ayant le rôle de contrôleur peut modifier les lignes dans Tous les achats.
Pourquoi la colonne « édité par » est-elle vide dans le téléchargement de l'historique des paiements ?
Avant le lancement de la fonctionnalité « éditer les achats après l'export » en novembre 2024, nous ne suivions que l'auteur des modifications pour un nombre limité d'actions, c'est pourquoi vous pouvez voir une valeur vide pour les modifications antérieures à cette date.
Dans le fichier CSV de l'historique de modifications des achats, pourquoi y a-t-il plusieurs lignes pour certaines versions d'achats ?
Certains achats ont plusieurs lignes lorsqu'il y a un fractionnement de la TVA ou une ventilation analytique.