Grâce à cette fonctionnalité, ne téléchargez ou ne comptabilisez jamais la même dépense deux fois ! 😇
Chez Spendesk, nous comprenons l’importance d’une comptabilité précise et d’un suivi rigoureux des dépenses. Pour garantir des processus financiers fluides et éviter les doublons, nous avons mis en place un système complet de détection des doublons pour les factures et les demandes de remboursement de dépenses.
Quand le panneau "Doublon" apparaît-il ?
Le panneau Doublon peut apparaître à deux moments :
Lors du téléchargement de fichier : Lorsque l’utilisateur‧sélectionne un fichier pour le télécharger, notre système vérifie les doublons en se basant sur l’empreinte numérique (checksum) du fichier. Cette vérification initiale aide à prévenir les doublons dès le début.
Lors de la soumission : En cliquant sur le bouton "Soumettre", notre système effectue une nouvelle vérification des doublons. Cette fois, il compare les informations fournies dans la demande avec les entrées existantes, notamment celles extraites via OCR (reconnaissance optique de caractères) ou modifiées par l’utilisateur avant la soumission.
L’utilisateur peut alors choisir entre "Annuler cette demande" ou "Soumettre ma demande de remboursement quand même".
Champs vérifiés pour la détection des doublons lors de la soumission
Factures
Les champs suivants sont vérifiés pour les doublons :
Numéro de facture
ID du fournisseur
Montant
Devise
Date d’échéance
À noter que notre système ne prend en compte que les demandes provenant du même utilisateur pour la détection des doublons. Les demandes d’autres utilisateurs ne feront pas apparaître le panneau Doublon.
Notes de frais
De manière similaire, les champs suivants sont examinés :
ID du fournisseur
Montant
Devise
Date de paiement de la dépense
Comme pour les factures, seules les demandes du même utilisateur sont prises en compte pour la détection des doublons dans les notes de frais.
Garantir précision et efficacité
En mettant en place la détection des doublons à plusieurs étapes et en considérant des champs clés pour la comparaison, nous visons à optimiser nos processus financiers et à minimiser les erreurs causées par des entrées en double. Cela garantit non seulement une comptabilité précise mais aussi une plus grande efficacité, permettant de gagner du temps tant pour les demandeurs que pour les équipes Finance.