Créez une nouvelle période comptable dans DATEV Unternehmen Online (UO) lorsque votre dernière période se clôture, par exemple au début d'une nouvelle année civile. L'absence de période comptable dans DATEV provoque des erreurs d'export dans Spendesk.
Pour : Les administrateurs et controllers ayant un accès à DATEV Unternehmen Online (UO), dans les entreprises connectées à l'intégration DATEV UO.
Avant de commencer
Vous devez avoir un accès administrateur à DATEV Unternehmen Online (UO), indépendamment de votre rôle Spendesk.
Votre entreprise doit avoir une intégration DATEV UO active connectée à Spendesk.
Cette action s'effectue directement dans DATEV UO, et non dans Spendesk.
Il est préférable de le faire avant la fin de votre période comptable actuelle, pour éviter les erreurs d'export.
Instructions étape par étape
Connectez-vous à DATEV Unternehmen Online (UO) avec les identifiants de votre comptable ou administrateur.
Ouvrez la zone de gestion des périodes comptables (Buchungszeitraum) dans DATEV UO.
Créez la nouvelle période comptable pour le mois ou l'année à venir, avant que Spendesk n'ait besoin d'exporter des paiements datés de cette période.
Vérifiez que la nouvelle période comptable apparaît comme ouverte dans DATEV UO.
Retournez dans Spendesk et relancez tout export qui avait échoué précédemment en raison d'une période manquante.
💡 Astuce : DATEV UO crée généralement automatiquement les nouvelles périodes comptables lors du premier import d'un paiement pour cette période. La création manuelle est surtout nécessaire pour les périodes passées, que DATEV ne crée pas automatiquement.
Résolution des problèmes
Symptôme : Un export de Spendesk vers DATEV UO échoue, et l'erreur fait référence à une période comptable manquante ou indisponible.
Cause : La période comptable correspondante n'existe pas encore dans DATEV UO, généralement parce qu'il s'agit d'une période passée qui n'a jamais été créée automatiquement.
Résolution :
Identifiez la période comptable (mois/année) référencée dans l'erreur d'export.
Créez cette période comptable dans DATEV UO, en suivant les étapes ci-dessus.
Relancez l'export dans Spendesk.
⚠️ Attention : La législation allemande exige que chaque facture soit comptabilisée dans le mois civil correspondant à sa date de facturation. Antidater des écritures vers une période différente et plus récente peut déclencher des redéclarations fiscales et entraîner des contrôles.
FAQ
Pourquoi Spendesk me demande-t-il de créer une nouvelle période comptable ?
Spendesk nécessite qu'une période comptable soit ouverte dans DATEV UO pour chaque date qu'il doit exporter. Si cette période n'existe pas encore, l'export échoue.
Qui peut créer une nouvelle période comptable ?
Seuls les utilisateurs ayant un accès administrateur à DATEV Unternehmen Online (UO) peuvent le faire. Cette action n'est pas gérée depuis Spendesk.