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đŸ€č‍♂ Soumettre une facture fournisseur sur Spendesk
đŸ€č‍♂ Soumettre une facture fournisseur sur Spendesk

Soumettez directement votre facture fournisseur sur Spendesk pour qu'elle puisse ĂȘtre validĂ©e, payĂ©e, comptabilisĂ©e en quelques clics.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Les Propriétaires de compte et tout membre ayant un rÎle de Demandeur peuvent soumettre une facture fournisseur sur Spendesk à partir de l'onglet Demandes. Il est également possible d'envoyer une facture à une adresse e-mail personnalisée pour créer un brouillon sur Spendesk et/ou l'attribuer à un utilisateur.

âžĄïž Si vous ĂȘtes un ContrĂŽleur et que vous devez soumettre des factures, contactez votre propriĂ©taire de compte ou votre administrateur pour qu'il mette Ă  jour votre rĂŽle et ajoute le rĂŽle de "demandeur" Ă  vos rĂŽles existants, ou demandez l'adresse Ă©lectronique personnalisĂ©e de votre entreprise pour pouvoir envoyer des factures au compte Spendesk de l'entitĂ©.

Comment soumettre votre facture

  • Cliquez sur le bouton "Nouvelle demande".

  • SĂ©lectionnez le bouton "Soumettre une facture".

  • TĂ©lĂ©chargez votre facture : nous acceptons les fichiers .JPG, .PNG et .PDF, vous pouvez en tĂ©lĂ©verser plusieurs en mĂȘme temps.

  • Notre robot / OCR Marvin extrait les informations de vos factures. Vous pouvez Ă©galement les remplir manuellement ou les modifier si elles sont incomplĂštes ou erronĂ©es.

  • Pour les nouveaux fournisseurs, vous devrez peut-ĂȘtre saisir leurs coordonnĂ©es bancaires. Ces informations sont sauvegardĂ©es pour les prochaines factures. Vous pouvez ajouter ces informations dans un fichier .PDF, .PNG ou .JPG. Si vous ne l'avez pas, vous pouvez passer cette Ă©tape. Le ContrĂŽleur peut les ajouter lorsqu'il vĂ©rifie la facture.

  • Une fois les informations relatives au fournisseur remplies, cliquez sur le bouton "Continuer".

  • Sur l'Ă©cran suivant, remplissez la description et, si nĂ©cessaire, les informations analytiques relatives Ă  la facture (centre de coĂ»t / champ personnalisĂ© / champ de type de dĂ©pense...).

  • Cliquez sur le bouton "Soumettre ma facture".

  • Votre facture pourra ĂȘtre directement validĂ©e ou bien votre modĂ©rateur devra valider votre facture (selon votre politique d'approbation), celle-ci Ă©tant expliquĂ©e sur votre Avatar > Profil sous vos informations personnelles).

👉 Le PropriĂ©taire du compte, modĂ©rateurs d'Ă©quipe ou propriĂ©taires de centre de coĂ»t accĂšdent ensuite Ă  cette facture depuis "Demandes > Factures". Une fois validĂ©e, elle se dĂ©place vers l'onglet Factures, onglet uniquement accessible au ContrĂŽleur et au PropriĂ©taire de compte qui procĂšdent Ă  son paiement.

Il est désormais possible de comptabiliser une facture avant le paiement.

Une fois approuvée dans Demandes puis Factures - Vérifier, la facture passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Factures - A payer. Attention, si la facture a été approuvée dans Factures - Vérifier, il n'est plus possible de l'annuler dans Demandes. Il faudra alors la marquer comme payée puis la supprimer du fichier .csv avant import dans votre logiciel comptable.

Soumettre plusieurs factures Ă  la fois

ProcĂ©dez de la mĂȘme maniĂšre que pour les factures uniques, mais faites glisser et dĂ©posez plusieurs factures dans la partie "tĂ©lĂ©charger la facture" de l'Ă©cran au lieu d'une seule. Cela ouvrira plusieurs brouillons, Marvin (notre robot OCR) extraira les informations de ces factures et vous devrez les valider avant de soumettre le brouillon dĂ©finitivement en tant que demande de facture.

N.B Vous pouvez aussi soumettre un avoir (en utilisant Nouvelle demande > Avoir) si besoin!

Soumettre une facture Ă  payer par email

Cliquez ici pour plus d'infos:

Soumettre une facture Ă  payer depuis l'application mobile

Cliquez ici pour plus d'infos:

Factures x Bons de commande

â›łïž Si vous soumettez un bon de commande qui est approuvĂ©, puis une facture, la facture devra ĂȘtre approuvĂ©e Ă©galement.

Factures en devises Ă©trangĂšres

Lorsqu'une facture dans une devise étrangÚre est soumise, nous utilisons le taux de la date d'émission de https://fixer.io/ pour suggérer un montant à rembourser à l'entreprise.

Ce montant ne devrait pas changer tant que la date d'émission n'est pas modifiée par un contrÎleur.

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