Si un virement destiné à rembourser une note de frais (« expense claim ») d'un employé échoue, cela est généralement dû à un solde insuffisant sur le compte ou à des coordonnées bancaires incorrectes. Voici comment identifier et résoudre le problème.
Pour : les Propriétaires de comptes et Contrôleur qui remboursent des notes de frais par virement bancaire depuis Spendesk (comptes EUR et GBP).
Avant de commencer
Le mode de paiement «Virement bancaire aux employés» et «Virements bancaires à vos fournisseurs» doit être activé dans Paramètres > Règlement de de l’entreprise > Remboursements > Paramètres de remboursement avancés > Virement bancaire aux employés et dans Paramètres > Règlement de l’entreprise > Mode de paiement > Virements bancaires à vos fournisseurs
Vous devez disposer du rôle Propriétaires de comptes ou Contrôleur pour consulter et reprogrammer les virements échoués.
Cela s'applique uniquement aux remboursements effectués directement depuis votre compte Spendesk, en EUR (depuis un compte EUR) ou en GBP (depuis un compte GBP).
Causes courantes et solutions
Cause | Comment vérifier | Comment réparer |
Insufficient funds in your wallet | Fonds insuffisants dans votre portefeuille | Ajoutez des fonds à votre portefeuille, puis reprogrammez le virement. |
Coordonnées bancaires de l’employé incorrectes ou manquantes | Demandez à l’employé de vérifier son IBAN dans son profil Spendesk. | L'employé peut le mettre à jour via Avatar > Profil. S'il est déjà enregistré, seul un administrateur peut le modifier dans Paramètres > Membres. |
La devise de l'IBAN ne correspond pas à celle du portefeuille. | Vérifiez que l’IBAN de l’employé correspond à la devise de votre portefeuille (par exemple, un IBAN européen pour un portefeuille en EUR). | L’employé doit fournir un compte bancaire situé dans la zone monétaire appropriée. |
Le compte bancaire du salarié est clôturé ou bloqué. | Contactez l’employé pour confirmer le statut de son compte. | Demandez à l’employé de mettre à jour ses coordonnées bancaires, puis reprogrammez le virement. |
💡 Astuce : si votre entreprise utilise une intégration RH (par exemple HiBob ou Personio), les coordonnées bancaires des employés se synchronisent automatiquement depuis l'outil RH. Mettez-les à jour à cet endroit plutôt que dans Spendesk.
Étape par étape : trouver et corriger un virement échoué
Accédez à Dépense > Note de frais > historique
Repérez le virement dont le statut est Échoué
Cliquez sur le virement pour afficher les détails de l'échec.
Vérifiez le solde du compte et les coordonnées bancaires de l'employé, en vous basant sur les causes ci-dessus.
Corrigez le problème (ajoutez des fonds ou mettez à jour les coordonnées bancaires).
Accédez à Note de frais > Planifier les remboursements Les notes de frais concernées reviennent automatiquement à cette étape après un échec.
Sélectionnez à nouveau les notes de frais corrigées.
Cliquez sur Confirmer pour renvoyer le virement en attente d'approbation par Le propriétaire de compte
👥 Seuls les Propriétaires de comptes et Contrôleur peuvent consulter les virements échoués et les reprogrammer.
Résolution des problèmes
Symptôme : le statut du virement affiche « Failed » dans Expense claims > History.
Cause : vérifiez le message d'erreur affiché. Il peut s'agir d'un solde insuffisant sur le compte au moment du traitement du virement, de coordonnées bancaires incorrectes de l'employé, ou d'une autre raison.
Résolution : suivez les indications, ajoutez des fonds à votre compte ou corrigez les coordonnées bancaires de l'employé si nécessaire, puis renvoyez la note de frais depuis Note de frais >Planifier les remboursements
Symptôme : l'employé n'a jamais reçu le remboursement, mais Spendesk indique que le virement est « Payé ».
Cause : le virement a été rejeté ou retourné par la banque après que Spendesk l'a marqué comme payé (un « retour tardif »).
Résolution : contactez support@spendesk.com en indiquant le nom de l'employé et le montant du virement. Notre équipe étudiera la situation et vous aidera à rembourser l'employé.
Symptôme : vous ne pouvez pas saisir les coordonnées bancaires de l'employé, ou vous ne voyez que les champs « Sort code » et « Account number ».
Cause : le compte de votre entreprise est configuré pour des remboursements en GBP, qui utilisent des coordonnées bancaires au format britannique plutôt qu'un IBAN.
Résolution : pour les employés hors Royaume-Uni, utilisez l'export CSV depuis Expense claims > Schedule reimbursements et effectuez le virement manuellement depuis votre banque.
Quand contacter le support ?
Contactez support@spendesk.com si :
le statut du virement ne se met pas à jour après avoir corrigé les fonds ou les coordonnées bancaires ;
un employé signale ne jamais avoir reçu un remboursement marqué comme « Payé » ;
vous avez besoin de faire rappeler des fonds après un paiement envoyé par erreur.
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