Important : la limite journalière est de 100 000 EUR/GBP par entité. Nous travaillons à l'augmentation de cette limite.

En tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte, allez sur la rubrique Notes de frais > Planifier les remboursements et sélectionnez les employés que vous voulez rembourser. Ensuite :

Choisissez une date d'exécution

Payez aujourd'hui : par défaut, les notes de frais sélectionnées ont une date d'exécution à la date du jour. Dès que le titulaire du compte le confirme, le virement est exécuté le lendemain matin par notre partenaire bancaire. Le bénéficiaire recevra le remboursement quelques jours plus tard.

Payez plus tard : vous pouvez programmer un virement pour une date ultérieure en sélectionnant une date d'exécution future et personnalisée. Une fois confirmé par le propriétaire du compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.

Choisissez de rembourser à partir de Spendesk ou de votre compte bancaire

Depuis Spendesk : par défaut, les notes de frais sélectionnées sont remboursées depuis Spendesk, en utilisant les fonds disponibles dans votre portefeuille. Attention, en tant que propriétaire de compte, vous devrez avoir votre n° de téléphone ajouté sur Spendesk pour confirmer un virement.
Depuis votre banque : vous pouvez toujours rembourser vos employés en effectuant un virement bancaire à partir de votre compte (en sélectionnant l'option XML ou CSV)

A savoir :

👉 Vous êtes basé en zone SEPA et vous avez un portefeuille en euros ? Ajoutez les coordonnées bancaires de vos employés si vous préférez téléchargez un fichier XML SEPA pour les rembourser.

🗝 Lorsque vous choisissez de rembourser depuis Spendesk, le Propriétaire du compte est averti par e-mail et doit confirmer le remboursement à partir de la rubrique Notes de frais > Confirmer.

🚒 Si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, que vous avez confirmé et que vous changez ensuite d'avis, il n'est hélas plus possible de choisir le paiement "par virement de Spendesk". Vous devrez traiter manuellement le lot XML/CSV sur votre compte bancaire.

🙌🏻 Tant que la date d'exécution n'est pas atteinte, vous pouvez toujours annuler le virement bancaire à partir de la rubrique Notes de frais > Historique.

💵 Vous n'avez pas assez d'argent sur votre portefeuille ? Le virement risque d'échouer. Ajoutez des fonds à votre portefeuille avant de programmer vos remboursements.

⚙︎ Notez que si vous désactivez le module des notes de frais, les contrôleurs auront toujours accès à l'onglet et à son historique (Notes de frais > Historique).

Statuts de remboursement