Configurez les comptes des employés pour comptabiliser correctement (enregistrer dans votre comptabilité) les notes de frais dans Spendesk. Vous pouvez utiliser un compte par défaut, des comptes dédiés par salarié, ou une combinaison des deux.
Pour : les Contrôleurs et les Propriétaires de compte avec le module de notes de frais activé.
Avant de commencer
Vous devez disposer du rôle Contrôleur ou Propriétaire de compte pour gérer les comptes des employés.
Le module de notes de frais doit être activé sur votre compte.
Si vous utilisez l'intégration DATEV UO, les codes de vos comptes salariés doivent respecter le format requis par DATEV (voir le guide de configuration DATEV UO en lien ci-dessous).
Si vous utilisez l'intégration native Xero, les comptes des employés se synchronisent avec votre plan comptable connecté.
👥 Rôles : Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent configurer ou modifier les comptes des employés.
🔒 Accès : Ce paramètre est disponible uniquement si le module de notes de frais est activé sur votre compte.
Utiliser un compte salarié par défaut
Utilisez cette option si vous n'avez pas besoin de comptes spécifiques par salarié, ou si vous préférez comptabiliser toutes les notes de frais sous un seul compte.
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes employés
Saisissez le code du compte dans le champ du compte par défaut
Cliquez sur Sauvegarder
Ajouter un compte salarié dédié
Vous pouvez ajouter un compte dédié pour un salarié spécifique de deux façons.
Depuis les paramètres comptables
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes des employés
Sélectionnez le nom du salarié dans le menu déroulant
Saisissez le code de compte spécifique à côté du nom du salarié
Cliquez sur Sauvegarder
💡 Astuce : Spendesk signale automatiquement les codes de compte en double pour vous aider à éviter les erreurs de correspondance. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier les codes de compte par ordre alphabétique.
Lors de la préparation de votre clôture mensuelle
Accédez à Comptabiliser > Préparer
Cliquez sur le logo Grouper par et sélectionnez Grouper par type de dépense pour afficher uniquement les notes de frais
Cliquez sur le champ du compte salarié sur une ligne de paiement
Sélectionnez ou saisissez le code de compte
Cliquez sur Sauvegarder
Supprimer un compte salarié spécifique
Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes employés
Repérez le compte salarié que vous souhaitez supprimer
Cliquez sur l'icône de corbeille sur la ligne correspondante et Confirmer la supression
Retrouver les comptes des employés dans vos fichiers d'export
L'export comptable contient deux documents. Les comptes des employé apparaissent différemment selon le document et le modèle d'export.
Document | Exporter le modèle | Là où le compte employé s’affiche |
Journal des achats | Partie double (débit/crédit) | Ligne de crédit |
Journal des achats | Entrée unique | Colonne « Contrepartie » |
Journal de banque | N'importe lequel | Colonne « Contrepartie », uniquement si le collaborateur a été remboursé via Spendesk |
Une fois que vous remboursez un salarié depuis Spendesk, les notes de frais correspondantes apparaissent automatiquement dans le journal de banque. Si vous n'avez pas remboursé le salarié depuis Spendesk, le journal de banque reste vide pour cette note de frais.
Votre compte bancaire Spendesk est traité comme un compte fournisseur (401 Divers) dans les exports. Retrouvez-le sous Paramètres > Plan comptable > Compte divers. Tous les paiements par carte Spendesk (virtuelle ou physique) apparaissent sous ce compte 401 dans votre journal de banque.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne trouvez pas la section Comptes employés dans les Paramètres.
Cause : Votre rôle n'y a pas accès, ou le module de notes de frais n'est pas activé.
Résolution : Vérifiez que vous êtes connecté en tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte. Demandez à votre Propriétaire de compte d'activer le module de notes de frais s'il n'est pas activé.
Symptôme : Un code de compte salarié apparaît comme signalé ou en double.
Cause : Le même code de compte est attribué à plusieurs salariés.
Résolution : Accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes employés, examinez les lignes signalées et attribuez un code unique à chaque employé.
Symptôme : La colonne du compte salarié est vide dans votre fichier d'export.
Cause : Aucun compte salarié par défaut ou spécifique n'a été défini pour cette note de frais avant l'export.
Résolution : Allez dans Comptabiliser > Préparer, groupez par Type de dépense, et attribuez un compte au paiement avant de relancer l'export.