Spendesk vous permet désormais de répartir les achats sur plusieurs valeurs de Centres de Coûts, Catégories de Dépenses ou Champs Personnalisés.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible pour les plans de facturation Growth et plus, pour les clients utilisant notre intégration avec DATEV et Xero ainsi que pour tous les templates d'export "fichier". Nous travaillons à rendre cette fonctionnalité disponible pour les clients utilisant l'intégration native avec NetSuite ou QuickBooks.

💡 Veuillez noter que si vous êtes un client existant et que vous utilisez les templates d'export "fichier", vous devrez activer la fonctionnalité de ventilation analytique avant de pouvoir l'utiliser.

Pour cela, RDV sur "Paramètres > Informations comptables > Intégration comptable" et acceptez. Veuillez consulter la section relative aux changements de format des exports avant d'activer la fonctionnalité.

Pourquoi?

Il est très fréquent qu'une dépense doive être attribuée à plusieurs unités (par exemple, les dépenses liées à un événement de présentation d'un produit peuvent devoir être réparties entre les départements de gestion des produits, des ventes et du marketing des produits).

Nos clients peuvent désormais s'assurer qu'ils saisissent une dépense avec précision, en la répartissant entre plusieurs Centres de Coûts, Catégories de Dépenses ou Champs Personnalisés! 🎉

Où?

Les utilisateurs ne peuvent scinder les achats que dans la section Comptabiliser > Préparer de l'interface.

Le tableau suivant indique à quelles étapes d'un achat il est possible de le scinder.

Demande	Approbation	Vérification	onglet Préparer	Prêt à être exporté	Exporté
Non, le demandeur doit indiquer les infos dans le champ Description.	Non	Non	Oui ✅	Non, mais les achats peuvent être renvoyés à l'étape 'Préparer'.	Les paiements exportés ne peuvent être modifiés.

S'assurer qu'un achat puisse être divisé en plusieurs unités

Tous les champs qui peuvent être utilisés pour fractionner les achats (c'est-à-dire les Centres de Coûts, les Catégories de Dépenses et les Champs Analytiques) sont automatiquement ajoutés aux exports du journal d'achats afin que vous ne manquiez aucune information.

💡 Si vous utilisez les exports basés sur des fichiers, veuillez vous familiariser avec les modifications apportées au format de fichier afin de pouvoir importer efficacement ces informations dans d'autres systèmes (y compris les logiciels de comptabilité).

Bien qu'un paiement puisse être réparti entre plusieurs Centres de Coûts, Catégories de Dépenses et Champs Personnalisés, par défaut, ces champs seront configurés de la manière suivante ⬇️

Centres de coûts : si une entreprise a un Centre de Coûts, ce champ sera toujours disponible pour le fractionnement, c'est-à-dire qu'il sera toujours fractionnable et que ce comportement ne peut pas être modifié.

Catégories de dépenses : Le champ Catégorie de dépenses est configuré comme "Non fractionnable" par défaut. Si vous souhaitez modifier ce comportement, vous pouvez aller dans Paramètres > Champs analytiques et changer cela. Vous pouvez toujours modifier ce paramètre ultérieurement.

Champs personnalisés : tous les Champs Personnalisés sont configurés par défaut comme "non fractionnables". Si vous souhaitez modifier ce comportement, vous pouvez aller dans Paramètres > Champs analytiques, et changer les paramètres du champ personnalisé spécifique pour chaque champ. Vous pouvez toujours modifier ce paramètre ultérieurement.

Communication avec les Demandeurs de votre entreprise

⚠️ Nous recommandons de faire savoir à TOUS les employés de votre entreprise qu'ils doivent fournir des informations détaillées sur un paiement qui doit être ventilé dans le champ Description.

Exemple : "Pour cet événement, 30 % sont destinés au marketing, 25 % à l'équipe chargée de la réussite et 35 % à l'équipe chargée du produit".

Nous avons élaboré un modèle (ici) que vous pouvez envoyer par email à tous vos employés.

