Avant de commencer...

Vous pouvez ajouter vos comptes fournisseurs sur Spendesk.

Vous avez deux possibilités pour les renseigner :

soit vous ajoutez vos comptes au fil de l'eau lorsque vous vérifiez vos factures dans Factures > Vérifier,
ou alors vous pouvez rentrer tous les comptes au niveau des fiches fournisseurs sur Factures > Vérifier.

Sachez que Spendesk ne vous permet pas d'exporter votre journal d'achat sans avoir un compte fournisseur renseigné pour éviter d'avoir des cellules vides dans l'export. Vous pouvez cependant choisir un compte par défaut sur l'onglet Paramètres > Comptabilité.

☝️ Si vous avez beaucoup de comptes à intégrer sur Spendesk, n'hésitez pas à contacter votre responsable de compte afin de les importer en groupe.

Ajoutez vos comptes fournisseurs sur Spendesk

Lors de la création de nouveaux fournisseurs, il est possible d'ajouter leurs comptes fournisseurs correspondants de deux façons :

1. Vous avez déjà soumis votre facture mais le fournisseur n'est pas encore créé ou doit être mis à jour :

Allez à l'onglet Factures > Vérifier.
Cliquez sur votre facture et ensuite sur les 3 petits points à droite du nom du fournisseur "..." puis sur Voir les détails du fournisseur ou Changer de fournisseur.
Mettez à jour les informations du fournisseur avant de valider.
N'oubliez pas d'enregistrer la facture ! Nous utiliserons ces informations la prochaine fois que vous téléchargerez une facture de ce fournisseur.

2. Il s'agit d'un nouveau fournisseur et vous n'avez pas encore téléchargé de facture pour ce fournisseur :

Allez à l'onglet Paramètres > Comptes fournisseurs.
Cliquez sur le bouton "Créer un fournisseur".
Remplissez le formulaire et ajoutez votre compte fournisseur.
Lorsque vous soumettez une facture de ce fournisseur, nous utiliserons ses coordonnées bancaires et son compte fournisseur.

Cliquez sur l'encart violet sur Factures > Vérifier pour créer le fournisseur.

➡️ Ces comptes fournisseurs apparaîtront alors dans votre journal d'achat Spendesk et vous permettront de comptabiliser vos factures avec toutes les informations dont vous avez besoin.

Téléchargez vos factures à payer

Pour tenir la comptabilité de vos factures, vous devez d'abord les vérifier. Une fois vérifiées sur Factures > Vérifier, elles vont simultanément dans l'onglet Factures > Payer et Comptabiliser > Préparer.

Vous n'avez pas besoin de les marquer comme payées pour télécharger un fichier qui les récapitule.

Voici la marche à suivre :

Cochez la case à côté de chaque facture, puis cliquez en bas de la page sur le lien "télécharger vos factures".
Le fichier contient la liste de vos factures "à payer".

Payez vos factures comme d'habitude

Lorsque la date d'échéance approche, retournez à l'onglet Factures > Payer et payez vos factures via Spendesk ou téléchargez le fichier XML SEPA ou CSV. Une fois téléchargé, importez-le dans votre banque ou tapez manuellement les informations (montant/bénéficiaire) pour déclencher les virements.

Ces factures fournisseurs se trouvent maintenant dans Paiements > Tous les paiements et Paiements > Préparer, affichées selon leur date de paiement prévue.

👉 Plus d'informations sur le paiement de vos factures.

Préparez et exportez vos paiements

Quand vous préparez votre clôture comptable mensuelle, allez dans l'onglet Paiements > Préparer, ajoutez les informations comptables à chaque paiement et marquez-le comme "prêt".

Une fois cette étape terminée, allez dans l'onglet Paiements > Exporter et choisissez la période à clôturer. Cliquez sur le bouton Exporter.