Configurer Spendesk pour utiliser la configuration comptable de Sage 100

Une fois votre compte Spendesk connecté à votre compte Sage 100, nous récupérerons vos données de référence depuis Sage 100 et vous permettrons de les utiliser dans Spendesk. Suivez ces étapes afin de configurer vos dimensions analytiques, comptes de TVA, journaux d'achats, fournisseurs et employés.

Étapes de configuration

Après avoir connecté avec succès Spendesk à Sage 100, vous pouvez suivre ces quelques étapes pour configurer votre paramétrage comptable.

Étape 1 - Configuration des journaux

Allez dans Spendesk sous Paramètres > Informations comptables et configurez ces journaux d'achats et bancaires. Spendesk exportera les dépenses correspondantes dans les journaux que vous configurez ici.

Étape 2 - Mapping des champs analytiques

Naviguez vers Paramètres > Informations comptables > Liaisons. Tous vos plans analytiques Sage 100 seront listés dans la colonne de gauche.

Pour chaque plan analytique que vous souhaitez utiliser dans Spendesk, cliquez sur Sélectionner une valeur et choisissez un champ analytique. Ce champ analytique Spendesk sera mappé au plan analytique Sage 100. Si vous devez créer de nouveaux champs analytiques, vous pouvez le faire sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Pour les centres de coûts, vous pouvez mapper les centres de coûts Sage 100 aux centres de coûts Spendesk mais veuillez noter que nous ne créons pas automatiquement de centres de coûts dans Spendesk. Vous devrez créer les centres de coûts manuellement dans Spendesk. Veuillez vous assurer qu'ils sont nommés exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Sage 100 - de cette façon Spendesk pourra automatiquement les faire correspondre lors du prochain rafraîchissement des paramètres.

Étape 3 - Paramètres du plan comptable

Naviguez vers Paramètres > Plan comptable.

Dans l'onglet Comptes bancaires, sélectionnez tous les comptes.
Dans l'onglet Comptes de charges, vous pouvez désactiver certains comptes de dépenses qui ne seront pas utilisés dans Spendesk.
Dans l'onglet Comptes de TVA, vérifiez que tous vos codes de TVA et codes d'autoliquidation ont été correctement récupérés depuis Sage 100.
Dans l'onglet Comptes fournisseurs, vous pouvez choisir d'exporter les achats par carte et/ou les factures vers un compte fournisseur générique (c'est-à-dire "Dépenses Spendesk").
Dans l'onglet Comptes employés, vous pouvez choisir d'exporter les notes de frais des employés vers un compte fournisseur générique (c'est-à-dire "Dépenses Spendesk"). Vous pouvez également configurer des comptes fournisseurs spécifiques pour des employés spécifiques.

Étape 4 - Import des comptes fournisseurs

Sage 100 utilise des comptes fournisseurs plutôt que des entités fournisseurs individuelles. Par conséquent, nous ne récupérons que les comptes fournisseurs (généraux et auxiliaires) de Sage 100 dans Spendesk.

Nous tenterons automatiquement d'apparier ces comptes fournisseurs extraits de Sage 100 avec vos fournisseurs existants dans Spendesk. Un appariement se fait automatiquement si le nom du fournisseur dans Spendesk correspond exactement au nom du compte fournisseur dans Sage 100.

Nous ne créons pas de nouveaux fournisseurs dans Spendesk. Si un fournisseur n'existe pas encore, vous devez d'abord le créer dans Spendesk ; il sera alors lié au compte Sage 100 correspondant après actualisation des paramètres de l'intégration.

Pour rappel, cette intégration vous permet uniquement d'exporter les dettes préparées vers Sage 100. Spendesk ne crée pas de comptes fournisseurs ni de comptes employés dans Sage 100.

Remarques importantes :

Les centres de coûts doivent être nommés dans Spendesk exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Sage 100.
Pour déclencher à nouveau le mapping des données, allez dans Informations comptable > Intégration comptable et cliquez sur Rafraîchir les paramètres comptables.

Prochaines étapes

Lorsque vous avez terminé la configuration, vous êtes prêt à commencer à exporter vos dépenses et paiements vers Sage 100.