Qui peut paramétrer ou éditer un budget?
➡️ Le Propriétaire du compte ✅
➡️ Les Contrôleurs ✅
➡️ Les Administrateurs ❌
➡️ Les Demandeurs ❌
Vous pouvez configurer des Budgets sur Spendesk et des sous-budgets.
Pour l'instant, il n'est pas possible de configurer un niveau supplémentaire de sous-budgets.
Pour cela, allez sur l'onglet Budgets.
Avant de définir un budget, assurez-vous d'avoir créé une période budgétaire comme indiqué ici.
Si vous avez déjà créé vos premiers budgets, veuillez cliquer ici pour voir comment les modifier.
Paramétrer un budget
1. Cliquez sur "Importer mes budgets".
Sur la page Budgets, vous pourrez voir la liste de tous les centres de coûts configurés auparavant. En haut à droite, cliquez sur "Importer mes budgets".
Une fenêtre apparaitra comme ceci :
2. Téléchargez et remplacez votre modèle personnalisé
Vous pouvez cliquer sur le bouton "Télécharger le modèle". Un fichier au format .xlsx sera téléchargé sur votre ordinateur.
Ouvrez ce fichier avec le logiciel que vous utilisez pour travailler sur vos budgets : Excel ou Google spreadsheets et commencez à remplir le fichier.
Le fichier ressemblera à ceci, mais avec vos propres données Spendesk (centres de coûts et catégories de dépenses que vous avez fournis dans le produit) :
Vous serez en mesure de voir :
Un onglet par centre de coût
Toutes vos catégories de dépenses dans chaque onglet
Soit plusieurs colonnes pour les mois, soit une seule colonne pour le montant global de la période.
"0.00" est l'endroit où vous pouvez modifier les chiffres.
Utiliser les budgets (et potentiellement sous-budgets)
Si vous souhaitez des budgets et des sous-budgets : remplissez les sous-budgets correspondants (en HT) sur les lignes de vos catégories de dépenses et assurez-vous que la ligne "TOTAL" est la somme de vos sous-budgets, comme ci-dessous.
Si vous ne voulez que des budgets et pas de sous-budgets : remplissez uniquement la ligne "TOTAL" avec vos budgets et laissez 0.00 partout ailleurs, comme ci-dessous :
⚠️ Consignes à suivre pour remplir correctement le fichier :
Ne modifiez pas les noms des onglets. ❌
N'ajoutez ou ne supprimez pas d'onglet ❌
Ne modifiez pas la première colonne ❌
Ne modifiez pas le nom de vos catégories de dépenses (si vous en avez).
Modifiez UNIQUEMENT les chiffres où vous voyez "0.00" pour ajouter vos propres montants budgétaires.
3. Téléchargez le fichier sur Spendesk
Une fois le remplissage terminé, sauvegardez vos modifications.
Retournez à l'interface Budgets et choisissez le fichier à importer, puis cliquez sur "Démarrer l'import".
Si vous avez correctement rempli le fichier, vous devriez avoir un message de succès et tous vos budgets configurés dans Spendesk, comme ceci :
Si vous rencontrez une erreur, lisez attentivement les messages qu'elle contient et réessayez.
Modifier vos budgets
👉 Il vous suffit de cliquer sur "Mettre à jour les budgets" sur Paramètres > Budgets. Vous pourrez télécharger votre modèle personnalisé de nouveau et le remplir avant de l'importer (cf. étapes 2 et 3 ci-dessus).