Comprendre la fonctionnalité au travers de 3 scénarios

1. Différents Centres de Coûts, Catégories de Dépenses et Champs Analytiques

Supposons que votre entreprise ait organisé une démonstration de produit et que vous souhaitiez imputer les frais de réservation du lieu de la manière suivante :

Champ	Fractionnable	Valeurs
Centre de coût	Oui	Sales, Product Marketing
Catégorie de dépense	Oui	Business Development, Awareness Generation
Champ analytique	Oui	Code-001, Code-100

Voici le résultat:

2. Différents centres de coûts, mais même catégorie de dépenses et mêmes champs analytiques

Reprenons le même exemple mais avec les attributs suivants :

Champ	Fractionnable	Valeurs
Centre de coût	Oui	Sales, Product Marketing
Catégorie de dépense	Oui	Business Development
Champ analytique	Non	Code-001

Voici le résultat:

3. Même centre de coût et champs analytiques, mais différentes catégories de dépenses

Reprenons le même exemple mais avec les attributs suivants :

Champ	Fractionnable	Valeurs
Centre de coût	Oui	Product Marketing
Catégorie de dépense	Oui	Business Development, Awareness Generation
Champ analytique	Non	Code-001

Cet achat sera réparti de la manière suivante :

S'assurer que le bon montant est exporté

Lors de la division d'un achat entre plusieurs éléments, le contrôleur devra s'assurer que la somme de tous les montants nets et de la TVA dans tous les blocs = le montant brut de la ligne, afin de la sauvegarder.

Un bloc récapitulatif au bas du paiement aide les utilisateurs à s'assurer qu'ils fractionnent correctement le montant, en indiquant si la somme correspond au montant brut.

Dans l'exemple suivant, par exemple, il y a une erreur (visible au moyen de la couleur rouge):

Consulter ou modifier une ligne dans la page Tous les Achats

Tout achat fractionné peut être consulté à partir de la page Tous les Achats.

Pour modifier une ligne, l'utilisateur doit cliquer sur l'icône "Modifier", puis sur le bouton "Poursuivre la modification dans Préparer".

A noter: les informations relatives au fractionnement analytique des achats ne sont pas visibles sur la page Tous les Paiements. ️ Les lignes ne peuvent être visualisées et modifiées que dans les écrans "Tous les Achats" et "Préparer".

Cependant, les informations sur le fractionnement analytique des lignes ne sont pas visibles dans la page Tous les paiements.

Impact de la fonctionnalité de fractionnement analytique sur les exports des "Journaux d'achat" et "Tous les Achats".

🔴 Cette section ne s'applique qu'aux clients existants qui utilisent déjà un journal d'achat basé sur des fichiers pour leur export.

Afin que vous puissiez exporter les informations relatives au fractionnement analytique de chacune de vos lignes, nous avons mis à jour les formats d'export du Journal d'Achats et de l'export obtenu sur Tous les Achats.

Toutes les personnalisations de colonnes que vous avez sur vos modèles existants seront conservées, mais il y a quelques changements dont vous devez être conscient.

Pour plus d'informations, cliquez sur le type de fichier que vous utilisez. La section rétractable s'ouvrira avec plus d'informations.

Sage

💡Si vous utilisez encore le format de fichier "Sage" nous vous invitons à migrer sur le format générique "Double-entrée" qui vous donne l'opportunité d'obtenir un résultat équivalent à celui de ce format mais avec plus de flexibilité. Sur le format "Double-entrée" l'ajout des colonnes supplémentaires n'est pas automatique. Vous bénéficierez aussi de la possibilité de choisir sur quelles lignes vous souhaitez ou ne souhaitez pas afficher les informations.

Sur notre format Sage du journal d'achats, nous avons 4 changements que vous devez connaître :

1) Colonnes automatiques pour les valeurs fractionnables

Pour rappel, avec le fractionnement analytique, vous pouvez fractionner les achats entre les Centres de Coûts, les Catégories de Dépenses et tout autre Champ Analytique que vous ajoutez à votre compte. Pour fractionner sur ces valeurs, vous devez les marquer comme "fractionnables" dans les paramètres (voir ci-dessus pour plus d'informations à ce sujet).

Pour que ces informations analytiques soient exportées dans votre journal d'achats sans aucun souci, vous devez disposer d'une colonne pour toutes les valeurs "fractionnables" dans votre modèle de journal d'achats. Pour nous assurer qu'il ne manque aucune colonne, nous les ajouterons automatiquement à votre journal d'achats.

Les centres de coûts sont tous "fractionnables" par défaut et seront donc automatiquement ajoutés à votre modèle de journal d'achats dès que vous activerez la fonctionnalité de fractionnement analytique.

