Automatisez votre comptabilité sur Spendesk !
⚠️ Cette fonctionnalité est disponible sur certains plans de facturation uniquement. Veuillez contacter votre responsable de compte si vous souhaitez bénéficier de cette fonctionnalité d'automatisation !
Introduction
Nous avons créé nos fonctionnalités AutoCat pour vous aider à réduire la saisie manuelle des données et à gagner un temps précieux dans votre processus de comptabilité en remplissant automatiquement et en suggérant les valeurs pour les comptes de dépenses, le taux de TVA et les champs analytiques.
Il existe deux types d'AutoCat sur Spendesk :
🤖 AutoCatML (prédictions basées sur l'apprentissage automatique).
🔗 AutoCat (pré-remplissage basé sur des règles).
🤖 AutoCatML : utilisation de l'apprentissage automatique pour prédire la TVA, les comptes de charge et les champs analytiques
Définition
"L'apprentissage automatique est une branche de l'intelligence artificielle (IA) et de l'informatique qui se concentre sur l'utilisation des données et des algorithmes pour imiter la façon dont les humains apprennent, en améliorant progressivement sa précision." (Source, IBM 2020, What is Machine Learning ?)
Fonctionnement d'AutoCatML
La fonction AutoCatML exploite vos données comptables historiques pour prédire les valeurs des comptes de charges, des comptes TVA et des entrées de champs analytiques dans 'Comptabiliser > Préparer'.
Elle prend en considération tous les points de données pertinents (par exemple, le fournisseur, les champs analytiques, le centre de coûts, le montant, la description et plus encore...) et tente d'identifier des modèles. Les modèles derrière cette fonctionnalité sont calculés et maintenus sur une base individuelle pour chaque compte Spendesk afin d'avoir les meilleurs résultats de prédiction possibles !
Elle ne propose des valeurs que lorsque la confiance en une valeur correcte est élevée!
Les modèles qui sous-tendent cette fonctionnalité s'améliorent au fil du temps! Cela signifie que les modèles apprennent de leurs erreurs et adaptent leurs prédictions pour améliorer leur précision !
Bénéficier de la fonctionnalité Machine Learning
Aucune configuration n'est nécessaire - Marvin sera là en arrière-plan, apprenant immédiatement de votre comptabilité. Dès que vous aurez utilisé Comptabiliser > Préparer pour préparer et exporter ~100 achats, vous commencerez à voir ses prédictions sur les nouveaux payables dans Comptabiliser > Préparer.
Vous pouvez identifier les prédictions de Marvin lorsqu'un champ a l'icône Marvin et des bordures magiques (couleurs arc-en-ciel - voir la capture d'écran ci-dessous 👇).
Pour clarifier l'automatisation de chaque champ, nous avons mis en place des icônes qui expliquent l'automatisation:
🤖 👉 Fonction ML pour les comptes de charges, les comptes TVA, les champs analytiques et les montants.
🤖 👉 Recommandations OCR pour les comptes TVA et les montants
🔗 👉 Règle fournisseur manuelle et lien avec les comptes de charges
🔗 👉 Règle manuelle pour les catégories de dépenses et lien avec les comptes de dépenses
Comment confirmer ou modifier la prédiction de Marvin
Si vous êtes satisfait de la prédiction de Marvin, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer" ou "Marquer comme prêt".
Si vous n'êtes pas d'accord avec la prédiction de Marvin, il vous suffit de sélectionner la valeur correcte dans le champ avant de cliquer sur "Enregistrer" ou "Marquer comme prêt". Marvin tirera les leçons de la valeur que vous avez modifiée et en tiendra compte dans ses futures prédictions.
Ainsi, plus vous faites votre comptabilité avec Spendesk, plus vous allez recevoir de prédictions qui vous feront gagner un temps considérable lors de votre processus de clôture ! 🕐
🔗 AutoCat : créer des règles pour pré-remplir le compte de charge
AutoCat vous permet de créer deux types de règles pour pré-remplir la valeur du compte de charge dans Comptabiliser > Préparer:
Règle fournisseur
Règle relative à la catégorie de dépenses
Ces deux règles vous permettent de gagner énormément de temps tout en améliorant la cohérence de votre comptabilité.
Règle du fournisseur
La règle du fournisseur lie un fournisseur à un compte de charge spécifique, de sorte qu'à chaque fois qu'un achat est créé avec ce fournisseur, le compte de charge est pré-rempli.
Vous pouvez configurer la règle fournisseur de deux manières.
Dans Paramètres>Comptes fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez définir une règle.
Cliquez sur l'icône "modifier" sous la section "Comptabilité".
