Les fournisseurs et les utilisateurs de l'entreprise peuvent transférer des factures par email, ce qui crée automatiquement un brouillon dans la Boîte de réception partagée de Spendesk pour vérification et soumission.
Pour : les Propriétaires de compte, les Contrôleurs et les Demandeurs sur les plans Essentials, Growth et Premium.
Table des matières :
Avant de commencer
Transférer une facture : d'un utilisateur de l'entreprise vers l'entreprise
Transférer une facture : d'un fournisseur vers votre entreprise
Rôles liés à la soumission des factures
Ce que vous pouvez voir et faire dans la Boîte de réception
Configurer une règle de transfert automatique
Factures en double
Dépannage
FAQ
Avant de commencer
Vous devez avoir le rôle Demandeur pour soumettre une facture depuis la Boîte de réception.
Les Contrôleurs sans le rôle Demandeur peuvent seulement supprimer ou attribuer des factures ; ils ne peuvent pas les soumettre.
🔒 Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur le plan Starter.
N'utilisez pas cette fonctionnalité pour les fournisseurs payés par carte ou carte virtuelle.
Transférer une facture : d'un utilisateur de l'entreprise vers l'entreprise
Retrouvez l'adresse email de facturation dédiée à votre entreprise dans la section Boîte de réception de Spendesk, ou dans le panneau latéral lorsque vous cliquez sur « Soumettre une nouvelle facture ». Cette adresse commence par « bills+... ».
Envoyez votre facture en pièce jointe à cette adresse.
Connectez-vous à Spendesk une fois l'email reçu.
Accédez à Dépenses > Boîte de réception > Votre boîte de réception
Vérifiez le brouillon de la demande de facture. Marvin, l'assistant IA de Spendesk, préremplit les détails de la facture et les données analytiques de dépense.
Cliquez sur « Soumettre ».
Une fois soumise, la facture disparaît de votre Boîte de réception et se retrouve dans « Vos demandes ».
💡 Si vous envoyez plusieurs factures dans un seul email, Spendesk crée une facture par pièce jointe.
Transférer une facture : d'un fournisseur vers votre entreprise
Retrouvez l'adresse email de transfert de factures de votre entreprise dans la section Boîte de réception de Spendesk, ou dans le panneau latéral lorsque vous cliquez sur « Soumettre une nouvelle facture ».
Partagez cette adresse avec votre fournisseur.
Demandez à votre fournisseur de mettre en copie (CC) l'employé concerné si vous souhaitez que la facture lui soit automatiquement attribuée.
Connectez-vous à Spendesk une fois l'email reçu.
Accédez à Dépenses > Boîte de réception pour vérifier tous les brouillons de factures.
Cliquez sur « Soumettre » une fois que vous avez vérifié les détails de la facture et les données analytiques de dépense.
Une fois soumise, la facture passe de votre Boîte de réception à « Vos demandes ».
👥 Spendesk attribue la facture au premier utilisateur Spendesk reconnu. Si l'adresse « De » n'est pas celle d'un utilisateur reconnu, Spendesk recherche un utilisateur reconnu dans le champ CC. Si aucun utilisateur n'est reconnu, la facture apparaît dans la Boîte de réception partagée, accessible à tous les Contrôleurs et au Propriétaire de compte.
Rôles liés à la soumission des factures
Les employés à qui une facture a été attribuée par la finance ne peuvent pas la supprimer, mais ils peuvent la renvoyer à l'équipe finance. La facture apparaît alors comme « contestée » dans la Boîte de réception des Contrôleurs.
Ce que vous pouvez voir et faire dans la boîte de réception
Depuis la boîte de réception partagée, les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent :
Attribuer des factures à un Demandeur pour approbation en sélectionnant un utilisateur.
Attribuer des factures à un propriétaire de Bon de commande, si les Bons de commande sont activés. La facture est alors attribuée à l'utilisateur qui a créé le Bon de commande.
Consulter les factures attribuées aux employés qui sont encore en attente de soumission.
Réattribuer les factures en attente de soumission.
Cliquer sur une facture transférée pour consulter l'email d'origine dont elle provient, directement depuis la Boîte de réception.
Télécharger les pièces jointes de l'email d'origine directement depuis la Boîte de réception, sans ouvrir votre messagerie.
💡 Consulter l'email d'origine et télécharger les pièces jointes depuis la Boîte de réception vous donne tout le contexte nécessaire sur chaque facture transférée, sans avoir à basculer vers votre messagerie.
