Cette page est destinée aux propriétaires de comptes et aux contrôleurs. Si vous utilisez une intégration native, il n’est pas nécessaire de créer un export personnalisé, car vos paiements sont automatiquement envoyés au logiciel de comptabilité.
Une fois vos paiements et engagements préparés et validés vous devez les exporter vers votre logiciel comptable.
Un journal d'achat de base appelé "Journal Spendesk" est sélectionné par défaut.
Néanmoins, vous pouvez personnaliser votre journal d'achat en fonction de vos besoins ou choisir un modèle de notre bibliothèque.
Vous pouvez modifier les paramètres par défaut, notamment les colonnes à afficher, leurs noms, la structure du fichier, mais aussi la date et les formats décimaux.
Le journal de banque, lui, ne peut pas encore être personnalisé.
Créer un nouveau modèle d'export personnalisé
Pour créer un nouveau modèle d’export :
Allez dans Paramètres > Configuration comptable > Exports.
Dans la section Modèle d'export personnalisé, cliquez sur Créer votre premier export personnalisé.
Suivez les étapes et enregistrez votre modèle.
Sélectionner un logiciel comptable
Dans l'onglet Comptabilité, choisissez le logiciel comptable que vous souhaitez utiliser pour votre modèle.
Nous proposons les options suivantes :
Journal à entrée simple
Journal à double entrée
Sage ou Cegid
Intégrations avec Xero, DATEV, Netsuite et QuickBooks
Intégrations avec ACD / Sage 100
Une fois que vous avez sélectionné un modèle, la fenêtre contextuelle affichera un aperçu de la structure de l'export. Cliquez sur Continuer pour passer aux étapes suivantes.
Si vous ne trouvez pas le logiciel comptable que vous utilisez, vérifiez les modèles existants et adaptez-les à vos besoins.
Personnaliser le format et le contenu du fichier exporté
Choisissez les paramètres généraux :
Sélectionnez un séparateur de date.
Choisissez un format de date.
Sélectionnez un séparateur.
Déterminez si vous souhaitez que les en-têtes apparaissent dans l'export.
Configurer les colonnes et leur contenu :
Supprimer les colonnes inutiles : Survolez une colonne, cliquez sur l'icône de roue dentée, puis sélectionnez Supprimer la colonne.
Modifier les noms des colonnes : Survolez une colonne, cliquez sur l'icône des outils, modifiez le nom et cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser les colonnes : Survolez une colonne, cliquez et faites glisser pour réorganiser.
Ajouter de nouvelles colonnes : Survolez entre deux colonnes, cliquez sur le signe + bleu, recherchez le type de colonne et sélectionnez-le.
Les colonnes de champs personnalisés (créées sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques) doivent être ajoutées manuellement.
Ajouter des colonnes personnalisées : Sélectionnez contenu personnalisé (vide), puis ajoutez des valeurs statiques ou dynamiques.
Enregistrez et nommez votre modèle
Choisissez un nom pour votre export. Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur Enregistrer le nouveau modèle.
À partir de ce moment, votre modèle personnalisé sera utilisé chaque fois que vous exportez des paiements.
Si vous avez plusieurs modèles personnalisés, assurez-vous de sélectionner le principal sur la page d'export avant d'exporter.
Colonne "Code journal" (requise par de nombreux logiciels comptables)
Dans cette colonne, vous pouvez ajouter un code journal, avec des codes différents pour différents types de dépenses. Par exemple, "HA" pour les factures et "EC" pour les demandes de remboursement de frais.
C'est une exigence courante des logiciels comptables pour différencier les journaux selon les types de dépenses.
Les clients utilisant des exports basés sur des fichiers (intégrations non natives) peuvent également utiliser cette fonctionnalité.
Changer de base comptable
Si vous souhaitez passer à une autre base comptable, cliquez ci-dessous :