Les catégories de dépenses ou les champs analytiques sont "non fractionnables" par défaut. Mais lorsque vous marquez une catégorie de dépenses ou un champ analytique comme "fractionnable", ils sont automatiquement ajoutés en tant que colonne dans votre modèle de journal d'achat.

Ces colonnes sont automatiquement ajoutées après la colonne du Centre de Coûts, de sorte que votre journal d'achat est facile à lire lorsqu'il y a des informations de fractionnement analytique sur un créditeur.

Par exemple, ci-dessous, nous avons créé un nouveau Champ Analytique et l'avons rendu fractionnable:

Lorsque nous naviguons vers notre modèle d'export de journal d'achats (Paramètres > Exports > Modèle de journal d'achat > Modifier), nous pouvons voir que la nouvelle colonne a été ajoutée :

2) La valeur du centre de coûts est déplacée de la ligne "G" (générale) vers sa propre ligne "A" (analytique).

Afin de garantir que les informations relatives au fractionnement analytique soient correctement importées dans Sage, nous avons déplacé la valeur du Centre de Coûts sur sa propre ligne analytique dans le Journal d'Achats.

Vous pouvez identifier une ligne analytique dans Sage lorsque la colonne Type = "A".

Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait une ligne dans le Journal d'Achats de Sage avant le changement.

Nous avons ici une seule ligne envers LinkedIn pour un montant de 1200 €, qui est affectée à :

Centre de coût = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Talent initiative Q3 2023".

Avant le changement:

Après le changement:

Remarquez que le centre de coûts se trouve maintenant sur sa propre ligne analytique.

3) La valeur du centre de coûts n'est plus dupliquée sur les lignes de crédit des TVA/comptes de charge

Comme pour le point 2) ci-dessus, afin de garantir que les informations relatives à la ventilation analytique soient correctement importées dans Sage, nous avons supprimé la valeur du centre de coûts de la ligne de débit et de celle de crédit:

Avant le changement:

Après:

4) Plus de blocs analytiques = plus de lignes dans le Journal d'Achats

La façon dont nous exportons les informations analytiques dans votre journal d'achats Sage consiste à utiliser les lignes de type "A" (analytique).

Voici un exemple d'une ligne avec des informations analytiques sur une seule dimension (pas de fractionnement analytique) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons un seul paiement à LinkedIn à 1200 € TTC. D'un point de vue analytique, nous avons défini des Centres de Coûts et des Catégories de Dépenses, ainsi qu'un champ analytique supplémentaire appelé "Projet". Vous pouvez voir ces colonnes sur le côté droit.

En utilisant les lignes de type "A", nous attribuons cette ligne aux valeurs analytiques suivantes :

Centre de coûts = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Initiative en matière de talents T3 2023"

Si nous voulions prendre cette ligne et créer une division analytique sur 3 dimensions, cela ressemblerait à ceci :

Vous remarquerez que nous avons maintenant trois "blocs" dans le journal d'achats. Cet exemple répartit le montant à payer sur 3 Centres de Coûts, 2 Catégories de Dépenses et 1 projet.

Cegid

💡Si vous utilisez encore le format de fichier "Cegid" nous vous invitons à migrer sur le format générique "Double-entrée" qui vous donne l'opportunité d'obtenir un résultat équivalent à celui de ce format mais avec plus de flexibilité. Sur le format "Double-entrée" l'ajout des colonnes supplémentaires n'est pas automatique. Vous bénéficierez aussi de la possibilité de choisir sur quelles lignes vous souhaitez ou ne souhaitez pas afficher les informations.

Pour notre journal d'achats au format Cegid, nous avons apporté 4 changements dont vous devez tenir compte :

1) Colonnes automatiques pour les valeurs fractionnables

Pour rappel, avec le fractionnement analytique, vous pouvez fractionner les lignes entre les Centres de Coûts, les Catégories de Dépenses et tout autre Champ Analytique que vous ajoutez à votre compte. Pour fractionner ces valeurs, vous devez les marquer comme "fractionnables" dans les paramètres (voir ci-dessus pour plus d'informations à ce sujet).

Pour que ces informations analytiques soient exportées dans votre journal d'achats sans aucune lacune, vous devez disposer d'une colonne pour toutes les valeurs "fractionnables" dans votre modèle de journal d'achats. Pour nous assurer qu'il ne manque aucune colonne, nous les ajouterons automatiquement à votre journal d'achats.

