Configurer Spendesk pour utiliser la configuration comptable de NetSuite

Une fois connecté avec succès, vous pouvez vérifier que tous vos segments standard et personnalisés NetSuite sont mappés à un champ analytique dans Spendesk. Vérifiez lesquels parmi Class, Department, Location, Expense Category et les segments personnalisés vous souhaitez utiliser et créez un champ analytique pour chacun d'entre eux sur Paramètres > Organisation > Champs analytiques (ou demandez à votre Onboarding Manager Spendesk de les créer). Lors de la création d'un champ analytique via l'interface Spendesk, au moins une valeur est obligatoire - entrez "X" et cliquez sur Créer un champ analytique, puis supprimez la valeur "X". Il ne devrait y avoir aucune valeur dans le champ analytique - elles seront automatiquement récupérées depuis NetSuite. Aucune valeur ne doit jamais être ajoutée via l'interface Spendesk (sauf les Cost Centers sur Settings > Cost centers). Seules les valeurs que l'intégration récupère depuis NetSuite peuvent être utilisées pour les exports.
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​Note : Ne nommez pas un champ personnalisé Team.

Mappez les champs analytiques Spendesk nouvellement créés aux segments NetSuite correspondants sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
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​Note : Pour Class, Department et Location, la boîte de dialogue de mapping demandera si le champ doit être exporté sur chaque ligne, dans le corps de la transaction ou les deux : Vous pouvez vérifier cela dans votre compte NetSuite en naviguant vers Setup > Accounting > Accounting Preferences. Si la case correspondante ALLOW PER-LINE DEPARTMENT/CLASSIFICATIONS/LOCATIONS est cochée, alors ce segment doit être exporté sur chaque ligne. Sinon (non cochée) - dans le corps de la transaction.

​Note : Si ALLOW PER-LINE LOCATIONS n'est pas visible, cela signifie qu'elle est cochée et masquée.
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Les segments personnalisés (autres que Class, Department et Location) sont envoyés à la fois dans le corps de la transaction et répétés sur chaque ligne.
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​Note : Nous recommandons de ne pas mapper les Cost centers Spendesk aux Departments NetSuite au début. Créez un champ analytique Department et mappez-le au Department de NetSuite. Si le client utilise des Cost centres, ils doivent être créés manuellement dans Spendesk. Puisque chaque centre de coûts doit avoir un flux d'approbation défini, l'intégration n'est pas en mesure de créer automatiquement des centres de coûts. Si le champ Cost center est mappé à un champ personnalisé NetSuite (par exemple Department), alors Spendesk essaiera de faire correspondre les Cost centers dans Spendesk avec les Departments dans NetSuite. C'est pourquoi il est important que les centres de coûts dans Spendesk soient nommés exactement de la même manière que les Departments dans NetSuite.
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Note : Les segments personnalisés dans NetSuite ont des valeurs imbriquées. Par exemple, si un département s'appelle Marketing avec parent = France : Operations, alors la bonne valeur pour le centre de coûts dans Spendesk est France : Operations : Marketing.

Maintenant, cliquez sur Rafraîchir les paramètres comptables sous Paramètres > Informations comtables > Intégration comptable. Cela récupérera les valeurs existantes des segments depuis NetSuite vers les champs analytiques dans Spendesk. En d'autres termes, vous n'avez pas besoin de remplir manuellement les valeurs des champs analytiques dans Spendesk - elles seront automatiquement remplies une fois qu'un mapping est en place.

Pour chaque segment personnalisé non standard (c'est-à-dire autre que Class, Department, Expense Category et Location) que vous souhaitez que Spendesk prenne en charge, accordez les permissions suivantes à 'Spendesk native integration' sous Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments :
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Pour que nous puissions utiliser vos comptes (comptes de dépenses, comptes fournisseurs, etc.), la case ELIMINATE INTERCOMPANY TRANSACTIONS doit être désactivée.

D'autres segments personnalisés NetSuite (champs) peuvent également être récupérés depuis NetSuite lorsque la bascule de fonctionnalité correspondante est activée. Ces segments personnalisés apparaissent aux côtés de Class, Department, Location et Expense Category sur Settings > Accounting Setup > Mapping.
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Lors du mapping d'un champ à Class, Department ou Location, il est nécessaire d'indiquer s'ils doivent être envoyés sur chaque ligne ou dans le corps de la transaction (ou les deux) du Vendor Bill/Expense Report. Les clients savent généralement quels paramètres ils ont besoin, sinon cela peut être vérifié en créant une nouvelle Bill dans NetSuite et en sélectionnant Standard Vendor Bill dans le champ Custom Form. Une fois qu'un champ analytique est mappé à un segment personnalisé ou standard NetSuite, au prochain Refresh of accounting settings, nous récupérerons les valeurs du segment depuis NetSuite dans le champ analytique Spendesk correspondant.
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Si un champ analytique est mappé au Department de NetSuite, nous récupérerons la liste des départements dans ce champ analytique. Si ce champ analytique contenait des valeurs avant de Refreshing accounting settings, alors nous essaierons de faire correspondre les valeurs provenant de NetSuite (par exemple les départements) avec les valeurs dans le champ Spendesk.
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Pour chaque segment personnalisé non standard (c'est-à-dire autre que Class, Department, Location et Expense Category) que vous souhaitez que Spendesk prenne en charge, accordez les permissions suivantes à 'Spendesk native integration' sous Customization > Lists, Records, & Fields > Custom Segments :