Définissez une date de début de comptabilité pour masquer les factures que vous avez déjà exportées hors de Spendesk, afin que l'onglet Préparer n'affiche que les données récentes.
Pour : Propriétaires de compte et Contrôleurs.
Avant de commencer
Vous devez avoir le rôle de Propriétaire de compte ou de Contrôleur pour modifier les paramètres comptables.
Disponible sur tous les plans utilisant le flux Comptabiliser > Préparer et Comptabiliser > Exporter.
Ce paramètre affecte uniquement l'onglet Comptabiliser > Préparer. Il n'a aucun effet sur Comptabiliser > Toutes les factures ni sur Comptabiliser > Tous les paiements.
La date de début de comptabilité s'applique à la date de la facture (quand la dette a été contractée), et non à la date à laquelle la facture ou le reçu a été importé dans Spendesk.
Instructions étape par étape
Allez dans Paramètres > Informations comptables > Paramètres de comptabilité.
Activez Choisir la date de début de votre comptabilité.
Sélectionnez la date à partir de laquelle vous souhaitez démarrer la comptabilité dans Spendesk.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Vérifiez le message de confirmation indiquant le nombre de factures qui seront masquées.
Cliquez sur Confirmer pour appliquer la nouvelle date de début de comptabilité.
💡 Astuce : choisissez une date juste après la dernière période déjà clôturée hors de Spendesk, afin qu'aucune facture ne soit oubliée dans vos registres comptables.
Résultats attendus
Toutes les factures datées avant votre date de comptabilité sélectionnée disparaissent de Comptabiliser > Préparer.
Ces factures restent visibles dans Comptabiliser > Toutes les factures, avec un statut comptable indiquant « masquée » (par exemple, À préparer (masquée)).
Les factures masquées ne peuvent pas être marquées comme prêtes ni exportées dans le journal des achats.
Les paiements correspondant aux factures masquées n'apparaissent pas non plus dans le journal de banque.
Comptabiliser > Tous les paiements n'est pas affecté : les paiements continuent d'y apparaître quelle que soit la date de comptabilité.
Modifier ou supprimer la date de comptabilité
Modifier la date :
Allez dans Paramètres > Informations comptables > Paramètres de comptabilité.
Sous Choisir la date de début de votre comptabilité, sélectionnez une nouvelle date.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Supprimer la date de début de comptabilité :
Allez dans Paramètres > Informations comptables > Paramètres de comptabilité.
Désactivez Choisir la date de début de votre comptabilité.
⚠️ Avertissement : modifier la date de comptabilité met immédiatement à jour les factures masquées dans Préparer. Si vous définissez une date antérieure, les factures précédemment masquées réapparaissent dans Préparer et peuvent nécessiter une vérification avant export.
Résolution des problèmes
Symptôme : une facture que vous vous attendiez à voir est absente de Comptabiliser > Préparer.
Cause : la date de la facture est antérieure à votre date de comptabilité actuelle, elle est donc masquée.
Résolution : vérifiez le statut comptable de la facture dans Comptabiliser > Toutes les factures. S'il indique « masquée » à côté du statut (par exemple, À préparer (masquée)), mettez à jour la date de comptabilité dans Paramètres > Comptabilité, ou ajoutez la facture manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
Symptôme : vous voulez vérifier les soldes de compte pour une période que vous avez masquée.
Cause : les factures masquées et leurs paiements n'apparaissent pas dans les exports du journal des achats ni du journal de banque.
Résolution : consultez vos relevés de compte dans Paramètres.
👥 Rôles : seuls les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent modifier la date de comptabilité dans Paramètres > Comptabilité.
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