Les Propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent soumettre des factures fournisseurs sur Spendesk via Dépenses > Demandes > Boîte de réception. Vous pouvez également envoyer une facture à une adresse email personnalisée pour créer un brouillon sur Spendesk et/ou l’attribuer à un utilisateur.
Contrôleurs : Si vous devez soumettre des factures, contactez votre Propriétaire de compte ou Administrateur pour qu’il mette à jour votre rôle en ajoutant le rôle de Demandeur. Vous pouvez aussi demander l’adresse email personnalisée de votre entreprise pour envoyer directement les factures à son compte Spendesk.
Comment soumettre une facture
Cliquez sur le bouton Nouvelle demande.
Sélectionnez Soumettre une facture.
Importez votre facture : les formats pris en charge sont .JPG, .PNG et .PDF. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois.
Notre outil OCR, Marvin, extraira automatiquement les informations pertinentes de vos factures.
Vous pouvez compléter ou modifier les champs manuellement si nécessaire.
S'il s’agit d’un nouveau fournisseur, vous devrez peut-être ajouter ses coordonnées bancaires. Ces informations seront sauvegardées pour les factures futures. Vous pouvez les importer au format .PDF, .PNG ou .JPG. Si ces informations ne sont pas disponibles, vous pouvez passer cette étape—les Contrôleurs pourront les ajouter plus tard lors de la revue.
Une fois les informations du fournisseur renseignées, cliquez sur Continuer.
Vous pouvez ensuite :
Ajouter une description.
Inclure des informations analytiques comme des champs personnalisés, des catégories de dépenses ou des centres de coûts (si besoin).
[Nouveau] Vous pouvez désormais ventiler vos lignes articles sur différents champs analytiques (centres de coûts, catégories de dépenses,...). Consultez notre article de Help Center à ce sujet !
Lorsque tout est complété, cliquez sur Soumettre ma facture.
Votre facture sera soit validée automatiquement, soit envoyée à un approbateur, en fonction de la politique d’approbation de votre entreprise. Vous pouvez consulter cette politique dans l’onglet Avatar > Mon profil sous vos informations personnelles.
👉 Les approbateurs peuvent retrouver les factures soumises dans Dépenses > Demandes > Factures. Une fois approuvées, elles passent à Dépenses > Factures > Vérifier.
Comptabiliser les factures avant paiement
Après la revue financière, la facture apparaît dans Comptabiliser > Préparer et dans Dépenses > Factures > Payer. Vous pouvez préparer et exporter le payable avant d’effectuer le paiement au fournisseur.
Dans Comptabiliser > Préparer, complétez les informations comptables, notamment les comptes de dépenses, les comptes de TVA et le compte fournisseur. Marquez le payable comme prêt, puis exportez-le depuis Comptabiliser > Exporter.
Pour les factures fournisseurs, la date du payable est la date d’émission de la facture. La date comptable peut être différente si vous exportez la facture au cours d’une période comptable ultérieure.
Une fois la revue financière terminée, vous ne pouvez plus annuler la facture depuis Demandes. Si vous devez la corriger, contactez votre Contrôleur ou Propriétaire de compte.
Soumettre plusieurs factures
Le processus est identique à celui d’une facture unique :
Glissez et déposez plusieurs factures dans la section Importer une facture.
Marvin extraira les détails de chaque facture, que vous devrez valider avant de soumettre les brouillons.
ℹ️ Vous pouvez également importer un avoir via le flux Nouvelle demande > Avoir.
Factures et bons de commande
Si un bon de commande a déjà été approuvé, la facture associée peut :
Être automatiquement approuvée (si cette fonctionnalité est activée).
Nécessiter une approbation avant d’être confirmée et payée.
Factures en devises étrangères
Lorsqu’une facture fournisseur est dans une devise différente de la devise de l’entreprise, Spendesk utilise le taux de change historique de la date d’émission de la facture pour calculer le montant converti dans la devise de l’entreprise.
Dans Comptabiliser > Préparer, Spendesk affiche le montant converti et le taux de change enregistrés pour le payable. Ce calcul est indépendant du taux de change utilisé pour un paiement international. La conversion est recalculée si le montant, la devise ou la date d’émission de la facture change.
FAQ
Qui peut soumettre une facture ?
Les Propriétaires de compte et les membres ayant le rôle de Demandeur peuvent soumettre des factures. Les Contrôleurs doivent contacter leur Propriétaire de compte ou Administrateur pour obtenir ce rôle.Quels formats de fichiers sont pris en charge ?
Les formats pris en charge sont .JPG, .PNG et .PDF.Que faire si je n’ai pas les coordonnées bancaires du fournisseur ?
Vous pouvez passer cette étape lors de la soumission. Les Contrôleurs pourront ajouter ces informations plus tard lors de la revue.Puis-je soumettre plusieurs factures en même temps ?
Oui, vous pouvez importer plusieurs factures simultanément. Chaque fichier créera un brouillon séparé à valider.Comment sont gérées les factures en devises étrangères ?
Spendesk utilise le taux de change historique de la date d’émission de la facture pour calculer le montant converti dans la devise de l’entreprise. La conversion est recalculée si le montant, la devise ou la date d’émission de la facture change.Pourquoi est-ce qu'un message d'erreur apparaît lorsque j'essaie de soumettre une facture ?
Si vous utilisez la fonctionnalité "Équipes", vous ne pouvez soumettre des factures qu'au sein des équipes dont vous faites partie.
Soumettre une facture à payer par email
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Soumettre une facture à payer depuis l'application mobile
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