Spendesk prend en charge une intégration native avec NetSuite, vous permettant d'exporter de manière transparente vos comptes fournisseurs et de synchroniser vos données comptables.
Pour accéder à cette intégration avec NetSuite, nous devons d'abord vous accorder l'accès. Veuillez contacter votre Customer Success Manager ou Account Manager.
Prérequis :
Vous devez être Administrateur dans NetSuite ;
Vous devez être Propriétaire de compte ou Contrôleur dans Spendesk.
SOAP Web Services et Token-based Authentication doivent tous deux être activés dans NetSuite.
Les Employee records (pas les 'Users') doivent être créés dans NetSuite et appartenir à la filiale qui sera connectée à Spendesk.
Au moins un compte de comptes fournisseurs doit exister pour les notes de frais dans la filiale qui sera connectée à Spendesk.
Étapes de connexion
Une fois que la fonctionnalité vous a été accordée par Spendesk, vous pouvez activer l'intégration sur votre compte Spendesk et procéder à la configuration initiale sur NetSuite.
Étape 1 - Sélectionner l'intégration sur Spendesk
Étape 1 - Sélectionner l'intégration sur Spendesk
Allez sur Spendesk et naviguez vers Paramètres > Informations comptables et cliquez sur Changer d'intégration.
Choisissez NetSuite dans le menu déroulant.
Lisez l'explication de ce que signifie changer d'intégration comptable et cliquez sur Continuer.
Cliquez sur Changer d'intégration.
Étape 2 - Configuration initiale et connexion sur NetSuite
Étape 2 - Configuration initiale et connexion sur NetSuite
Connectez-vous à votre compte NetSuite avec vos identifiants Administrateur.
Sous Setup > Company Information, trouvez votre NetSuite Account ID et sauvegardez-le quelque part car vous en aurez besoin plus tard dans le processus.
Sous Setup > Company > Enable Features, dans l'onglet SuiteCloud, vérifiez que ces cases sont cochées : SOAP Web Services et Token-based Authentication.
Installez l'application Spendesk depuis SuiteApp Marketplace. Naviguez vers l'élément de menu SuiteApps, recherchez 'Spendesk' et installez l'application. Vous pouvez également utiliser ce raccourci : https://www.suiteapp.com/Spendesk.
Sous Setup > Users/Roles > Manage Users, sélectionnez l'utilisateur qui sera utilisé pour enregistrer les dépenses de Spendesk vers NetSuite et ajoutez le rôle suivant pour cet utilisateur dans l'onglet Access : 'Spendesk native integration'. Si le rôle n'apparaît pas dans le menu déroulant, attendez quelques minutes que le bundle soit installé.
Sous Setup > Integration > Manage Integrations > New, créez une nouvelle intégration pour Spendesk :
Cochez TOKEN BASED AUTHENTICATION
Cochez TBA AUTHORIZATION FLOW et entrez l'URL de callback suivante :
https://api.spendesk.com/api/oauth1/netsuite/redirect-after-consentDécochez AUTHORIZATION CODE GRANT sous OAuth 2.0
Cliquez sur Save et assurez-vous de faire défiler jusqu'en bas de la page résultante.
Gardez cette page ouverte car vous ne pourrez voir votre Client ID et Client Secret qu'une seule fois. Vous pouvez réutiliser le même Client ID et Client Secret pour connecter d'autres entités Spendesk aux filiales NetSuite, vous pouvez donc stocker temporairement ces informations dans un endroit sécurisé.
NB : si vous devez réinitialiser votre Client ID et Client Secret, vous pouvez cliquer sur Edit dans votre intégration puis cliquer sur Reset Credentials.
Copiez votre Account ID, Client ID et Client Secret NetSuite dans la fenêtre modale sur Spendesk et cliquez sur Connect. Les lettres de votre Account ID doivent absolument être en minuscules pour que la connexion fonctionne.
Connectez-vous à NetSuite avec les identifiants de l'utilisateur que vous avez sélectionné ci-dessus (celui auquel vous avez attribué le rôle) et sélectionnez le rôle 'Spendesk native integration' avant de cliquer sur Allow. La page affichée par NetSuite n'est pas intuitive, assurez-vous de ne pas connecter Spendesk avec le rôle Administrateur.
Une fenêtre modale de sélection de filiale apparaît. Sélectionnez la filiale NetSuite que vous souhaitez connecter. Vous devriez maintenant être connecté.
Après une connexion réussie, vous serez redirigé vers la page Paramètres > Informations comptables sur Spendesk où vous verrez le statut de votre connexion. Votre plan comptable, champs analytiques, fournisseurs et employés seront récupérés depuis NetSuite en arrière-plan.
Prochaines étapes
Vous pouvez maintenant commencer la configuration de Spendesk pour utiliser la configuration comptable de NetSuite.