Exportez vos dépenses, factures et paiements préparés depuis Spendesk directement vers vos journaux d'achats et de banque Sage 100.
Pour : Les Contrôleurs et les équipes finance/comptabilité utilisant l'intégration native Sage 100, sur le plan Scale ou supérieur.
Avant de commencer
L'intégration native Sage 100 doit déjà être connectée et configurée (plan comptable, journaux, codes de TVA et dimensions analytiques mappés).
Vous devez avoir le rôle Contrôleur ou Comptable pour préparer et exporter les paiements.
🔒 Accès : L'intégration native Sage 100 est disponible à partir du plan Scale.
Vos paiements (dépenses, factures, avoirs) doivent être marqués comme « prêts » dans Comptabiliser > Préparer avant de pouvoir être exportés.
Exporter vos paiements
Allez dans Comptabiliser > Préparer.
Comptabilisez vos paiements en utilisant vos comptes Sage 100, taux de TVA et valeurs analytiques.
Marquez chaque paiement comme prêt une fois la comptabilisation terminée.
Allez dans Comptabiliser > Exporter.
Sélectionnez la période que vous souhaitez exporter.
Vérifiez l'aperçu des paiements prêts à être exportés.
Cliquez sur Envoyer vers Sage 100 pour exporter les paiements en masse, ou exportez un paiement individuellement.
⚠️ Attention : Spendesk exporte uniquement les dépenses reconnues, c'est-à-dire les paiements ayant franchi tous les flux d'approbation configurés et préparés par la finance. Aucune écriture comptable n'est créée pour les paiements encore en cours de révision.
Ce qui est exporté
Les paiements sont exportés sous forme d'écritures de journal vers les journaux d'achats et le journal de banque configurés lors de la mise en place.
Type de paiement | Écriture au journal d'achats | Écriture au journal de banque |
Notes de frais | Écriture dans le journal des notes de frais | Remboursement exporté comme écriture dans le journal de banque |
Factures et avoirs | Écriture dans le journal des factures | Paiement exporté comme écriture dans le journal de banque |
Achats et remboursements par carte | Écriture dans le journal des achats par carte | Paiement par carte correspondant exporté comme écriture dans le journal de banque |
Frais de change, retraits et autres frais bancaires | Non applicable | Écriture dans le journal de banque, sur votre compte de frais bancaires configuré |
Alimentations de wallet (virements de recharge) | Non applicable | Écriture dans le journal de banque |
💡 Astuce : Par défaut, tous les paiements sont exportés vers Sage 100 dans la devise de votre wallet, selon le taux de conversion de Spendesk. Les codes de TVA ne sont pas transmis aux écritures de journal Sage 100. Spendesk applique uniquement le taux de TVA que vous avez sélectionné sur chaque paiement.
Écritures comptables créées
Spendesk distingue l'export des dettes fournisseurs (journal d'achats) et l'export des paiements fournisseurs (journal de banque).
Export des dettes fournisseurs (journal d'achats)
Lorsque vous exportez un paiement, Spendesk crée les mouvements de comptes suivants :
Débit du ou des comptes de charges pour le montant net (hors taxe).
Débit du ou des comptes de TVA pour le montant de TVA (crédit à la place, si un compte d'autoliquidation est sélectionné).
Crédit du compte fournisseur pour le montant total taxes comprises.
Export des paiements fournisseurs (journal de banque)
Les écritures de paiement sont exportées en même temps que les écritures de dette si le paiement a déjà été effectué, ou automatiquement une fois le paiement réglé :
Débit du compte fournisseur pour le montant total taxes comprises.
Crédit du compte bancaire pour le montant total taxes comprises.
Justificatifs
Les pièces justificatives d'un paiement (justificatifs, factures, captures d'écran) sont fusionnées en un seul PDF avant l'export. Si vous avez joint plusieurs fichiers à un même paiement, Sage 100 les reconnaît et les fusionne tous.
Résolution des problèmes
Symptôme : Un paiement affiche « Échec de l'export » dans Comptabiliser > Exporter.
Cause : Des informations de configuration comptable requises sont manquantes, comme des champs de compte bancaire ou des codes comptables.
Résolution : Allez dans Paramètres > Plan comptable > Comptes bancaires et vérifiez que tous les champs sont renseignés. La configuration du compte bancaire est obligatoire pour que les exports réussissent.
Symptôme : L'export échoue avec une erreur d'authentification ou de connexion.
Cause : L'agent local Sage 100 a perdu la connexion à votre serveur, ou les identifiants sont obsolètes.
Résolution : Consultez Reconnecter l'agent local Sage 100 en cas de problèmes de connexion ou de synchronisation.
Symptôme : L'export échoue avec une erreur de paramétrage comptable (par exemple, un mappage analytique manquant).
Cause : Un plan comptable, un journal, un code de TVA ou une dimension analytique référencé par le paiement n'est pas mappé dans Spendesk.
Résolution : Vérifiez et mettez à jour vos paramètres comptables pour l'élément manquant, puis relancez l'export. Consultez Messages d'erreur et solutions pour l'intégration Sage 100.
Symptôme : Vous êtes toujours bloqué après avoir suivi les étapes ci-dessus.
Cause : Le problème peut nécessiter une investigation technique.
Résolution : Contactez le support Spendesk avec le message d'erreur exact, les identifiants des paiements concernés et la date de l'export.