Les Propriétaires de compte et les Demandeurs peuvent soumettre une facture de fournisseur sur Spendesk.

➡️ Si vous êtes Contrôleur et que vous devez ajouter des factures sur Spendesk, contactez votre Propriétaire de compte ou votre Administrateur afin qu'ils puissent vous attribuer le rôle de Demandeur en complément.

Comment soumettre votre facture

  • Cliquez sur le bouton "Nouvelle demande".

  • Sélectionnez le bouton "Soumettre une facture".

  • Téléchargez votre facture : nous acceptons les fichiers .JPG, .PNG et .PDF, vous pouvez en télécharger plusieurs en même temps.

  • Notre robot / OCR Marvin extrait les informations de vos factures. Vous pouvez également les remplir manuellement ou les modifier si elles sont incomplètes ou erronées.

  • Pour les nouveaux fournisseurs, vous devrez peut-être saisir leurs coordonnées bancaires. Ces informations sont sauvegardées pour les prochaines factures. Vous pouvez ajouter ces informations dans un fichier .PDF, .PNG ou .JPG. Si vous ne l'avez pas, vous pouvez passer cette étape. Le Contrôleur peut les ajouter lorsqu'il vérifie la facture.

  • Une fois que vous avez rempli les informations relatives au fournisseur, cliquez sur le bouton "Continuer".

  • Sur l'écran suivant, remplissez la description et, si nécessaire, les informations analytiques relatives à la facture (centre de coût / champ personnalisé / champ de type de dépense...).

  • Cliquez sur le bouton "Soumettre ma facture".

  • Votre facture pourra être directement validée ou bien votre modérateur devra valider votre facture (selon votre politique d'approbation), celle-ci étant expliquée sur votre Profil sous vos informations personnelles).

👉 Le Propriétaire du compte, modérateurs d'équipe ou propriétaires de centre de coût accèdent à cette facture depuis "Demandes > Factures". Une fois validée, elle se déplace vers l'onglet Factures, onglet uniquement accessible au Contrôleur et au Propriétaire de compte qui procèdent à son paiement.

💥 NOUVEAU ! Avec Compta 2.0 (la nouvelle interface comptable de Spendesk) il est désormais possible de comptabiliser une facture avant le paiement. Une fois approuvée dans Demandes puis Factures - Vérifier, la facture passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Factures - A payer. Attention, si la facture a été approuvée dans Factures - Vérifier, il n'est plus possible de l'annuler dans Demandes. Il faudra alors la marquer comme payée puis la supprimer du fichier .csv avant import dans votre logiciel comptable.

⚠️ Pour l'instant, nous ne gérons pas les bons de commande ni les avoirs. Si besoin, vous pouvez toujours télécharger la facture originale et l'avoir ensemble et ajuster le montant à payer. Votre Contrôleur obtient les informations nécessaires pour payer votre fournisseur en conséquence.

Avez-vous trouvé votre réponse?