Créez, modifiez, archivez et suivez les modifications apportées à vos fournisseurs afin que les données de vos comptes fournisseurs (les sommes que vous devez à vos fournisseurs) restent exactes.
Pour : les Demandeurs, Contrôleurs et Propriétaires du compte utilisant la fonctionnalité « Submit my Invoice », sur tous les plans.
Avant de commencer
Cet article couvre le module « Submit my Invoice » (SMI). Le Propriétaire du compte l'active dans Paramètres > Règlement de l’entreprise > Modes de paiements.
La création d'un fournisseur nécessite le rôle Contrôleur.
L'ajout de coordonnées bancaires lors d'une demande est possible pour les Demandeurs.
La vérification et la finalisation des informations fournisseur sur les factures nécessitent le rôle Contrôleur ou Propriétaire du compte.
L'import en masse de fournisseurs nécessite de contacter votre Account Manager Spendesk.
Créer un fournisseur
Vous pouvez créer un fournisseur avant de télécharger votre première facture sur Spendesk.
Accédez à Paramètres > Comptes fournisseurs
Cliquez sur Créer un fournisseur
Renseignez les informations du fournisseur
💡 Astuce : Vous pourrez modifier certains détails plus tard, tels que le compte fournisseur, les coordonnées bancaires et le compte de charge (la catégorie comptable utilisée pour enregistrer cette dépense).
Ajouter ou modifier les coordonnées bancaires d'un fournisseur
En tant que Demandeur, depuis une nouvelle demande :
Accédez à Nouvelle demande > Soumettre une facture à payer ou un avoir
Renseignez les coordonnées bancaires du fournisseur dans le formulaire de demande
En tant que Contrôleur ou Propriétaire du compte, lors de la vérification de la facture :
Accédez à Factures > Vérifier
Sélectionnez la facture que vous souhaitez valider
Accédez à la section des informations du fournisseur
Renseignez les informations manquantes
👥 Rôles : La validation d'une facture n'est possible que lorsque les informations du fournisseur sont complètes. La raison sociale et les coordonnées bancaires sont requises, en particulier pour les fournisseurs situés dans la zone euro. L'absence de coordonnées bancaires bloque la génération d'un virement ou d'un fichier XML SEPA (un format de fichier bancaire européen) pour les paiements fournisseurs en ligne.
Une fois le fournisseur créé, Spendesk enregistre ces informations pour le traitement des futures factures.
Importer des fournisseurs en masse
Contactez votre Account Manager Spendesk
Demandez le modèle d'import de fournisseurs
Remplissez le modèle avec les données de vos fournisseurs
Renvoyez le modèle complété à votre Propriétaire de compte pour l'import
Gérer les fournisseurs existants
Supprimer ou archiver un fournisseur
Vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur associé à une demande ou un paiement. Si le fournisseur n'a aucune demande ou paiement associé, archivez-le à la place.
⚠️ Attention : La suppression directe des fournisseurs n'est pas prise en charge. Utilisez la fonction d'archivage pour garder une liste de fournisseurs propre sans perdre l'historique des données.
Pour la procédure complète d'archivage, de désarchivage et d'archivage en masse, consultez Archiver des fournisseurs (doublons, fautes d'orthographe).
Fusionner des fournisseurs
Spendesk ne permet pas de fusionner directement des fournisseurs. Pour garder un reporting exact, attribuez plutôt le même compte fournisseur à plusieurs fiches fournisseur.
Accédez à Paramètres > Comptes fournisseurs
Sélectionnez la fiche fournisseur que vous souhaitez modifier
Modifiez le champ compte fournisseur pour qu'il corresponde au compte sous lequel vous souhaitez consolider
Modifier le nom d'un fournisseur
Choisissez soigneusement le nom correct du fournisseur lors de sa création. Vous ne pourrez pas le modifier par la suite, pour des raisons légales, de conformité et de sécurité.
Vous ne pouvez également pas modifier le nom d'un fournisseur après qu'un Approbateur a approuvé et qu'un Contrôleur a vérifié la facture ou la note de frais (un document listant les dépenses remboursables d'un salarié) associée. Effectuez plutôt les corrections directement dans votre logiciel de comptabilité.
Suivre les modifications des coordonnées bancaires des fournisseurs
Les Propriétaires du compte et les Contrôleurs peuvent consulter l'historique des coordonnées bancaires d'un fournisseur, y compris qui a effectué les modifications et à quelle date.
Accédez à Paramètres > Comptes fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur
Cliquez sur Voir l'historique dans le panneau des informations du fournisseur
Vous pouvez également consulter la date de la dernière modification et les initiales de la personne l'ayant effectuée à ces emplacements :
L'étape Factures > Vérifier
Le panneau de détail de la facture sur la page Planifier
Le panneau de détail de la facture sur la page Confirmer
Le panneau de détail de la facture sur la page Historique
📋 Bonne pratique : Les Propriétaires du compte et les Contrôleurs reçoivent un e-mail et une notification Slack chaque fois que quelqu'un modifie les coordonnées bancaires d'un fournisseur. Examinez rapidement ces alertes pour repérer toute modification non autorisée.
🔒 Accès : L'historique des modifications des coordonnées bancaires n'est visible qu'à partir du 8 août 2024. Les modifications effectuées avant cette date ne sont pas disponibles.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne pouvez pas supprimer un fournisseur.
Cause : Le fournisseur a une demande ou un paiement associé.
Résolution : Archivez le fournisseur au lieu de le supprimer. Consultez Archiver des fournisseurs.
Symptôme : La validation de la facture est bloquée.
Cause : Les informations du fournisseur sont incomplètes, généralement les coordonnées bancaires ou la raison sociale.
Résolution : Accédez à Factures > Vérifier, ouvrez les informations du fournisseur et complétez les champs manquants.
Symptôme : Vous ne pouvez pas générer de virement ou de fichier XML SEPA pour un paiement fournisseur.
Cause : La section des coordonnées bancaires du fournisseur est vide.
Résolution : Ajoutez les coordonnées bancaires du fournisseur dans Paramètres > Comptes fournisseurs avant de planifier le paiement.
Symptôme : Vous ne pouvez pas modifier le nom d'un fournisseur.
Cause : Le nom du fournisseur est verrouillé après sa création, ou la facture ou la note de frais associée est déjà approuvée et vérifiée.
Résolution : Pour les documents approuvés, corrigez le nom directement dans votre logiciel de comptabilité.
FAQ
Le suivi des modifications des coordonnées bancaires affecte-t-il qui peut modifier ces informations ?
Non. Les Propriétaires du compte et les Contrôleurs conservent leurs droits existants pour modifier les coordonnées bancaires des fournisseurs.
Verrai-je les modifications historiques effectuées avant le lancement de cette fonctionnalité ?
Non. Vous ne pouvez consulter que les modifications apportées aux coordonnées bancaires des fournisseurs après le 8 août 2024.
Puis-je ajouter plusieurs fournisseurs à la fois ?
Oui. Contactez votre Account Manager Spendesk pour obtenir un modèle d'import.