Ce guide explique comment mettre à jour les approbateurs via les profils des employés, les politiques de centre de coûts et les intégrations RH, et décrit les étapes pour la délégation temporaire des droits.
Pour : les Administrateurs et les Propriétaires de compte
Avant de commencer
Prérequis | Détail |
Rôle | Propriétaire de compte ou Administrateur : requis pour modifier le responsable/approbateur d'un employé via son profil |
Rôle (délégation uniquement) | N'importe quel approbateur peut déléguer ses propres droits d'approbation, sans accès Administrateur |
Intégration (facultative) | Une intégration RH active peut remplir automatiquement le champ Responsable |
Plan | Disponible sur tous les plans Spendesk |
Modifier les approbateurs via les profils des employés
Attribution manuelle
Les administrateurs peuvent modifier manuellement l'approbateur d'un employé spécifique en suivant ces étapes :
Accédez à Paramètres > Organisation > Membres.
Sélectionnez l'employé pour lequel vous souhaitez modifier l'approbateur.
Cliquez sur Editer le profil du membre
Mettez à jour le champ Responsable hiérarchique dans l'onglet Informations pour attribuer un nouvel approbateur.
Automatisation avec l'intégration RH
Si votre organisation a activé les outils d'intégration RH :
Le champ Responsable hiérarchique peut se remplir automatiquement via le système RH.
Les mises à jour effectuées dans l'outil RH se reflètent dans Spendesk, ajustant automatiquement l'approbateur.
Délégation temporaire des droits d'approbation
Pour les situations temporaires, comme le départ en congé d'un approbateur, les droits d'approbation peuvent être délégués. L'approbateur actuel peut :
Cliquer sur son Avatar > Mon profil > Rôle et autorisations
Aller dans Transférer vos droits d'approbation et sélectionner Déléguer vos droits d'approbation.
Choisir un autre membre pour déléguer les droits d'approbation.
Récupérez vos droits d’approbation → À votre retour, il vous suffit de cliquer sur la bannière Je suis de retour située en haut de la page pour rétablir vos droits d’approbation.
Points clés et bonnes pratiques
Lorsque l'approbateur d'un employé change, les demandes en attente existantes nécessiteront toujours l'approbation de l'approbateur d'origine. Cependant, les nouvelles demandes seront acheminées vers l'approbateur mis à jour.
Pour les demandes de paiement suivant une politique, mettez toujours à jour le flux d'approbation via le centre de coûts plutôt que via les profils individuels des employés.
En suivant ces directives, les administrateurs peuvent simplifier efficacement la gestion des approbateurs dans Spendesk.
Résolution des problèmes
Symptôme : Attribuer un « Responsable » à un employé ne change pas qui approuve ses demandes.
Cause : Le workflow d'approbation ne comporte pas d'étape « Responsable hiérarchique ». Attribuer un responsable n'a aucun effet sur l'approbation tant qu'aucune règle d'acheminement basée sur le responsable n'existe dans le workflow.
Résolution : Accédez à Paramètres > Organisation > Workflows d'approbation et vérifiez qu'une étape « Responsable hiérarchique » est configurée pour le centre de coûts ou le type de dépense concerné, avant de vous appuyer sur le champ Responsable pour l'acheminement.
Symptôme : Après avoir modifié l'approbateur d'un employé, une ancienne demande reste en attente auprès de l'approbateur précédent.
Cause : Les changements d'approbateur ne s'appliquent qu'aux nouvelles demandes soumises après la modification. Les demandes déjà en attente conservent leur approbateur d'origine.
Résolution : Demandez à l'approbateur d'origine de traiter la demande en attente. S'il n'est pas disponible, utilisez la fonctionnalité « Déléguer temporairement ses droits d'approbation » ci-dessus, ou contactez le support Spendesk.
Symptôme : Après avoir délégué vos droits d'approbation, les demandes sur l'une de vos entités continuent de vous arriver au lieu d'arriver à votre délégué.
Cause : La délégation est définie par entité. Une délégation effectuée sur une entité ne s'applique pas aux autres.
Résolution : Répétez les étapes de délégation (avatar > Mon profil > Rôle et autorisations > Transférer vos droits d'approbation) sur chaque entité où vous êtes approbateur.
Symptôme : Un approbateur ne voit qu'une option « Annuler » sur une demande, sans possibilité de l'approuver.
Cause : La demande a peut-être déjà été approuvée par un autre approbateur dans le workflow, ou la logique du workflow l'a réacheminée (par exemple parce que l'approbateur d'origine était aussi le demandeur).
Résolution : Vérifiez le statut actuel de la demande et l'approbateur assigné dans Dépenses > Demandes. Si elle a déjà été approuvée ou réassignée, aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
💡 Astuce : Pour les demandes de paiement suivant une politique de dépense, mettez à jour le flux d'approbation via le centre de coûts plutôt que via les profils individuels des employés. Cela permet de conserver un acheminement cohérent lorsque votre équipe évolue.