Introduction
La fonctionnalité "Détection d'anomalies et de fraudes" vérifie automatiquement tous les reçus soumis et utilise l'IA pour automatiser la vérification des reçus pour les comptables. Cette fonctionnalité est conçue pour vous faire gagner du temps en assurant que les reçus correspondent précisément aux dépenses auxquelles ils sont rattachés. Les équipes financières peuvent facilement visualiser le statut de vérification des reçus dans la section Comptabilité > Préparer, au-dessus du reçu, comme indiqué ci-dessous.
Avantages
Cette fonctionnalité réduit le besoin de vérifier manuellement chaque reçu. Lorsqu'un reçu passe tous les contrôles, vous pouvez avoir la certitude que le fournisseur, la date et le montant figurant sur le reçu correspondent à la dépense, rationalisant ainsi votre processus de comptabilité.
Comprendre les statuts de vérification des reçus
"Reçu passé tous les contrôles" : Ce statut confirme que notre modèle IA a vérifié que le nom du fournisseur, la date et le montant du reçu sont alignés avec la dépense.
Pour vous aider à comprendre la classification, nous avons entraîné le modèle IA pour permettre un certain niveau de flexibilité afin de refléter les scénarios réels :
Fournisseur : Le modèle prend en charge les petites variations orthographiques, par exemple, "Uber B.V." sur un reçu correspond à "Uber" dans la dépense.
Montant : Le montant du reçu doit correspondre au montant payable dans la devise de paiement. Si plusieurs reçus sont téléchargés, leur total doit égaler le montant payable.
Date : La date du reçu doit être dans une fenêtre de +/- 2 jours de la date de la dépense pour tenir compte des retards de règlement.
"Reçu échoué à certains contrôles" : Vous verrez ce statut lorsqu'un reçu ne répond pas à un ou plusieurs contrôles. En survolant l'étiquette, les contrôles non réussis sont révélés, vous permettant de vérifier manuellement le reçu. Il est important de noter qu'il existe des raisons légitimes pour lesquelles un reçu valide pourrait échouer à nos contrôles (lire plus à ce sujet ci-dessous). Donc, juste parce que vous voyez ce drapeau, cela ne signifie pas que le reçu doit être rejeté.
Pourquoi les reçus valides pourraient échouer aux contrôles
Il existe des circonstances où un reçu valide ne passe pas les contrôles de notre modèle. Ainsi, il est important de comprendre que lorsqu'un reçu échoue à nos contrôles, cela ne signifie pas qu'il est invalide. Mais, vous devriez vérifier le reçu pour être sûr que vous êtes confiant qu'il s'agit du bon reçu pour le payable.
Voici quelques raisons courantes pour lesquelles un reçu valide peut ne pas passer nos contrôles :
Différences de montants : Les paiements partiels effectués par les employés, tels que le paiement de seulement 50% d'une facture, pourraient causer un échec. C’est-à-dire que le reçu téléchargé indique le montant total de la facture du restaurant, mais que le paiement n’était que de 50 %.
Variation du nom du fournisseur : Les noms d'entités légales sur les reçus par rapport aux noms commerciaux saisis par les employés peuvent ne pas correspondre. Par exemple, "Mailchimp" est le nom commercial de "Rocket Science Inc". Jusqu'à ce que notre modèle apprenne ces motifs, vous pouvez voir des reçus valides échouer au contrôle du nom du fournisseur
Discordances de dates : Les paiements effectués pour des factures plus anciennes peuvent causer des discordances de dates si la date de la facture précède significativement la date de paiement.
Étapes à suivre lorsqu’un reçu a échoué aux contrôles
Vérifiez le reçu pour des raisons évidentes que l'IA aurait pu signaler. Si vous estimez que le reçu n’est pas le bon pour la dépense, nous vous recommandons de contacter l'employé pour obtenir le bon reçu :
Pour les dépenses par carte, utilisez la fonctionnalité "Déclarer le reçu comme invalide" pour notifier l'employé. Vous pouvez ajouter un message à cette notification - utilisez-le pour expliquer la situation.
Pour les dépenses par facture et notes de frais, puisque ces reçus ont passé l'étape de révision, contactez directement l'employé pour lui envoyer le bon reçu que vous téléchargerez dans Comptabilité > Préparer.
Cependant, si vous pensez que le reçu est valide, vous pouvez simplement ignorer le drapeau et procéder en marquant la dépense comme prête à l'export.
Accès à la fonctionnalité
Cette fonctionnalité est disponible sur certains plans ou modules complémentaires. Si elle n'est pas disponible dans votre compte, veuillez contacter le support Spendesk pour explorer vos options.