Sélectionnez le compte de charge auquel vous souhaitez vous rattacher
Voilà, c'est fait !
2. Directement dans Comptabiliser > Préparer
Lorsque vous sélectionnez un compte de charge dans Comptabiliser > Préparer et que le fournisseur lié ne dispose pas d'une règle, il vous est demandé si vous souhaitez créer une règle pour lier ce compte de charge au fournisseur sur la facture.
Pour créer la règle, il suffit de cliquer sur "Créer une règle".
Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer la règle dans Paramètres > Comptes fournisseurs.
Règle de catégorie de dépenses
La règle de catégorie de dépenses lie une catégorie de dépenses à un compte de charge spécifique, de sorte que chaque fois qu'un paiement est créé avec cette catégorie de dépenses, le compte de charge est pré-rempli.
Pour configurer et gérer vos règles de catégorie de dépenses :
Allez dans Paramètres>Champs analytiques> Catégories de dépenses.
Vous verrez la colonne "Compte de charge lié".
Sélectionnez la catégorie de dépenses pour laquelle vous souhaitez établir une règle.
Choisissez le compte de charge auquel vous souhaitez vous rattacher et cliquez sur "Enregistrer mes modifications".
C'est tout !
Lorsque vous voyez un compte de charge pré-rempli dans le menu Comptabiliser > Préparer, vous pouvez savoir s'il a été pré-rempli par une règle fournisseur ou une catégorie de dépenses en survolant l'icône 🔗.
FAQ :
Puis-je ajouter des règles AutoCat en masse ? | Malheureusement, ce n'est pas le cas - pour l'instant, vous ne pouvez les définir qu'une par une. |
Puis-je associer un fournisseur ou une catégorie de dépenses à plusieurs comptes de charge ? | Non, vous ne pouvez lier qu'un seul compte de charge à un fournisseur ou à une catégorie de dépenses. |
Puis-je établir un lien avec le même compte de charge à partir de plusieurs fournisseurs et catégories de dépenses ? | Le nombre de règles n'est pas limité. Il existe bien sûr une "limite naturelle", à savoir le nombre de catégories de dépenses d'une entreprise. |
Y a-t-il une limite au nombre de règles AutoCat que je peux créer ? | Non, il n'y a pas de limite ! |
Si j'ai un achat qui répond aux critères d'une règle fournisseur et d'une règle catégorie de dépenses, laquelle sera pré-remplie ? | Lorsqu'un achat répond à la fois à la règle du fournisseur et à celle de la catégorie de dépenses, c'est la règle du fournisseur qui a la priorité et qui est pré-remplie dans la section Comptabiliser > Préparer. |
Automatisez votre comptabilité sur Spendesk !
⚠️ AutoCat & AutoCatML sont disponibles sur certains plans de facturation seulement, veuillez contacter votre Customer Success Manager ou notre équipe support (par tchat) pour en savoir plus.
Introduction
Nous avons créé nos fonctionnalités AutoCat pour vous aider à réduire la saisie manuelle des données et à gagner un temps précieux dans votre processus de comptabilité en remplissant automatiquement et en suggérant les valeurs pour les comptes de charge, le taux de TVA et les champs analytiques.
Il existe deux types d'AutoCat sur Spendesk :
🤖 AutoCatML (prédictions basées sur l'apprentissage automatique)
🔗 AutoCat (pré-remplissage basé sur des règles)
🤖 AutoCatML : utiliser l'apprentissage automatique pour prédire la TVA, les notes de frais et les champs analytiques
Définition du Machine Learning
"L'apprentissage automatique est une branche de l'intelligence artificielle (IA) et de l'informatique qui se concentre sur l'utilisation de données et d'algorithmes pour imiter la façon dont les humains apprennent, en améliorant progressivement sa précision." (Source, IBM 2020, What is Machine Learning ?)
Fonctionnement d'AutoCatML
La fonction AutoCatML exploite vos données comptables existantes sur Spendesk pour prédire les valeurs des comptes de charges, des comptes TVA et des entrées de champs analytiques dans 'Comptabiliser > Préparer'.
Elle prend en considération tous les points pertinents (par exemple, le fournisseur, les champs analytiques, le centre de coûts, le montant, la description et plus encore...) et tente d'identifier des modèles. Les modèles derrière cette fonctionnalité sont calculés et maintenus sur une base individuelle pour chaque compte Spendesk afin d'avoir les meilleurs résultats de prédiction possibles.
Elle ne propose des valeurs que lorsque la confiance en une valeur correcte est élevée.
Les modèles qui sous-tendent cette fonctionnalité s'améliorent au fil du temps! Cela signifie que les modèles apprennent de leurs erreurs et adaptent leurs prédictions pour améliorer leur précision.
