Ajoutez un nouveau compte d'entité pour une filiale et contrôlez qui peut faire quoi en attribuant les bons rôles à votre équipe.
Pour : Les Propriétaires de l’organisation, Propriétaires de compte et Administrateurs.
Avant de commencer
L'ajout d'un nouveau compte d'entité nécessite le rôle Propriétaire de l’organisation
L'attribution de la plupart des rôles nécessite le rôle Propriétaire de compte ou Administrateur.
Seul le Propriétaire de compte peut attribuer le rôle Administrateur à un utilisateur une fois l'invitation envoyée.
Chaque entreprise Spendesk ne peut avoir qu'un seul Propriétaire de compte et un seul Propriétaire de l’organisation
Le Propriétaire de l'organisationdoit être membre de toutes les entités, mais n'a pas besoin d'être le Propriétaire de compte de chacune d'elles.
Aperçu des rôles
Rôle | Qui peut le détenir | Permissions clés |
Propriétaire de l’organisation | Une personne par organisation | Ouvre de nouveaux comptes d'entité ; transférable via une demande dédiée |
Propriétaire de compte | Une personne par entité | Accès complet à l'entité, y compris l'attribution du rôle Administrateur |
Administrateur | Plusieurs membres | Configure les paramètres, les politiques d'approbation, et invite ou gère les membres (sauf le rôle Administrateur) |
Contrôleur | Plusieurs membres | Gère la comptabilité, les paiements, les budgets et les intégrations comptables |
Demandeur | Plusieurs membres | Crée des demandes, effectue des paiements et consulte ses propres données |
Ajouter un nouveau compte d'entité
Ouvrir un compte pour une nouvelle filiale crée une nouvelle entité pouvant fonctionner dans une devise différente (par exemple, EUR, GBP ou USD).
Option 1
Cliquez sur le nom de votre entité en haut à gauche de l'écran.
Sélectionnez « Ouvrir un nouveau compte ».
Option 2
Allez dans Paramètres > Mon plan Spendesk > Votre plan et factures.
Cliquez sur Ajouter un compte.
Complétez le formulaire avec les informations de votre nouvelle entité.
Cliquez pour valider et soumettre le formulaire.
Une fois le compte d'entité créé, invitez des membres en suivant le processus d'invitation standard décrit ci-dessous.
🔒 Accès : Seul l'utilisateur ayant le rôle de Propriétaire de l'organisation peut ouvrir un nouveau compte d'entité.
Attribuer ou modifier le rôle d'un membre
Inviter un nouveau membre et définir son rôle
Allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Cliquez sur Inviter un membre.
Saisissez le nom et l'adresse e-mail du membre.
Sélectionnez le ou les rôles à attribuer dans le menu déroulant Rôle.
Cliquez pour envoyer l'invitation.
Par défaut, les membres invités reçoivent le rôle Demandeur. Vous pouvez le combiner avec d'autres rôles à tout moment.
Vous devez être le Propriétaire de compte pour attribuer le rôle Administrateur. En tant qu'Administrateur, vous ne pouvez attribuer que les rôles Demandeur et Contrôleur.
Modifier le rôle d'un membre existant
Allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Sélectionnez le membre dont vous souhaitez modifier le rôle.
Cliquez sur Modifier le profil du membre > Rôle.
Sélectionnez le ou les rôles que vous souhaitez attribuer.
Cliquez pour enregistrer vos modifications.
👥 Rôles : Seuls les Propriétaires de compte peuvent attribuer le rôle « Administrateur » après l'envoi d'une invitation. Les administrateurs peuvent modifier tous les autres rôles mais ne peuvent pas s'attribuer le rôle Administrateureux-mêmes.
📋 Bonne pratique : Si un membre a besoin d'une identité totalement distincte pour un rôle (par exemple, un Administrateurqui souhaite aussi un accès Demandeur personnel), invitez-le pour ce rôle avec une autre adresse e-mail. Dans la plupart des cas, attribuer plusieurs rôles directement au même compte est plus simple et recommandé.
Attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur
Un même utilisateur peut détenir plusieurs rôles à la fois (par exemple, Demandeur et Contrôleur) sous un seul identifiant, au sein d'une même entité.
Allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les rôles.
Cliquez sur Editer le profil du membre > Rôle.
Sélectionnez tous les rôles que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Donner à un utilisateur l'accès à une autre entité de votre organisation
Si votre organisation comporte plusieurs entités, vous pouvez inviter la même personne dans plusieurs entités en utilisant la même adresse e-mail. Cela lui permet de passer d'une entité à l'autre sans se déconnecter.
Passez à l'entité à laquelle vous souhaitez ajouter l'utilisateur.
Allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Cliquez sur Inviter de nouveaux membres.
Saisissez la même adresse e-mail déjà utilisée pour cette personne dans l'autre entité.
Sélectionnez le ou les rôles à attribuer.
Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Donner à un utilisateur l'accès à une autre organisation Spendesk
Si la personne a besoin d'accéder à une entité appartenant à une organisation Spendesk totalement différente, elle ne peut pas réutiliser la même adresse e-mail, car une adresse ne peut pas être liée à deux organisations différentes.
Demandez à la personne une adresse e-mail alternative, ou créez un alias (par exemple, nom+2@entreprise.com).
Dans la seconde organisation, allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Cliquez sur Inviter de nouveaux membres.
Saisissez l'adresse e-mail alternative.
Sélectionnez le ou les rôles à attribuer.
Cliquez sur Envoyer l'invitation.
💡 Astuce : Si votre fournisseur de messagerie prend en charge les alias, ajoutez un symbole comme « +2 » à l'adresse existante (par exemple, nom+2@entreprise.com) au lieu de créer une toute nouvelle boîte mail.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne pouvez pas sélectionner « Ajouter un nouveau compte » dans le menu en haut à gauche.
Cause : Vous n'avez pas le rôle de Propriétaire de l’organisation
Résolution : Demandez à votre Propriétaire de l'organisation actuel d'ajouter l'entité, ou demandez un transfert permanent du rôle Propriétaire de l’organisation
Symptôme : Vous ne pouvez pas attribuer le rôle « Administrateur» à un membre.
Cause : Seul l'Propriétaire de compte peut accorder le rôle Administrateur une fois l'invitation envoyée. Les administrateurs ne peuvent pas l'attribuer, même à eux-mêmes.
Résolution : Demandez à votre Propriétaire de compte d'aller dans Paramètres > Organisation > Membres, de sélectionner le membre, puis de cliquer sur Editer le profil du membre > Rôle et d'attribuer « Administrateur».
Symptôme : Vous devez changer la personne détenant le rôle Propriétaire de compte ou Propriétaire de l’organisatio
Cause : Ces rôles sont exclusifs à une seule personne par entité ou organisation et ne peuvent pas être modifiés depuis la liste des membres.
Résolution : Suivez le guide Transférer la Propriété de votre compte/ votre Organisation.
Symptôme : Vous devez ajouter un membre mais recevez un message d'erreur indiquant que son adresse e-mail est déjà utilisée dans une autre organisation.
Cause : Par défaut, une adresse e-mail ne peut pas être utilisée sur plusieurs organisations à la fois.
Résolution : Contactez le support ou votre Customer Success Manager.
Quand contacter le support ?
Contactez votre Customer Success Manager ou l'équipe facturation de Spendesk si l'option « Ajouter un nouveau compte » n'apparaît pas malgré le rôle de Propriétaire de l’organisation ou si un nouveau compte d'entité ne s'active pas après la soumission du formulaire.