Les Propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent soumettre une facture fournisseur sur Spendesk à partir de l'onglet Demandes. Il est également possible d'envoyer une facture à une adresse e-mail personnalisée pour créer un brouillon sur Spendesk et/ou l'attribuer à un utilisateur.
➡️ Si vous êtes un Contrôleur et que vous devez soumettre des factures, contactez votre propriétaire de compte ou votre administrateur pour qu'il mette à jour votre rôle et ajoute le rôle de "demandeur" à vos rôles existants, ou demandez l'adresse électronique personnalisée de votre entreprise pour pouvoir envoyer des factures au compte Spendesk de l'entité.
Comment soumettre votre facture
Cliquez sur le bouton "Nouvelle demande".
Sélectionnez le bouton "Soumettre une facture".
Téléchargez votre facture : nous acceptons les fichiers .JPG, .PNG et .PDF, vous pouvez en téléverser plusieurs en même temps.
Notre robot / OCR Marvin extrait les informations de vos factures. Vous pouvez également les remplir manuellement ou les modifier si elles sont incomplètes ou erronées.
Pour les nouveaux fournisseurs, vous devrez peut-être saisir leurs coordonnées bancaires. Ces informations sont sauvegardées pour les prochaines factures. Vous pouvez ajouter ces informations dans un fichier .PDF, .PNG ou .JPG. Si vous ne l'avez pas, vous pouvez passer cette étape. Le Contrôleur peut les ajouter lorsqu'il vérifie la facture.
Une fois les informations relatives au fournisseur remplies, cliquez sur le bouton "Continuer".
Sur l'écran suivant, remplissez la description et, si nécessaire, les informations analytiques relatives à la facture (centre de coût / champ personnalisé / champ de type de dépense...).
Cliquez sur le bouton "Soumettre ma facture".
Votre facture pourra être directement validée ou bien votre modérateur devra valider votre facture (selon votre politique d'approbation), celle-ci étant expliquée sur votre Avatar > Profil sous vos informations personnelles).
👉 Le Propriétaire du compte, modérateurs d'équipe ou propriétaires de centre de coût accèdent ensuite à cette facture depuis "Demandes > Factures". Une fois validée, elle se déplace vers l'onglet Factures, onglet uniquement accessible au Contrôleur et au Propriétaire de compte qui procèdent à son paiement.
Il est désormais possible de comptabiliser une facture avant le paiement.
Une fois approuvée dans Demandes puis Factures - Vérifier, la facture passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Factures - A payer. Attention, si la facture a été approuvée dans Factures - Vérifier, il n'est plus possible de l'annuler dans Demandes. Il faudra alors la marquer comme payée puis la supprimer du fichier .csv avant import dans votre logiciel comptable.
Soumettre plusieurs factures à la fois
Procédez de la même manière que pour les factures uniques, mais faites glisser et déposez plusieurs factures dans la partie "télécharger la facture" de l'écran au lieu d'une seule. Cela ouvrira plusieurs brouillons, Marvin (notre robot OCR) extraira les informations de ces factures et vous devrez les valider avant de soumettre le brouillon définitivement en tant que demande de facture.
N.B Vous pouvez aussi soumettre un avoir (en utilisant Nouvelle demande > Avoir) si besoin!
Soumettre une facture à payer par email
Cliquez ici pour plus d'infos:
Soumettre une facture à payer depuis l'application mobile
Cliquez ici pour plus d'infos:
Factures x Bons de commande
Si vous soumettez un bon de commande qui est approuvé, la facture peut être approuvée automatiquement (la fonction doit être activée) ou la facture devra également être approuvée avant d'être confirmée et payée.
Factures en devises étrangères
Lorsqu'une facture dans une devise étrangère est soumise, nous utilisons le taux de la date d'émission de https://fixer.io/ pour suggérer un montant à rembourser à l'entreprise.
Ce montant ne devrait pas changer tant que la date d'émission n'est pas modifiée par un contrôleur.