Vous êtes maintenant prêt à préparer vos dépenses sur Spendesk et à les exporter vers Xero.
Comptabiliser vos dépenses
Vous pouvez comptabiliser vos dépenses en utilisant tous vos comptes et valeurs Xero familiers. Une fois que vous êtes prêt à exporter vos dépenses vers Xero, naviguez vers Comptabiliser > Exporter et sélectionnez la période souhaitée à exporter.
Lorsqu'elles sont envoyées à Xero, ces dépenses sont créées en tant que Factures fournisseurs sur Xero, avec le statut 'Brouillon'. Après le rapprochement avec le paiement, le statut est automatiquement changé en 'Payé'. Voici comment fonctionne l'intégration :
La dépense est exportée vers Xero ;
Lorsque la dépense est exportée avec succès, Spendesk envoie le règlement ;
Lorsque le règlement est exporté avec succès, la facture fournisseur est marquée comme 'Payée'.
Notes importantes :
Spendesk exporte les dépenses reconnues - des dépenses qui ont passé tous les flux d'approbation configurés et qui ont été préparées par la finance. Nous ne créons aucune écriture comptable pour les dépenses qui sont encore en cours de révision.
Le fonctionnement actuel est que les dépenses et les paiements sont exportés vers Xero dans la devise du portefeuille (en utilisant le taux de conversion de Spendesk) par défaut. Xero arrondit le montant avec ses propres règles, nous ne pouvons pas modifier cet arrondi de notre côté.
Les rechargements de portefeuille (virements bancaires pour recharger votre portefeuille Spendesk) ne sont pas exportés vers Xero. Vous pouvez lire cet article pour en savoir plus sur le processus d'export manuel.
Si vous exportez une note de frais qui a été marquée comme 'Payée' dans Spendesk mais qui a en réalité été payée en dehors de Spendesk (par exemple, vous avez exporté un fichier SEPA XML ou CSV pour la payer via votre propre banque), alors Spendesk crée une Facture fournisseur avec le statut 'En attente de paiement' dans Xero. Vous devrez importer le paiement effectué dans Xero et faire le rapprochement manuellement.
Pour les paiements par carte, si vous utilisez la fonctionnalité 'Date comptable' sur Spendesk, vos paiements par carte peuvent être exportés vers Xero comme 'Non payés'.
Les frais bancaires sont exportés vers Xero uniquement après que le règlement soit réussi sur Xero.
Envoyer vos dépenses vers Xero
Vous verrez un aperçu des dépenses prêtes à être exportées. Cliquez sur Envoyer vers Xero pour les exporter en masse. Vous pouvez également exporter une dépense individuelle. En général, les dépenses seront exportées en tant que Factures fournisseurs. Les paiements seront exportés en tant que Transactions de compte bancaire dans le compte bancaire que vous avez précédemment configuré.
Les Notes de frais sont exportées en tant que Factures fournisseurs. Les remboursements de notes de frais sont exportés en tant qu'Avoirs.
Les Factures et Avoirs sont exportés en tant que Factures fournisseurs et Avoirs dans le journal sélectionné pour les factures. Les paiements de factures effectués depuis Spendesk sont exportés en tant que Transactions de compte bancaire.
Les Achats par carte et Remboursements par carte sont exportés en tant que Factures fournisseurs et Avoirs dans le journal sélectionné pour les achats par carte. Les Paiements par carte correspondants sont exportés en tant que Transactions de compte bancaire.
Les Frais de change, DAB et autres frais bancaires sont exportés en tant que Transactions de compte bancaire.
Vous devriez maintenant être entièrement configuré pour utiliser cette intégration avec Xero et exporter vos dépenses chaque mois ou quand vous en avez besoin.