Ce paramétrage est uniquement disponible pour les Propriétaires de compte et les Contrôleurs. Les utilisateurs de Xero n'ont pas besoin de créer un export personnalisé car leurs paiements sont automatiquement exportés vers Xero dans le bon format.
Une fois vos paiements et engagements préparés et validés vous devez les exporter vers votre logiciel comptable.
Un journal d'achat de base appelé "Journal Spendesk" est sélectionné par défaut. Néanmoins, vous pouvez personnaliser votre journal d'achat en fonction de vos besoins ou choisir un modèle de notre bibliothèque.
Vous pouvez modifier les paramètres par défaut, notamment les colonnes à afficher, leurs noms, la structure du fichier, mais aussi la date et les formats décimaux.
Le journal de banque, lui, ne peut pas encore être personnalisé.
Créer un nouveau modèle d'export personnalisé
Pour créer un nouveau modèle d'export :
Allez dans "Paramètres > Informations comptables > Exports".
Allez dans la rubrique "Templates d'exports personnalisés" et cliquez sur "Créer mon premier template d'export".
Sélectionnez le logiciel comptable que vous souhaitez utiliser
Pour commencer, vous devez choisir votre modèle en fonction du logiciel comptable que vous utilisez. Rendez-vous pour cela dans l'onglet "Comptabilité".
Voici toutes les bases disponibles que nous fournissons :
journal à entrée simple ou multiple, Sage, Cegid
intégrations Xero, Datev et Quickbooks
Une fois qu'un modèle est sélectionné, un aperçu affiche la structure d'export. Cliquez sur le bouton Continuer pour passer aux étapes suivantes.
👉 Si vous n'utilisez aucun des logiciels cités ci-dessus, vous pouvez toujours les sélectionner un à un et voir en aperçu celui qui correspond le mieux à vos besoin.
Personnaliser le format et le contenu du fichier exporté
1. Choisissez les paramètres généraux
Choisissez le séparateur de date à utiliser.
Choisissez un format de date.
Choisissez le séparateur décimal à utiliser.
Enfin, choisissez si vous souhaitez que les en-têtes apparaissent dans le cadre de l'export.
2. Configurez vos colonnes et leur contenu
Vous pouvez choisir ce que vous voulez montrer dans votre export :
Supprimez les colonnes inutiles : passez votre souris sur la colonne et cliquez sur l'icône représentant une roue crantée. Cliquez sur Supprimer la colonne.
Changer le nom des colonnes : passez votre souris sur la colonne et cliquez sur l'icône représentant une roue crantée. Changez le nom et cliquez sur Enregistrer.
Réorganisez les colonnes dans l'ordre qui vous convient : passez votre souris sur une colonne, cliquez et déposez-la pour la déplacer.
Ajoutez de nouvelles colonnes si nécessaire : passez votre souris entre deux colonnes et cliquez sur le signe + bleu. Recherchez le type de colonne que vous souhaitez ajouter et cliquez dessus.
Les "catégories" (Paramètres - Analytiques) doivent être ajoutées manuellement au journal, en suivant les instructions ci-dessus.
Ajouter une colonne personnalisée : comme ci-dessus, mais sélectionnez "contenu personnalisé (vide)", puis ajoutez des valeurs statiques ou dynamiques.
Une fois votre configuration terminée, cliquez sur "Télécharger" pour voir si le tout vous convient.
3. Enregistrez et nommez votre modèle
Enfin, vous pouvez choisir le nom de votre modèle d'export. Une fois que vous êtes satisfait(e) du résultat, cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau template" !
À partir de maintenant, chaque fois que vous exporterez vos paiements dans Exporter, votre modèle d'export personnalisé sera utilisé.
👉 Si vous avez plusieurs modèles personnalisés disponibles, assurez-vous de choisir celui que vous souhaitez sur la page d'export avant d'exporter !
4. Colonne "Code journal" (obligatoire pour de nombreux logiciels de comptabilité) 🥳
Dans cette colonne, vous pouvez ajouter un code journal - mais vous pouvez en ajouter des différents selon le type de dépense ! Par exemple HA pour les factures, et EC pour les notes de frais.
Il s'agit d'une exigence classique des logiciels de comptabilité d'avoir des journaux différents pour les différents types de dépenses.
Tous les clients qui utilisent des exports basés sur des fichiers (= pas des intégrations natives) peuvent l'utiliser.
Changement de base comptable
Si vous souhaitez passer à une autre base comptable, veuillez cliquer ci-dessous. Si cette option n'est pas disponible, contactez notre support par chat!