Ajoutez vos codes comptables de banque, de dépenses et de TVA pour que Spendesk puisse faire correspondre vos paiements à votre plan comptable. Ces codes sont nécessaires pour utiliser les fonctionnalités Préparer et Exporter.
Pour : les Account Owners et les Controllers.
Table des matières
Avant de commencer
Ajouter vos comptes bancaires
Ajouter vos comptes de dépenses
Ajouter vos codes de TVA
Configurer les comptes d'autoliquidation
Dépannage
Avant de commencer
Rôle requis : Account Owner ou Controller.
Pourquoi c'est nécessaire : vous devez ajouter des codes comptables uniquement si vous utilisez les fonctionnalités Préparer ou Exporter. Si vous utilisez seulement les relevés de compte ou le journal d'achat sans informations comptables, vous pouvez ignorer cette configuration.
Comptes employés : si votre module de notes de frais est activé, configurez-le séparément. Consultez Comptes des salariés : configuration et modification.
👥 Seuls les Account Owners et les Controllers peuvent configurer les codes comptables.
Ajouter vos comptes bancaires
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes bancaires.
Saisissez le code de votre compte bancaire Spendesk (il s'agit de votre propre code de plan comptable pour le compte bancaire Spendesk, par exemple la classe de compte 512 dans le PCG français).
Saisissez le code de votre compte de frais bancaires. Ce compte enregistre les frais d'interchange et les frais de service liés aux retraits d'espèces.
Saisissez le code de votre compte bancaire de financement. Il s'agit généralement de votre compte bancaire d'entreprise, celui que vous utilisez pour approvisionner votre compte Spendesk.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 Les codes de compte présentés dans les articles Spendesk (par exemple 512 ou 627) suivent le plan comptable général (PCG) français. Vos propres codes peuvent différer selon votre pays ou votre logiciel de comptabilité.
Ajouter vos comptes de dépenses
Vous pouvez ajouter des comptes de dépenses manuellement ou en masse.
Ajout manuel :
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes de dépenses.
Saisissez le nom du compte.
Saisissez le code comptable.
Cliquez sur Enregistrer.
Ajout en masse :
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes de dépenses.
Cliquez sur Télécharger le modèle.
Complétez le modèle avec les noms de vos comptes et leurs codes.
Importez le fichier complété.
Ajouter vos codes de TVA
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes de TVA.
Vérifiez les taux de TVA par défaut pour votre pays (déjà pré-remplis).
Modifiez le nom du compte dans la première colonne si nécessaire.
Modifiez le code du compte dans la troisième colonne si nécessaire.
Ajoutez tout taux de TVA supplémentaire au bas du tableau si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois enregistrés, les taux de TVA apparaissent dans Comptabiliser > Préparer sous forme de code de compte et de nom de compte combinés, ce qui vous permet de rechercher par l'un ou l'autre.
🔒 Les comptes de TVA ne s'affichent pas sur les comptes des entreprises américaines, les États-Unis n'appliquant pas la TVA.
Configurer les comptes d'autoliquidation
L'autoliquidation s'applique lorsque votre entreprise achète des biens ou des services auprès d'un autre pays de l'UE et doit autodéclarer la TVA. Deux comptes de taxe sont débités et crédités pour chaque transaction d'autoliquidation.
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes de TVA.
Repérez la section d'autoliquidation.
Saisissez vos codes de compte de débit et de crédit pour l'autoliquidation.
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez ajouter plusieurs comptes d'autoliquidation. Les codes de TVA n'apparaissent pas sur les lignes de frais bancaires dans votre export.
💡 Chaque compte d'autoliquidation utilise le taux de TVA standard défini pour le pays de l'entité auquel il appartient. Vous ne pouvez pas créer de compte d'autoliquidation avec un taux personnalisé ou différent.
⚠️ Si vous utilisez un export basé sur un fichier en comptabilité simple, vous ne pouvez saisir qu'un seul code de compte pour l'autoliquidation, car les exports en comptabilité simple n'ont pas de colonnes distinctes pour le débit et le crédit. Les exports en comptabilité en partie double permettent de saisir les deux.
Dépannage
Symptôme : je ne peux pas utiliser Préparer ou Exporter.
Cause : aucun code comptable n'a encore été ajouté.
Résolution : ajoutez au moins vos comptes bancaires, en suivant les étapes de la section Ajouter vos comptes bancaires. Les relevés de compte et le journal d'achat fonctionnent sans aucun code comptable.
Symptôme : je ne peux pas définir un taux personnalisé pour mon compte d'autoliquidation.
Cause : les comptes d'autoliquidation utilisent toujours le taux de TVA standard défini pour le pays de l'entité. Les taux personnalisés ou différents ne sont pas pris en charge.
Résolution : utilisez le taux standard correspondant au pays de votre entité. Si vous gérez plusieurs entités situées dans des pays différents, configurez un compte d'autoliquidation distinct pour chaque entité.
Symptôme : les frais de change ou de devises sont absents de mon export.
Cause : les frais de devises n'apparaissent que dans le journal de banque, et uniquement le dernier jour du mois.
Résolution : vérifiez le journal de banque à la date de fin de mois concernée plutôt qu'aux dates des transactions individuelles.