Les Centres de Coûts sont tous "fractionnables" par défaut et seront donc automatiquement ajoutés à votre modèle de journal d'achats dès que vous activerez la fonction de fractionnement analytique.

Les Catégories de Dépenses ou les Champs Analytiques sont "non fractionnables" par défaut. Mais lorsque vous marquez une Catégorie de Dépenses ou un Champ analytique comme "fractionnable", ils sont automatiquement ajoutés en tant que colonne dans votre modèle de journal d'achats.

Ces colonnes sont automatiquement ajoutées après la colonne des centres de coûts, de sorte que votre journal d'achat est facile à lire lorsqu'il y a des informations de fractionnement analytique sur un créditeur.

Par exemple, ci-dessous, nous avons créé un nouveau champ analytique et l'avons rendu fractionnable :

Lorsque nous naviguons vers notre modèle d'export de journal d'achat (Paramètres > Exports > Modèle de journal d'achat > Modifier), nous pouvons voir que la nouvelle colonne a été ajoutée :

2) La valeur du Centre de Coûts est déplacée de la ligne "G" (générale) vers sa propre ligne "A" (analytique).

Afin de garantir que les informations relatives au fractionnement analytique soient correctement importées dans Cegid, nous avons déplacé la valeur du Centre de Coûts sur sa propre ligne analytique dans le journal d'achats. Vous pouvez identifier une ligne analytique dans Cegid via la colonne Type = "A".

Voici un exemple de l'aspect d'une ligne dans un journal d'achats Cegid avant le changement. Nous avons ici une seule ligne envers LinkedIn pour 1200 €, qui est imputée à :

Centre de coût = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Talent initiative Q3 2023".

Avant le changement:

Après le changement:

Remarquez que le centre de coûts se trouve maintenant sur sa propre ligne analytique.

3) La valeur du centre de coûts n'est plus dupliquée sur les lignes de TVA/comptes

Comme pour le point 2) ci-dessus, nous avons supprimé la valeur du centre de coûts de la ligne de débit de TVA et de crédit du compte fournisseur afin de garantir que les informations relatives à la répartition analytique soient correctement importées dans Cegid.

Avant le changement:

Après le changement:

4) Plus de blocs analytiques = plus de lignes dans le journal d'achats

L'exportation des informations analytiques dans le journal d'achats de Cegid se fait par l'utilisation des lignes de type "A" (analytique).

Voici un exemple d'une ligne avec des informations analytiques sur une seule dimension (pas de fractionnement analytique) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons un seul paiement à LinkedIn pour 1200 € TTC. D'un point de vue analytique, nous avons défini des centres de coûts et des catégories de dépenses, ainsi qu'un champ analytique supplémentaire appelé "Projet". Vous pouvez voir ces colonnes sur le côté droit.

En utilisant les lignes de type "A", nous attribuons cette ligne aux valeurs analytiques suivantes :

Centre de coûts = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Initiative en matière de talents T3 2023"

Si nous voulions prendre cette ligne et créer une division analytique sur 3 dimensions, cela ressemblerait à ceci :

Vous remarquerez que nous avons maintenant trois "blocs" dans le journal d'achats. Cet exemple répartit la ligne sur 3 Centres de Coûts, 2 Catégories de Dépenses et 1 Projet.

Double entrée

Pour notre journal d'achats à double entrée, vous gardez toute la flexibilité que vous désirez, néanmoins gardez en tête ces deux éléments :

1)Assurez vous d'ajouter les colonnes des champs analytiques

Pour que ces informations analytiques soient bien exportées dans votre journal , vous devez disposer d'une colonne pour toutes les valeurs concernées dans votre modèle de journal d'achats.

Ces colonnes ne seront pas ajoutées automatiquement, pour les ajouter si elles ne sont pas déjà présentes, rien de plus simple, rendez-vous dans le module de paramétrage de vos exports (Paramètres > Exports).

2) Plus de blocs analytiques = plus de lignes dans le journal d'achats

La manière dont nous exportons les informations relatives au fractionnement analytique de vos lignes consiste à répartir la ligne sur plusieurs lignes.

