Pour suivre les Règles du Jeu, il est nécessaire que les Demandeurs fournissent les reçus des paiements pour éviter d'être bloqués.
Cela améliore les habitudes de dépenses et facilite le travail quotidien des équipes comptables.
➡️ Tant que les reçus en retard ne sont pas fournis, le Demandeur ne pourra pas utiliser ses moyens de paiement (sauf cartes d'abonnement) ou demander de nouvelles cartes virtuelles.
Comprendre les règles de dépenses
En tant que Demandeur, vous avez accès à un tout nouveau tableau de bord sur votre page d'accueil: allez à droite de la page et sélectionnez "Comment ça marche" ?
Vous pouvez alors savoir le nombre de justificatifs manquants auquel vous êtes limité, et ce pendant combien de jours.
Lisez attentivement le nombre de reçus que vous êtes autorisé à ne pas fournir (reçus en retard / urgents) avant que votre compte ne soit bloqué 🔥 .
Pour information,
un reçu invalide peut compter dans "les règles du jeu" comme un reçu en retard mais
un reçu marqué comme "ne pouvant pas être fourni" ne comptera pas parmi vos reçus en retard.
Comprendre votre tableau de bord
Votre tableau de bord affiche l'état et les règles de vos reçus.
En fonction de l'état de vos reçus : manquants, fournis ou en retard, votre tableau de bord sera différent.
Si bloqué, un utilisateur devra débloquer ses demandes et moyens de paiement en ajoutant des reçus (au moins 1).
Il ne pourra pas utiliser sa carte physique ni ses cartes virtuelles durant ce temps. Ses abonnements continueront toutefois à fonctionner.
Débloquer votre compte
Pour vous débloquer, il vous suffit de fournir un reçu pour vos paiements, ou de déclarer votre reçu comme manquant / non fourni par le commerçant.
Pour fournir un reçu, dirigez-vous vers votre paiement, puis appuyez sur "Télécharger mon reçu". En déplacement, vous pouvez également le fournir à partir de l'application mobile Spendesk.
Pour déclarer votre reçu comme manquant, allez à votre paiement, sélectionnez les "..." à côté de "Télécharger mon reçu" puis cliquez sur "Impossible de fournir un reçu" et signez la déclaration sous serment.
Ce document a une valeur juridique. Cette option ne doit être utilisée que lorsque le reçu a été réellement perdu et/ou réclamé plusieurs fois au marchand sans succès.
Une fois que l'option aura été activée sur le profil d'une entreprise, ce document est créé :
Changement dans vos règles sur les reçus
Si des changements s'opèrent dans les règles assignées, l'utilisateur reçoit un email :
☝🏻 Si vous aviez des paiements avec des reçus manquants avant le changement ou les règles, la nouvelles règle sur les reçus s'applique.
☝🏻 Si vous aviez des reçus manquants avant le changement ou les règles, les nouvelles règles s'appliquent désormais uniquement aux reçus des paiements effectués après le changement.
ex: les règles antérieures vous autorisaient à effectuer 4 paiements avec des reçus manquants, et vous avez 3 reçus en retard. Si votre équipe Finance modifie les règles pour limiter à 3 le nombre de paiements en retard, votre compte ne sera pas suspendu. Cependant, si vous vous retrouvez avec 7 paiements sans reçu, vous le serez ➡️ il vous suffit de télécharger un reçu pour vous débloquer !