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🎟 Ajouter vos comptes fournisseurs et comptabilisez vos factures
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Ajoutez vos comptes fournisseurs sur Spendesk pour comptabiliser vos factures.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Avant de commencer...

Vous pouvez ajouter vos comptes fournisseurs sur Spendesk.

Vous avez deux possibilités pour les renseigner :

  • soit vous ajoutez vos comptes au fil de l'eau lorsque vous vĂ©rifiez vos factures dans Factures > VĂ©rifier,

  • ou alors vous pouvez rentrer tous les comptes au niveau des fiches fournisseurs sur Factures > VĂ©rifier.

Sachez que Spendesk ne vous permet pas d'exporter votre journal d'achat sans avoir un compte fournisseur renseigné pour éviter d'avoir des cellules vides dans l'export. Vous pouvez cependant choisir un compte par défaut sur l'onglet ParamÚtres > Comptabilité.

☝ Si vous avez beaucoup de comptes Ă  intĂ©grer sur Spendesk, n'hĂ©sitez pas Ă  contacter votre responsable de compte afin de les importer en groupe.

Ajoutez vos comptes fournisseurs sur Spendesk

Lors de la création de nouveaux fournisseurs, il est possible d'ajouter leurs comptes fournisseurs correspondants de deux façons :

1. Vous avez dĂ©jĂ  soumis votre facture mais le fournisseur n'est pas encore crĂ©Ă© ou doit ĂȘtre mis Ă  jour :

  • Allez Ă  l'onglet Factures > VĂ©rifier.

  • Cliquez sur votre facture et ensuite sur les 3 petits points Ă  droite du nom du fournisseur "..." puis sur Voir les dĂ©tails du fournisseur ou Changer de fournisseur.

  • Mettez Ă  jour les informations du fournisseur avant de valider.

  • N'oubliez pas d'enregistrer la facture ! Nous utiliserons ces informations la prochaine fois que vous tĂ©lĂ©chargerez une facture de ce fournisseur.

2. Il s'agit d'un nouveau fournisseur et vous n'avez pas encore téléchargé de facture pour ce fournisseur :

  • Allez Ă  l'onglet ParamĂštres > Comptes fournisseurs.

  • Cliquez sur le bouton "CrĂ©er un fournisseur".

  • Remplissez le formulaire et ajoutez votre compte fournisseur.

  • Lorsque vous soumettez une facture de ce fournisseur, nous utiliserons ses coordonnĂ©es bancaires et son compte fournisseur.

OU

Cliquez sur l'encart violet sur Factures > Vérifier pour créer le fournisseur.

âžĄïž Ces comptes fournisseurs apparaĂźtront alors dans votre journal d'achat Spendesk et vous permettront de comptabiliser vos factures avec toutes les informations dont vous avez besoin.

Téléchargez vos factures à payer

Pour tenir la comptabilité de vos factures, vous devez d'abord les vérifier. Une fois vérifiées sur Factures > Vérifier, elles vont simultanément dans l'onglet Factures > Payer et Comptabiliser > Préparer.

Vous n'avez pas besoin de les marquer comme payées pour télécharger un fichier qui les récapitule.

Voici la marche Ă  suivre :

  • Cochez la case Ă  cĂŽtĂ© de chaque facture, puis cliquez en bas de la page sur le lien "tĂ©lĂ©charger vos factures".

  • Le fichier contient la liste de vos factures "Ă  payer".

Payez vos factures comme d'habitude

Lorsque la date d'échéance approche, retournez à l'onglet Factures > Payer et payez vos factures via Spendesk ou téléchargez le fichier XML SEPA ou CSV. Une fois téléchargé, importez-le dans votre banque ou tapez manuellement les informations (montant/bénéficiaire) pour déclencher les virements.

Ces factures fournisseurs se trouvent maintenant dans Paiements > Tous les paiements et Paiements > Préparer, affichées selon leur date de paiement prévue.

Préparez et exportez vos paiements

  • Quand vous prĂ©parez votre clĂŽture comptable mensuelle, allez dans l'onglet Paiements > PrĂ©parer, ajoutez les informations comptables Ă  chaque paiement et marquez-le comme "prĂȘt".

  • Une fois cette Ă©tape terminĂ©e, allez dans l'onglet Paiements > Exporter et choisissez la pĂ©riode Ă  clĂŽturer. Cliquez sur le bouton Exporter.


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