Utilisez le champ Bénéficiaires pour indiquer qui a profité d'une dépense partagée, par exemple les invités d'un déjeuner d'affaires ou les participants à un événement d'équipe, au lieu de lister les noms dans le champ description. Cela ajoute un niveau de traçabilité pour les notes de frais et les paiements par carte.
Pour : Les employés soumettant des notes de frais ou des paiements par carte. Visible par les Contrôleurs et Propriétaires de compte sur les pages de reporting et de comptabiliser.
Avant de commencer
Prérequis | Détails |
Rôle | Les demandeurs peuvent ajouter ou modifier les bénéficiaires sur leur propre note de frais. Les Contrôleurs et Propriétaires de compte peuvent modifier les bénéficiaires d'un paiement par carte depuis le panneau Paiements, tant que le paiement reste modifiable. |
Plan | Disponible sur tous les plans Spendesk |
Plateforme | Web, et application mobile sur iOS 2.57.0 ou supérieur / Android 2.69.0 ou supérieur |
Configuration | Aucune — le champ est activé par défaut sur les notes de frais et les achats par carte |
🔒 Accès : Sur les notes de frais, seul le demandeur peut ajouter ou modifier les bénéficiaires, et uniquement avant l'approbation de la demande. Une fois approuvé, le champ est verrouillé pour protéger la piste d'audit.
Fonctionnement du champ Bénéficiaires
Le champ est pré-rempli par défaut avec le nom de la personne soumettant la note de frais ou mettant à jour les détails du paiement.
Les demandeurs peuvent le mettre à jour pour refléter toutes les personnes incluses dans la dépense :
Bénéficiaires internes : sélectionnez dans une liste d'employés de votre organisation.
Bénéficiaires externes : saisissez manuellement un nom complet et un nom d'entreprise.
Aucun bénéficiaire : vous pouvez soumettre une demande sans aucun bénéficiaire si cela ne s'applique pas.
Ajouter un collègue comme bénéficiaire ne lui envoie pas de notification.
Le champ Bénéficiaires est disponible à la fois pour les notes de frais et les paiements par carte.
Il n'est actuellement pas possible de restreindre le champ à des catégories de dépenses spécifiques uniquement.
Ajouter ou modifier des bénéficiaires sur une note de frais
Allez dans Demandes.
Cliquez sur +Nouvelle demande, ou ouvrez un brouillon existant ou une demande en attente.
Remplissez les détails de la dépense (date, montant, fournisseur, description).
Cliquez sur le champ Bénéficiaires.
Sélectionnez des employés dans la liste, ou cliquez sur Ajouter un bénéficiaire externe et saisissez son nom complet et le nom de son entreprise.
Retirez tout bénéficiaire pré-rempli que vous ne souhaitez pas inclure, si nécessaire.
Cliquez sur Confirmer ma dépense pour enregistrer vos modifications.
👥 Rôles : Une fois qu'une note de frais est approuvée, le champ Bénéficiaires est verrouillé. Seul le demandeur peut le modifier avant l'approbation.
Modifier les bénéficiaires d'un paiement par carte
Les paiements par carte suivent des règles de modification différentes des notes de frais. Les bénéficiaires d'un paiement par carte peuvent être modifiés par toute personne pouvant modifier la description de ce paiement. Ce qui inclut les Contrôleurs et les Propriétaires de compte, pas seulement le demandeur d'origine.
Allez dans Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Ouvrez le paiement par carte que vous souhaitez mettre à jour.
Cliquez sur le champ Bénéficiaires dans le panneau de paiement.
Sélectionnez des employés dans la liste, ou cliquez sur Ajouter un bénéficiaire externe et saisissez son nom complet et le nom de son entreprise.
Enregistrez vos modifications.
Ce mode de modification n'est disponible que tant que la description du paiement reste modifiable, par exemple avant que le paiement ne soit réglé et exporté. Une fois la description verrouillée, le champ Bénéficiaires devient en lecture seule pour tout le monde, y compris les Contrôleurs.
⚠️ Attention : Les bénéficiaires d'un paiement par carte ne peuvent pas être ajoutés ni modifiés depuis la page Comptabiliser > Préparer. Cette vue est en lecture seule uniquement. Utilisez plutôt le panneau Dépenses > Tous les paiements.
Où apparaissent les bénéficiaires
Les informations sur les bénéficiaires sont visibles par les équipes finance sur :
Notes de frais
Tous les paiements à payer
Tous les paiements
Comptabiliser > Préparer (lecture seule)
Exporter les données de bénéficiaires
Export | Inclut les bénéficiaires ? | Remarques |
Export CSV de tous les paiements à payer | Oui | Les noms apparaissent dans une colonne dédiée « Bénéficiaires ». Plusieurs bénéficiaires sont séparés par des virgules. Inclus automatiquement, sans filtre requis. En France, cet export peut aider à identifier les déductions de titres-restaurant. |
Export du journal de banque | Non | Les exports de journal de banque se concentrent uniquement sur les comptes fournisseurs et le rapprochement des paiements. Utilisez l'export de tous les paiements à payer si vous avez besoin des données de bénéficiaires. |
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne pouvez pas modifier le champ Bénéficiaires sur une note de frais.
Cause : Le champ ne peut être modifié que par le demandeur, et uniquement avant l'approbation de la demande. Une fois approuvé, il est verrouillé comme mesure de protection.
Résolution : Demandez à l'approbateur de rejeter la demande afin que le demandeur puisse la mettre à jour et la soumettre à nouveau, ou contactez le support Spendesk si la demande a déjà été exportée.
Symptôme : Un controller ne peut pas modifier les bénéficiaires d'un paiement par carte depuis Comptabiliser > Préparer.
Cause : La page Préparer affiche uniquement les données de bénéficiaires, elle ne permet pas de les modifier. Il s'agit d'un comportement normal, pas d'un bug.
Résolution : Ouvrez plutôt le paiement depuis Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements, et modifiez les bénéficiaires depuis le panneau de paiement à cet endroit.
Symptôme : Les bénéficiaires que vous avez ajoutés n'apparaissent pas sur la page Tous les paiements ou dans Comptabiliser > Préparer.
Cause : Cela a déjà été causé par un problème temporaire de synchronisation des données entre la demande et les pages de comptabilité en aval.
Résolution : Actualisez la page. Si les bénéficiaires sont toujours manquants, contactez le support Spendesk avec l'identifiant de la demande afin que l'équipe puisse vérifier les données sous-jacentes.
Symptôme : Le champ Bénéficiaires n'apparaît pas lors d'un paiement par carte.
Cause : Le champ est conçu pour les notes de frais et les paiements par carte ; sa disponibilité peut varier selon le type de carte.
Résolution : Si le champ est absent sur un type de carte où vous l'attendiez, notez les participants dans la description du paiement et contactez le support Spendesk pour confirmer le comportement attendu pour ce type de carte.