Directives pour les contrôleurs et les propriétaires de compte
Accéder à l’onglet Préparer
Accédez à l’onglet Comptabilité > Préparer pour examiner, modifier et valider vos paiements et vos dettes fournisseurs. Cela inclut l’ajout des informations relatives à la TVA, l’attribution des comptes de charges, la vérification des fournisseurs et l’ajout de toute autre information nécessaire.
Deux vues pour préparer vos dépenses
Passez de la vue en colonnes à la vue en tableau, ou inversement. Vous pouvez changer de vue depuis le coin supérieur droit de Spendesk, dans la section Comptabilité. La vue en tableau est affichée par défaut.
La vue en tableau
Vous disposez désormais d’une vue en tableau de toutes vos dépenses.
Personnaliser votre vue
Vous pouvez personnaliser votre vue en configurant les options de tri, de regroupement et de filtrage.
Vous pouvez également réorganiser ou masquer les colonnes depuis les paramètres.
Modification rapide directement dans le tableau
Depuis le tableau lui-même, vous pouvez modifier rapidement la plupart des champs, comme la description. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure que vous les effectuez dans la vue en tableau.
Modification groupée
En cliquant sur les cases à cocher à gauche, vous pouvez sélectionner plusieurs dépenses et modifier des champs spécifiques, comme les comptes fournisseurs, le taux de TVA et bien plus encore.
Développer les détails d’une dépense
En plaçant le curseur sur une dépense, une icône apparaît tout à gauche de l’écran. Cliquez dessus pour afficher les détails.
Vous pouvez également naviguer vers le haut ou vers le bas entre vos dépenses à l’aide des flèches situées à côté du bouton « Fermer ».
Marquer comme prête
Une fois vos dépenses préparées, vous pouvez les marquer comme prêtes de deux façons :
Dans la colonne située tout à droite, vous pouvez marquer chaque dépense comme prête individuellement.
En sélectionnant plusieurs dépenses, vous pouvez également les marquer comme prêtes en une seule fois.
Si un ou plusieurs champs obligatoires ne sont pas renseignés pour une dépense, un message d’erreur s’affiche lorsque vous essayez de la marquer comme prête.
Vérifier les justificatifs
Assurez-vous que tous les justificatifs sont présents et valides.
Justificatifs manquants :
Envoyez un rappel au demandeur via Slack ou par e-mail.
Vous pouvez également importer vous-même le justificatif.
Guide des statuts des justificatifs :
Vert : le justificatif est valide.
Orange : le justificatif n’est pas valide.
Rouge : le justificatif est manquant.
Gris : le justificatif a été déclaré perdu.
Bleu : le justificatif est manquant, mais n’est pas en retard.
Vérifier les informations de paiement
Lorsque vous examinez un paiement, vérifiez et mettez à jour les éléments suivants si nécessaire :
Les informations du fournisseur
Le taux de TVA
Le type de paiement
Les comptes de charges
Si un paiement n’inclut pas de TVA, sélectionnez Exonéré.
Le renseignement de la TVA et des comptes de charges est obligatoire, sauf si vous tenez votre comptabilité en dehors de Spendesk ou si vous utilisez un compte fictif.
Une fois toutes les informations vérifiées, cliquez sur le bouton Marquer comme prête pour déplacer le paiement vers l’onglet Exporter.
Vous avez fait une erreur ? Si vous avez validé un paiement trop rapidement, vous pouvez le corriger :
Accédez à l’onglet Exporter et sélectionnez Afficher.
Cliquez sur le paiement, puis utilisez le bouton Renvoyer à Préparer pour effectuer les modifications nécessaires.
Utiliser la fonction « Grouper par »
La fonction Grouper par vous permet de mettre à jour efficacement plusieurs paiements similaires en une seule fois. Vous pouvez regrouper les paiements par :
Type de dépense
Fournisseur
Compte de charges
Compte de TVA
Une fois les paiements regroupés, sélectionnez-les, puis cliquez sur Modifier les transactions ou Marquer comme prête.
Informations importantes
Lorsque vous modifiez plusieurs paiements, les changements s’appliquent à tous les éléments sélectionnés.
Si un paiement réapparaît dans l’onglet Préparer après avoir été marqué comme prêt, cela peut être dû à la mise à jour d’un compte de TVA ou d’un compte de charges. Les paiements qui n’ont pas encore été exportés retournent dans l’onglet Préparer afin que toutes les modifications soient appliquées.