Depuis votre boîte de réception, les Demandeurs peuvent :
Accéder à toutes les factures qui vous sont attribuées, y compris celles que vous avez vous-même transférées ou que Spendesk vous a associées.
Vérifier les détails de la facture et les informations analytiques (centre de coûts, catégorie de dépense), puis cliquer sur Soumettre.
La facture passe ensuite dans Vos demandes.
Configurer une règle de transfert automatique
Si vous souhaitez que les factures soient automatiquement transférées vers votre Boîte de réception Spendesk, configurez une règle de transfert automatique auprès de votre fournisseur de messagerie.
Rendez-vous dans les paramètres de votre fournisseur de messagerie et créez une règle de transfert automatique vers l'adresse email de votre Boîte de réception Spendesk.
Attendez que votre fournisseur de messagerie envoie un code de sécurité à l'adresse email de votre Boîte de réception Spendesk.
Contactez votre Propriétaire de compte pour récupérer ce code de sécurité. Il lui est automatiquement transféré à son adresse email professionnelle.
Saisissez le code de sécurité auprès de votre fournisseur de messagerie pour valider la règle de transfert automatique.
Consulter l'email d'origine
Pour les factures transférées par email, ouvrez la facture depuis votre Boîte de réception pour consulter l'email d'origine dont elle provient. Cliquez sur Voir l'email en haut du formulaire de facture. Vous pouvez également télécharger les pièces jointes directement depuis Spendesk, sans ouvrir votre messagerie. Cela vous donne un contexte supplémentaire lors de la vérification de la facture.
Factures en double
Spendesk signale les factures en double dans la Boîte de réception. Cliquez sur une facture signalée pour voir une étiquette « Doublon » sur le côté droit de l'écran.
Dépannage
Symptôme : la facture n'apparaît jamais dans la Boîte de réception après le transfert.
Cause : l'email a été envoyé à la mauvaise adresse, ou il contenait un lien de téléchargement au lieu d'une pièce jointe.
Résolution : vérifiez que vous avez utilisé la bonne adresse « bills+... » indiquée dans la section Boîte de réception. Spendesk ne peut pas récupérer les factures à partir de liens nécessitant une authentification (par exemple certains portails de facturation fournisseurs) ; demandez au fournisseur de joindre directement le fichier de la facture.
Symptôme : certaines pièces jointes d'un email contenant plusieurs factures n'ont pas généré de brouillon, ou les données extraites semblent incorrectes.
Cause : l'envoi de plus de 10 factures dans un seul email peut entraîner des difficultés pour le système d'OCR à traiter correctement tous les documents.
Résolution : renvoyez les factures par lots plus petits, de 10 pièces jointes maximum par email.
Symptôme : la facture a été attribuée au mauvais utilisateur, ou s'est retrouvée non attribuée dans la Boîte de réception partagée.
Cause : Spendesk attribue la facture au premier utilisateur reconnu détecté dans le champ « De » ou « CC ». Si aucun n'est reconnu, la facture reste non attribuée.
Résolution : demandez au fournisseur de mettre en copie l'adresse email Spendesk de l'employé concerné, ou réattribuez manuellement la facture depuis la Boîte de réception partagée si vous êtes Contrôleur ou Propriétaire de compte.
FAQ
Q : Puis-je transférer des factures de plusieurs fournisseurs dans un seul email ?
R : Oui, mais Spendesk crée une facture par pièce jointe. Assurez-vous que chaque document est un fichier séparé.
Q : Comment puis-je attribuer une facture à un utilisateur spécifique ?
R : Sélectionnez l'utilisateur concerné, ou liez la facture à un Bon de commande si cette fonctionnalité est activée.
Q : Que se passe-t-il si j'envoie plus de 10 factures dans un seul email ?
R : Le système d'OCR peut avoir des difficultés à traiter correctement tous les documents, ce qui peut entraîner des erreurs.
Q : Que faire si mes fournisseurs sont payés par carte ou carte virtuelle ?
R : N'utilisez pas cette fonctionnalité pour les fournisseurs payés par carte ou carte virtuelle.
Q : Cette fonctionnalité est-elle disponible sur tous les plans ?
R : Non. Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur le plan Starter.
Q : Qui reçoit le code de sécurité lors de la configuration d'une règle de transfert automatique ?
R : Le code de sécurité est automatiquement envoyé à l'adresse email professionnelle de votre Propriétaire de compte.
Q : Puis-je consulter l'email transféré d'origine depuis la Boîte de réception ?
R : Oui. Cliquez sur la facture dans la Boîte de réception pour consulter l'email d'origine dont elle a été transférée et télécharger directement ses pièces jointes.