Voici un exemple de ligne avec des informations analytiques sur une seule dimension (pas de fractionnement analytique) :

En utilisant une seule ligne et en remplissant les colonnes Centre de coûts, Catégorie de dépenses et Projet, nous attribuons cette ligne aux valeurs analytiques suivantes :

Centre de coûts = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Initiative en matière de talents T3 2023"

Si nous voulions prendre cette ligne et créer une division analytique sur 3 dimensions, cela ressemblerait à ceci :

Ici, nous répartissons le montant à payer sur les trois dimensions, en créant la ligne de débit du compte associé et ce pour chaque bloc analytique.

Simple entrée

Pour notre journal d'achats à entrée simple, vous gardez votre flexibilité, gardez en tête néanmoins les deux éléments suivants :

1. Assurez vous d'ajouter les colonnes des champs analytiques

Pour que ces informations analytiques soient bien exportées dans votre journal , vous devez disposer d'une colonne pour toutes les valeurs concernées dans votre modèle de journal d'achats.

2. Plus de blocs analytiques = plus de lignes dans le journal d'achats

La manière dont nous exportons les informations relatives au fractionnement analytique de vos lignes consiste à répartir la ligne sur plusieurs lignes.

Voici un exemple de ligne avec des informations analytiques sur une seule dimension (pas de fractionnement analytique) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons un seul paiement à LinkedIn pour 1200 € TTC. D'un point de vue analytique, nous avons défini des Centres de Coûts et des Catégories de Dépenses, ainsi qu'un Champ Analytique supplémentaire appelé "Projet". Vous pouvez voir ces colonnes sur le côté droit.

En utilisant une seule ligne et en remplissant les colonnes Centre de coûts, Catégorie de dépenses et Projet, nous attribuons cette ligne aux valeurs analytiques suivantes :

Centre de coûts = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Initiative en matière de talents T3 2023"

Si nous voulions prendre cette ligne et créer une division analytique sur 3 dimensions, cela ressemblerait à ceci :

Ici, nous répartissons le montant à payer sur les trois dimensions, en créant une ligne pour chaque bloc analytique.

Export du fichier 'Tous les achats'

Pour notre format d'export "Tous les achats", nous n'avons que deux changements à signaler :

1) Colonnes automatiques pour les valeurs fractionnables

Pour rappel, avec le fractionnement analytique, vous pouvez fractionner les lignes entre les centres de coûts, les catégories de dépenses et tout autre champ analytique que vous ajoutez à votre compte.

Pour fractionner sur ces valeurs, vous devez les marquer comme "fractionnables" dans les paramètres (voir ci-dessus pour plus d'informations à ce sujet).

Pour vous assurer que ces informations analytiques sont exportées dans votre export de 'Tous les achats' sans aucune lacune, vous devez avoir une colonne pour toutes vos valeurs "fractionnables" dans votre export, afin que nous les ajoutions automatiquement à votre export pour vous.

Les Centres de Coûts sont tous "fractionnables" par défaut et seront donc automatiquement ajoutés à votre export 'Tous les achats' dès que vous activerez la fonction de fractionnement analytique.

Les Catégories de Dépenses ou les Champs Analytiques sont "non fractionnables" par défaut. Mais lorsque vous marquez une catégorie de dépenses ou un champ analytique comme "fractionnable", ils sont automatiquement ajoutés en tant que colonne dans l'export de 'Tous les achats'.

2) Plus de blocs analytiques = plus de lignes dans le journal d'achats

La façon dont nous exportons les informations relatives au fractionnement analytique de vos lignes consiste à répartir la ligne sur plusieurs lignes.

Voici un exemple d'une ligne avec des informations analytiques sur une seule dimension (pas de fractionnement analytique) :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons un seul paiement à LinkedIn pour 1200 € TTC.

D'un point de vue analytique, nous avons défini des centres de coûts et des catégories de dépenses, ainsi qu'un champ analytique supplémentaire appelé "Projet". Vous pouvez voir ces colonnes sur le côté droit.

En utilisant une seule ligne et en remplissant les colonnes Centre de coûts, Catégorie de dépenses et Projet, nous attribuons cette ligne aux valeurs analytiques suivantes :

Centre de coûts = "Marketing"
Catégorie de dépenses = "Marque"
Projet = "Initiative en matière de talents T3 2023"

Si nous voulions prendre cette ligne et créer une division analytique sur 3 dimensions, cela ressemblerait à ceci :

Ici, nous répartissons la ligne sur les 3 dimensions, en créant une ligne pour chaque bloc analytique.