Les Propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent soumettre des factures fournisseurs sur Spendesk via l'onglet Demandes. Vous pouvez également envoyer une facture à une adresse email personnalisée pour créer un brouillon sur Spendesk et/ou l’attribuer à un utilisateur.
Contrôleurs : Si vous devez soumettre des factures, contactez votre Propriétaire de compte ou Administrateur pour qu’il mette à jour votre rôle en ajoutant le rôle de Demandeur. Vous pouvez aussi demander l’adresse email personnalisée de votre entreprise pour envoyer directement les factures à son compte Spendesk.
Comment soumettre une facture
Cliquez sur le bouton Nouvelle demande.
Sélectionnez Soumettre une facture.
Importez votre facture : les formats pris en charge sont .JPG, .PNG et .PDF. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois.
Notre outil OCR, Marvin, extraira automatiquement les informations pertinentes de vos factures.
Vous pouvez compléter ou modifier les champs manuellement si nécessaire.
S'il s’agit d’un nouveau fournisseur, vous devrez peut-être ajouter ses coordonnées bancaires. Ces informations seront sauvegardées pour les factures futures. Vous pouvez les importer au format .PDF, .PNG ou .JPG. Si ces informations ne sont pas disponibles, vous pouvez passer cette étape—les Contrôleurs pourront les ajouter plus tard lors de la revue.
Une fois les informations du fournisseur renseignées, cliquez sur Continuer.
Sur l’écran suivant :
Ajoutez une description.
Incluez des informations analytiques comme des champs personnalisés, des catégories de dépenses ou des centres de coûts (si besoin).
Lorsque tout est complété, cliquez sur Soumettre ma facture.
Votre facture sera soit validée automatiquement, soit envoyée à un approbateur, en fonction de la politique d’approbation de votre entreprise. Vous pouvez consulter cette politique dans l’onglet Avatar > Mon profil sous vos informations personnelles.
👉 Les approbateurs peuvent retrouver les factures soumises dans Demandes > Factures. Une fois approuvées, elles passent à Factures > Vérifier.
Comptabiliser les factures avant paiement
Les factures approuvées dans l’onglet Factures - À examiner apparaissent automatiquement dans l’onglet Comptabiliser ainsi que dans l’onglet Factures - Planifier, permettant d’exporter les dettes fournisseurs.
⚠️ Si une facture est approuvée dans Factures - Revue, elle ne peut plus être annulée dans Demandes. Pour la supprimer, marquez-la comme payée et supprimez-la du fichier exporté .csv avant de l’importer dans votre logiciel comptable.
Soumettre plusieurs factures
Le processus est identique à celui d’une facture unique :
Glissez et déposez plusieurs factures dans la section Importer une facture.
Marvin extraira les détails de chaque facture, que vous devrez valider avant de soumettre les brouillons.
ℹ️ Vous pouvez également importer un avoir via le flux Nouvelle demande > Avoir.
Factures et bons de commande
Si un bon de commande a déjà été approuvé, la facture associée peut :
Être automatiquement approuvée (si cette fonctionnalité est activée).
Nécessiter une approbation avant d’être confirmée et payée.
Factures en devises étrangères
Lors de la soumission d’une facture en devise étrangère, Spendesk utilise le taux de change à la date d’émission fourni par Fixer.io pour proposer le montant de remboursement.
Ce montant restera inchangé sauf si la date d’émission est modifiée par un Contrôleur.
FAQ
Qui peut soumettre une facture ?
Les Propriétaires de compte et les membres ayant le rôle de Demandeur peuvent soumettre des factures. Les Contrôleurs doivent contacter leur Propriétaire de compte ou Administrateur pour obtenir ce rôle.Quels formats de fichiers sont pris en charge ?
Les formats pris en charge sont .JPG, .PNG et .PDF.Que faire si je n’ai pas les coordonnées bancaires du fournisseur ?
Vous pouvez passer cette étape lors de la soumission. Les Contrôleurs pourront ajouter ces informations plus tard lors de la revue.Puis-je soumettre plusieurs factures en même temps ?
Oui, vous pouvez importer plusieurs factures simultanément. Chaque fichier créera un brouillon séparé à valider.Comment sont gérées les factures en devises étrangères ?
Spendesk utilise les taux de change de Fixer.io basés sur la date d’émission de la facture.
Soumettre une facture à payer par email
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Soumettre une facture à payer depuis l'application mobile
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