Pour respecter les Règles du Jeu, il est nécessaire que les Demandeurs fournissent les reçus des paiements et des explications pour chaque achat qu'ils effectuent pour éviter d'être bloqués.
En plus d'être une obligation légale, cela améliore les habitudes de dépenses et facilite le travail quotidien des équipes comptables.
➡️ Tant que les reçus et informations en retard ne sont pas fournis, le Demandeur ne pourra pas utiliser ses moyens de paiement (sauf cartes d'abonnement) ou demander de nouvelles cartes virtuelles.
Comprendre les règles de dépenses
En tant que Demandeur, vous avez accès à un tout nouveau tableau de bord sur votre page d'accueil: allez à droite de la page et sélectionnez "Comment ça marche ?"
Vous pouvez alors savoir le nombre de justificatifs et informations manquantes auquel vous êtes limité, et ce pendant combien de jours.
Lisez attentivement le nombre de reçus et informations que vous êtes autorisé à ne pas fournir (reçus en retard / urgents) avant que votre compte ne soit bloqué 🔥 .
Pour information,
un reçu invalide peut compter dans "les règles du jeu" comme un reçu en retard mais
un reçu marqué comme "ne pouvant pas être fourni" ne comptera pas parmi vos reçus en retard.
La manière la plus rapide de vous débloquer lorsque vous enfreignez les règles est de simplement télécharger les reçus / informations requises.
Si vous pensez que le statut est incorrect, contactez Spendesk.
Comprendre votre tableau de bord
Votre tableau de bord affiche l'état et les règles de vos reçus et informations de paiements.
En fonction de l'état de vos reçus : manquants, fournis ou en retard, votre tableau de bord sera différent.
Si un utilisateur est bloqué, il pourra se débloquer en téléchargeant les reçus manquants ainsi que les informations requises.
Il ne pourra pas utiliser sa carte physique ni ses cartes virtuelles durant ce temps. Ses abonnements continueront toutefois à fonctionner.
Débloquer votre compte
Si vous enfreignez les règles et vous retrouvez bloqué, pour vous débloquer, vous pouvez :
Fournir les reçus et toutes les informations requises – rendez-vous sur le(s) paiement(s) et téléchargez les informations nécessaires dès que possible.
Déléguer la soumission à un individu de confiance si vous êtes indisponible.
Déclarer votre reçu comme 'impossible à fournir' – vous pouvez effectuer cette déclaration sur le paiement, sélectionnez les "..." à côté de "Télécharger mon reçu" puis cliquez sur "Impossible de fournir un reçu" et signez la déclaration sous serment. Ce document a une valeur juridique. Cette option ne doit être utilisée que lorsque le reçu a été réellement perdu et/ou réclamé plusieurs fois au marchand sans succès. Une fois que l'option aura été activée sur le profil d'une entreprise, ce document est créé :
Changement des règles
Si des changements s'opèrent dans les règles assignées, l'utilisateur recevra un email :
Si vous aviez des informations manquantes avant le changement de règles, les nouvelles règles s'appliquent désormais uniquement aux reçus et aux informations des paiements effectués après le changement.
Supposons que vous êtes autorisé à effectuer 4 paiements avec un reçu manquant selon les règles précédentes, et que vous avez 3 reçus en retard. Si votre équipe financière modifie les règles pour limiter à 3 paiements en retard, votre compte ne sera pas suspendu. Cependant, si vous vous retrouvez avec 7 paiements sans reçu, vous devrez : simplement télécharger un reçu pour vous débloquer !