Cette configuration est uniquement accessible aux Contrôleurs et aux Propriétaires de compte ayant le module de Notes de frais activé. La fonctionnalité n'est pas encore disponible pour les utilisateurs de Xero ou DATEV.
Dans Spendesk, vous avez 4 options pour comptabiliser les notes de frais :
Utiliser uniquement un compte par défaut,
Utiliser uniquement des comptes spécifiques pour chaque employé,
Utiliser à la fois des comptes spécifiques pour les employés et un compte par défaut,
Utiliser des comptes employés et des comptes auxiliaires.
Utiliser un compte employé par défaut
Si vous n'avez pas de comptes employés spécifiques ou préférez comptabiliser toutes les notes de frais sous un seul compte, vous pouvez utiliser un compte employé par défaut.
Ajoutez votre compte générique dans Paramètres > Plan comptable > Comptes employés : entrez son code et n'oubliez pas de sauvegarder !
Ajouter un compte employé dédié
Il y a 2 façons d'ajouter un compte employé.
Depuis les paramètres comptables
Allez dans Paramètres > Plan comptable, puis dans la section Comptes employés. Remplissez le tableau en sélectionnant le nom de l'employé dans le menu déroulant. Ensuite, ajoutez le compte employé spécifique à côté du nom de l’employé.
Nous signalons les doublons pour éviter toute confusion. Vous pouvez également trier les colonnes par ordre alphabétique en cliquant sur l'en-tête.
Lors de la préparation de votre clôture mensuelle
Vous pouvez également ajouter le compte employé directement depuis l'onglet Comptabiliser > Préparer.
Pour afficher uniquement les notes de frais, utilisez la fonction Grouper par > Type de dépense.
Supprimer un compte employé spécifique
Vous pouvez supprimer un compte employé dans Paramètres > Plan comptable > Comptes employés. Cliquez sur la petite corbeille sur la ligne correspondante pour supprimer le compte employé.
Repérer le compte employé dans vos fichiers d'export
Dans l'export comptable, vous avez deux documents :
Journal d'achats
Si vous utilisez un modèle d'export à double entrée (débit/crédit), le compte employé se trouve sur la ligne de crédit.
Si vous utilisez un modèle d'export en partie simple, il est affiché dans la colonne "Contrepartie".
Journal de banque
Si vous avez remboursé votre employé via Spendesk, les notes de frais concernées apparaissent automatiquement dans le journal de banque. Les comptes employés sont affichés dans la colonne "Contrepartie". Sinon, le journal de banque reste vide.
Le compte bancaire Spendesk devient un compte fournisseur (401 Divers). Retrouvez-le dans Paramètres > Plan comptable. Dans votre journal de banque, tous les paiements par carte virtuelle ou physique Spendesk apparaissent maintenant sous ce compte 401.