Quels sont les avantages d'AutoCat MachineLearning ?
Aucune configuration n'est nécessaire - Marvin sera là en arrière-plan, apprenant immédiatement de votre comptabilité. Dès que vous aurez utilisé Comptabiliser pour préparer et exporter ~100 achats, vous commencerez à voir ses prédictions sur les nouveaux payables dans Comptabiliser > Préparer. Vous pouvez identifier les prédictions de Marvin lorsqu'un champ a l'icône Marvin et des bordures magiques (couleurs arc-en-ciel - voir capture d'écran ci-dessous 👇).
Pour clarifier l'automatisation de chaque champ, nous avons mis en place des icônes qui expliquent l'automatisation:
🤖 👉 Fonctionnalité de ML pour les comptes de charges, les comptes de TVA, les champs analytiques et les montants.
🤖 👉 Recommandations OCR pour les comptes de TVA et les montants.
🔗 👉 Règle fournisseur manuelle et lien avec les comptes de charges.
🔗 👉 Règles manuelles relatives aux catégories de dépenses et lien avec les comptes de charge.
Comment confirmer ou modifier la prédiction de Marvin
Ainsi, plus vous faites votre comptabilité avec Spendesk, plus vous allez recevoir de prédictions qui vous feront gagner un temps considérable lors de votre processus de clôture ! 🕐
Si vous êtes satisfait de la prédiction de Marvin, vous pouvez aller de l'avant et cliquer sur "Enregistrer" ou "Marquer comme prêt".
Si vous n'êtes pas d'accord avec la prédiction de Marvin, il vous suffit de sélectionner la valeur correcte dans le champ avant de cliquer sur "Enregistrer" ou "Marquer comme prêt". Marvin tirera les leçons de la valeur que vous avez modifiée et en tiendra compte dans ses futures prédictions.
Ainsi, plus vous faites votre comptabilité avec Spendesk, plus vous allez recevoir des prédictions qui vous feront gagner un temps considérable lors de votre processus de clôture ! 🕐
🔗 AutoCat : créer des règles pour pré-remplir le compte de charge
AutoCat vous permet de créer deux types de règles pour pré-remplir la valeur du compte de charge dans Comptabiliser > Préparer.
Règle fournisseur
Règle relative à la catégorie de dépenses
Ces deux règles vous permettent de gagner énormément de temps tout en améliorant la cohérence de votre comptabilité.
Règle du fournisseur
La règle du fournisseur lie un fournisseur à un compte de charge spécifique, de sorte qu'à chaque fois qu'une dette est créée avec ce fournisseur, le compte de charge est pré-rempli.
Vous pouvez configurer la règle fournisseur de deux manières.
1. Dans Paramètres>Comptes fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous souhaitez définir une règle.
Cliquez sur l'icône "modifier" sous la section "Comptabilité".
Sélectionnez le compte de charge auquel vous souhaitez vous rattacher.
Voilà, c'est fait !
2. Directement dans Comptabiliser > Préparer
Lorsque vous sélectionnez un compte de charge dans Comptabiliser > Préparer et que le fournisseur lié ne dispose pas d'une règle, le système vous demande si vous souhaitez créer une règle pour lier ce compte de charge au fournisseur sur la facture.
Pour créer la règle, il suffit de cliquer sur "Créer une règle".
Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer la règle dans Paramètres>Comptes fournisseurs.
Expense category rule
The expense category rule links an expense category to a specific expense account, so that each time a payable is created with that expense category, the expense account is pre-filled.
To setup and maintain your expense category rules:
Go to Settings>Analytical fields>Expense categories
You will see the column for “Linked expense account”
3. Select the expense category for which you want to set up a rule
4. Choose the expense account you wish to link to and click ‘Save my changes’
5. That's it!
When you see an expense account pre-fill in Bookkeep>Prepare, you can tell whether it was a pre-filled by a supplier rule or expense category by hovering on the 🔗 icon.
FAQ:
Can I add AutoCat rules in bulk? | Unfortunately not - for now you are only able to set them one by one. |
Can I associate a supplier or expense category to more than one expense account? | No, you are only able to link one expense account to any supplier or expense category. |
Can I link to the same expense account from multiple suppliers and expense categories? | Yes, you can link to the same expense account as many times as you need. |
Is there a limit to the number of AutoCat rules I can create? | No, there’s no limit! |
If I have a payable which meets the rule criteria for a supplier rule and expense category rule, which would get pre-filled? | When a payable meets both a supplier and expense category rule, the supplier rule will take precedence and will be pre-filled in Bookkeep>Prepare |