Les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent définir un budget, activer le retrait d'espèces et ajouter des restrictions avancées sur toute carte physique de l'entreprise.
Avant de commencer
Seuls les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent configurer ou modifier les contrôles de dépenses sur les cartes.
Le retrait d'espèces doit d'abord être activé au niveau de l'entreprise par votre CSM ou votre Account Billing Manager avant de pouvoir l'activer sur une carte individuelle.
Les contrôles avancés (catégories de dépenses, période d'utilisation, restrictions des paiements en ligne) sont disponibles uniquement sur certains plans de facturation.
👥 Rôles : Seuls les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent configurer ou modifier les contrôles de dépenses sur les cartes physiques.
Définir le budget de départ
Le budget de départ est un montant chargé une seule fois sur la carte. Il devient disponible pour l'utilisateur dès l'activation de sa carte. Vous définissez ce montant une seule fois, au moment de la commande de la carte.
Accédez à Cartes.
Cliquez sur Commander une carte.
Saisissez un montant supérieur à 0 dans le champ Budget.
Terminez les étapes restantes de la commande.
Pour le processus de commande complet, consultez Commander des cartes physiques.
Définir un budget mensuel
Un budget mensuel est une limite de dépenses récurrente que vous définissez pour une carte, et non un montant fixe rechargé sur la carte chaque mois.
Accédez à Cartes.
Sélectionnez la carte à configurer.
Cliquez sur Paramètres de la carte.
Saisissez le montant dans le champ Budget mensuel.
Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
Au début de chaque mois, Spendesk compare le solde disponible de la carte au budget mensuel :
Si le solde disponible est inférieur au budget mensuel, le solde de la carte est complété jusqu'à atteindre le budget mensuel.
Si le solde disponible est égal ou supérieur au budget mensuel (par exemple, à la suite d'un rechargement ponctuel approuvé), aucun complément n'est effectué et le solde reste inchangé.
💡 Exemple : une carte a un budget mensuel de 500 €. L'utilisateur dépense 100 €, ce qui laisse un solde disponible de 400 €. Comme 400 € est inférieur à 500 €, la carte est complétée à 500 € au début du mois suivant. Le budget mensuel est une limite de dépenses qui se réinitialise chaque mois : ce n'est pas de l'argent supplémentaire ajouté à ce qu'il reste.
Activer le retrait d'espèces
Le retrait d'espèces permet à un Demandeur de retirer de l'argent liquide aux distributeurs automatiques avec sa carte physique. Vous pouvez le désactiver pour une carte à tout moment.
Contactez votre CSM ou votre Account Billing Manager pour activer le retrait d'espèces au niveau de l'entreprise, si ce n'est pas déjà fait.
Accédez à Cartes.
Sélectionnez la carte à configurer.
Cliquez sur Paramètres de la carte.
Activez le bouton Retrait d'espèces.
Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
⚠️ Chaque retrait entraîne des frais de 0,75 %, avec un minimum de 1 € (ou l'équivalent dans la devise de la carte). Un retrait dans une devise différente de celle du compte de l'entreprise ajoute des frais de conversion de devise de 2,99 %. Certains distributeurs peuvent également appliquer leurs propres frais.
Contrôles avancés
Selon votre plan de facturation, vous pouvez également restreindre :
L'autorisation des paiements en ligne.
La période d'utilisation (jours de la semaine et horaires pendant lesquels la carte peut être utilisée).
Les catégories de dépenses autorisées.
L'autorisation des paiements sans contact.
Ces paramètres se configurent depuis la même page Paramètres de la carte, dans la section Paramètres avancés. Pour les étapes complètes, consultez Configurer des paramètres de contrôle de dépenses sur les cartes (niveau Avancé).
🔒 Les contrôles avancés (catégories de dépenses, période d'utilisation, restrictions des paiements en ligne) sont disponibles uniquement sur certains plans de facturation.
Résultat attendu
Une fois enregistrés, le nouveau budget, le paramètre de retrait d'espèces ou la restriction avancée s'appliquent immédiatement à la carte. Le titulaire de la carte voit ses nouvelles limites et autorisations dans son onglet Cartes.
Résolution des problèmes
Symptôme : Le bouton « Retrait d'espèces » est grisé ou absent dans les Paramètres de la carte.
Cause : Le retrait d'espèces n'a pas encore été activé au niveau de l'entreprise. Résolution : Contactez votre CSM ou votre Account Billing Manager pour activer la fonctionnalité pour votre entreprise, puis réessayez d'activer le bouton dans les Paramètres de la carte.
Symptôme : Le retrait d'un Demandeur est facturé plus cher que prévu.
Cause : Le retrait a été effectué dans une devise différente de celle du compte de l'entreprise, ou le distributeur a appliqué ses propres frais.
Résolution : Vérifiez que les frais de retrait de 0,75 % (minimum 1 €) et, le cas échéant, les frais de conversion de devise de 2,99 % expliquent la différence. Tout écart restant peut provenir de frais appliqués par le distributeur, hors du contrôle de Spendesk.
Symptôme : Le solde d'une carte n'a pas augmenté en début de mois, alors que l'utilisateur a dépensé moins que le budget mensuel.
Cause : Le solde disponible était déjà égal ou supérieur au budget mensuel au moment de la réinitialisation, souvent en raison d'un rechargement ponctuel approuvé.
Résolution : Vérifiez le solde disponible à la fin du mois précédent. S'il était égal ou supérieur au budget mensuel, l'absence de complément est normale.
Symptôme : Les paramètres avancés (catégories de dépenses, période d'utilisation) ne sont pas visibles sur une carte.
Cause : Les contrôles avancés ne sont pas inclus dans votre plan de facturation actuel.
Résolution : Contactez votre CSM pour vérifier l'éligibilité de votre plan aux contrôles avancés des cartes.
FAQ
Puis-je modifier le budget mensuel d'une carte après son activation ? Oui. Accédez à Cartes, sélectionnez la carte, cliquez sur Paramètres de la carte, puis modifiez le champ Budget mensuel.
Le budget mensuel non utilisé est-il reporté au mois suivant ? Le montant non utilisé n'est pas perdu : il reste intégré au solde disponible de la carte. Au début du mois suivant, Spendesk ne complète le solde que s'il est inférieur au budget mensuel ; il n'ajoute jamais le montant du budget mensuel en plus de ce qu'il reste.
Qui peut activer le retrait d'espèces sur une carte ? Seuls les Propriétaires de compte et les Administrateurs peuvent activer le retrait d'espèces dans les Paramètres de la carte, une fois la fonctionnalité activée au niveau de l'entreprise.