Une fois que les Demandeurs ont soumis leurs factures et que les Approbateurs les ont approuvées, les Contrôleurs vérifient les détails et marquent chaque facture comme vérifiée avant qu'elle ne passe à la planification du paiement.
Pour : les Contrôleurs et les Titulaires du compte.
Sommaire
Avant de commencer
Vérifier une facture
Créer ou modifier un fournisseur depuis l'onglet Vérification
Ajouter une référence de paiement
Planifier plusieurs dates et montants de paiement pour une même facture
Cas particulier : factures payées par prélèvement automatique
Dépannage
Articles connexes
Avant de commencer
Seuls les Contrôleurs et les Titulaires du compte peuvent vérifier les factures.
La facture doit déjà avoir été soumise par un Demandeur et approuvée par un Approbateur avant d'apparaître dans l'onglet Vérification.
L'ajout d'une référence de paiement n'est disponible que pour les comptes en EUR effectuant des paiements en EUR.
Une fois qu'une facture est marquée comme vérifiée, vous ne pouvez plus modifier le montant total. Vous pouvez toujours modifier les paiements planifiés, la description, les détails de la facture et les informations analytiques (centre de coûts, projet ou tags de catégorie).
Vous pouvez renvoyer une facture vers Vérification après qu'elle a été confirmée et déplacée vers Planification, à condition qu'aucun paiement n'ait été tenté ou effectué. Si la facture contient plusieurs paiements planifiés, elle ne peut plus être renvoyée dès que l'un de ces paiements a déjà été payé.
Si la facture se trouve déjà dans Préparation et est marquée comme prête, mais n'a pas encore été exportée, allez dans Comptabilité > Export, sélectionnez la période concernée, ouvrez la facture et renvoyez le compte fournisseur vers Préparation. Vous pouvez ensuite la renvoyer vers Vérification.
Vérifier une facture
Accédez à Factures > Vérification.
Vérifiez les informations de la facture affichées dans la liste. Les factures sont triées par date d'émission, les plus récentes en premier.
Cliquez sur une facture pour ouvrir ses détails.
Cliquez sur Valider pour confirmer que la facture est correcte et prête pour la planification du paiement.
Sinon, si la facture est incorrecte :
Cliquez sur Rejeter au lieu de Valider.
Confirmez le rejet.
Si la facture est une facture électronique française, vous pouvez :
💡 Astuce : Rejeter une facture la renvoie vers l'onglet Demandes en tant que facture entièrement refusée. Le Demandeur doit la soumettre à nouveau, et la facture rejetée ne peut pas être modifiée.
⚠️ Avertissement : Une fois qu'une facture est validée (marquée comme vérifiée), vous ne pouvez plus modifier le montant total. Seuls les paiements planifiés, la description, les détails de la facture et les informations analytiques restent modifiables.
Créer ou modifier un fournisseur depuis l'onglet Vérification
Ouvrez la facture dans l'onglet Vérification.
Cliquez sur le menu « ... » à côté du nom du fournisseur.
Sélectionnez l'option permettant de consulter ou de modifier les détails du fournisseur.
Saisissez la raison sociale, l'adresse et les coordonnées bancaires du fournisseur.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 Astuce : Une fois enregistrées, vous n'aurez pas besoin de ressaisir les coordonnées bancaires de ce fournisseur pour sa prochaine facture.
Ajouter une référence de paiement
Ouvrez la facture dans Factures > Vérification.
Repérez le champ de référence de paiement pour le fournisseur.
Modifiez le champ pour saisir une référence personnalisée, jusqu'à 18 caractères, ou laissez le numéro de facture par défaut.
Cliquez sur Enregistrer.
Cette référence apparaît dans le fichier d'export XML (dans la balise <CdtrRefInf>) ainsi que dans les virements envoyés depuis le compte. Si vous enregistrez le champ sans valeur, il reste vide.
🔒 Accès : Les références de paiement ne sont disponibles que pour les comptes en EUR effectuant des paiements en EUR.
Planifier plusieurs dates et montants de paiement pour une même facture
Accédez à Factures > Vérification.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez répartir en plusieurs paiements.
Dans la colonne centrale, repérez la section Calendrier de paiement.
Cliquez sur Planifier un nouveau paiement.
Saisissez la date et le montant de chaque paiement planifié.
Une fois les factures de votre équipe vérifiées et planifiées, vous pouvez les payer.
Cas particulier : factures payées par prélèvement automatique
Ouvrez la facture dans Factures > Vérification
Repérez le champ Méthode de paiement
Sélectionnez Prélèvement automatique si le fournisseur collecte le paiement directement depuis votre compte bancaire
Cliquez sur Valider
Sélectionner Prélèvement automatique permet de sauter l'étape Payer, et la facture est directement marquée comme payée.
👥 Rôles : Les paiements par prélèvement automatique retirent toujours les fonds du compte bancaire de votre entreprise via le fournisseur, exactement comme auparavant. Ce paramètre modifie uniquement la façon dont Spendesk suit la facture, pas la manière dont le paiement est exécuté.
Appliquer un avoir disponible à une facture
Lors de la vérification d'une facture, les Contrôleurs et les Titulaires du compte peuvent consulter et appliquer l'avoir disponible du fournisseur.
Ouvrez la facture dans Factures > Vérification. Si le fournisseur dispose d'un avoir éligible, le montant disponible apparaît à côté du nom du fournisseur.
Cliquez sur Appliquer en bas de la page.
Vérifiez le montant mis à jour de la facture, puis validez la facture.
Spendesk applique automatiquement les avoirs éligibles du même fournisseur et de la même devise, en commençant par l'avoir le plus ancien. L'avoir réduit le montant à payer.
Dépannage
Symptôme : Un avertissement de doublon s'affiche lors de la vérification d'une facture.
Cause : Spendesk a détecté la même pièce jointe, ou le même fournisseur et numéro de facture, sur une facture déjà soumise.
Résolution : Vérifiez la facture signalée par rapport à vos enregistrements. S'il s'agit d'un véritable doublon, cliquez sur Rejeter pour éviter de la payer deux fois.
Symptôme : Vous ne pouvez pas modifier le montant total d'une facture.
Cause : La facture a déjà été marquée comme vérifiée.
Résolution : Modifiez plutôt les paiements planifiés, la description, les détails de la facture ou les informations analytiques. Pour modifier le montant total, utilisez votre logiciel de comptabilité, ou renvoyez la facture vers Vérification si elle n'a pas encore été marquée comme prête ou exportée (voir l'article connexe ci-dessous).
Symptôme : Le champ compte fournisseur est manquant lors de la vérification d'une facture.
Cause : Le fournisseur n'a pas encore de compte fournisseur associé.
Résolution : Cliquez sur le nom du fournisseur, ouvrez ses détails, et ajoutez les informations de compte fournisseur avant de valider la facture.